Lokal festival fik styr på strukturen og et dårligt ry

I 2015 forsøgte man at starte en festival i den jyske by Vejen. Men i modsætning til musikken fik den daværende ejer aldrig setuppet til at spille. Der var problemer med både tidsplan og afregning med underleverandører og kunstnere. Ind kom tre lokale ildsjæle, som reddede festivalen, der ellers var tæt på aflysning nærmest dagligt. Efter lange overvejelser endte de tre ildsjæle med at fortsætte projektet i 2016. Men debutårets uheldige forløb betød, at det nye team først skulle have styr på omdømmet og forretningens opbygning.

Indledningsvist overvejede kompagnonerne at etablere en forening. Mest fordi kommunen kun ville støtte projektet med denne struktur. Desuden er foreninger momsfritaget, hvilket ville være en stor fordel for den nystartede festival. Men lavede man en forening, ville det betyde, at hele overskuddet skulle deles ud hvert år. Festivalen ville altså stå med nul kroner i startkapital, når næste års festival skal opbygges.

”Vi ender faktisk med en opbygning, som jeg ikke har set før. I samarbejde med Deloitte lavede vi en selvejende konstellation, som enhver forening faktisk kan bruge. Vi har alle fordelene fra foreningens opbygning, fx momsfritagelse, men har stadig mulighed for at spare penge op i foreningen til næste år. Der har vi nydt godt af den enorme viden, som ligger i et stort hus som Deloitte. Og så kunne jeg mærke, at folkene inde hos Deloitte syntes, at det her var sjovt,” fortæller Rasmus Jessen, den ene af tre iværksættere.

Omdømmet blev styrket
”Vi har gjort meget ud af at fortælle omverdenen, at det nu er os, der kører det. Det er mig, Rasmus, der har Pro-El nede i byen. Det er Jørgen Hansson, der har Crazy Daisy. Det er Allan Nielsen, som også er fra lokalområdet. Det er os, der står bag og satser vores ry. Vores forretninger.”

For at vise underleverandører og samarbejdspartnere, at der nu er styr på festivalen, har teamet bag festivalen desuden tilknyttet et velrenommeret advokatfirma til at håndtere vedtægterne, ligesom Deloitte er kommet ind på revisionen og rådgivningen omkring virksomhedens opbygning.

”I min verden skulle vi sende et signal om, at der nu er styr på tingene. Ikke at små revisorer ikke kan gøre det, men vi var nødt til at få stærke navne på. Noget som vi kunne bruge i vores markedsføring udadtil. Det har givet os stærke kort på hånden, og det har fjernet en del skepsis fra underleverandørerne,” udtaler Rasmus Jessen, inden han påpeger, at Deloitte også stillede krav til de tre iværksættere.

”Kravet fra Deloitte var blandt andet at der skulle styr på processerne, særligt omkring kontanthåndteringen og det løbende billetsalg.. Der blev stillet krav om fuld transparens over alle linjer, således at alle strukturer og transaktioner kan forklares og dermed også forsvares. Altså i løbet af de to dage hvor koncerterne kører kan vi jo komme til at håndtere et meget stort beløb i kontanter. Vi skal lave detaljerede retningslinjer for, hvem der tømmer barerne, hvornår der skal tælles op, og hvem der sætter penge i banken. Vi kan ikke fuldstændig eliminere risici, men vi kan minimere dem.”

Musikken spiller
På trods af en hård debut kan byens indbyggere alligevel glæde sig til en festival igen i 2016. Billetsalget går efter planen, og der er struktur på både interne processer, forholdet til underleverandører og organisationens opbygning.

”Sidste år røg vi med ind i ellevte time for at forsøge at redde en nystartet festival. Men nu gør vi det på vores måde. Fra start til slut. Vi har været udfordrede på vores historik, og af den måde som den tidligere ejer havde kørt det på, blandt andet ift. leverandører,” fortæller Rasmus Jessen.

”Det er jo et projekt, vi har ved siden af vores arbejde. Et projekt som vi har kørt i gang fra ingenting og uden startkapital. Nu er der styr på setuppet, og billetsalget går efter planen. Det er vi stolte af. Men der er da nogle dage, hvor koner og børn spørger, hvad det egentlig er, vi har gang i,” griner Rasmus Jessen, som dog er overbevist om, at de alle tre vil stå med et stort smil, når sidste akkord klinger af lørdag nat 4. juni i Vejen.

Om Vejen Open Air
Vejen Open Air drives af Rasmus Jessen, Jørgen Hansson og Allan Nielsen. I år kan gæsterne opleve kunstnere som Scarlet Pleasure, Kim Larsen, D-A-D og Citybois. Festivalen løber af stablen 3.-4. juni 2016 og forventes at få besøg af 5000 publikummer.