Know your business partner

Odpowiedni wybór dostawców to jeden z kluczowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstwa, jednak jest to proces o wiele bardziej złożony niż mogłoby się wydawać. W grę wchodzi tutaj zdecydowanie więcej czynników niż klasyczne zestawienie: cena - jakość. Nasz wybór będzie miał przełożenie na szereg aspektów dotyczących organizacji, rozpoczynając od wyników finansowych, terminowości wykonania usług, aż po konsekwencje prawne i reputacyjne.

Tutaj rodzi się pytanie: w jaki sposób odpowiednio wybrać dostawcę, któremu będziemy mogli zaufać i nawiązać z nim współpracę? Rozwiązań jest kilka, jednak najskuteczniejszą metodą, która w największym stopniu zminimalizuje stopień ryzyka będzie staranna weryfikacja kontrahenta, czyli tak zwane ,,supplier due diligence’’. Jest to kompleksowy proces, mający na celu poznanie potencjalnego dostawcy, przy zachowaniu należytej staranności. Opiera się on na przeglądzie, weryfikacji, wdrożeniu i monitorowaniu działalności ewentualnego partnera, bada obecną kondycję przedsiębiorstwa, aby ocenić jego mocne i słabe strony. Pozwala to określić, jakie są potencjalne korzyści i zagrożenia wynikające z transakcji jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji. Dzięki supplier due diligence możemy uniknąć transakcji z nieuczciwymi partnerami biznesowymi oraz zmniejszyć ryzyko utraty pieniędzy lub towaru. Może on nas także uchronić przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania oszusta, szkodami wizerunkowymi spowodowanymi jego działalnością lub sankcjami prawnymi.

Jak powinna przebiegać weryfikacja partnera biznesowego?

Przedstawiamy listę kluczowych czynności, które należy wykonać:

• Przegląd formalnych dokumentów dostępnych w bezpłatnych rejestrach publicznych, na przykład: CEIDG, KRS, REGON, biała lista podatników VAT lub VIES a w przypadku kontrahentów z zagranicy w rejestrach danego kraju. Za opłatą, można pozyskać również dokumenty z Urzędu Skarbowego, Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, Biura Informacji Gospodarczej lub międzynarodowej wywiadowni gospodarczej;
• Weryfikacja czy osoby trzecie i członkowie zarządu nie figurują na listach sankcyjnych lub nie zajmują stanowisk eksponowanych politycznie;
• Analiza ryzyka na kilku płaszczyznach: ocena ryzyka operacyjnego, prawnego, wizerunkowego, cyberbezpieczeństwa. Należy wziąć pod uwagę kraj pochodzenia potencjalnego dostawcy, sektor, w którym działa, jego logistykę;
• Po nawiązaniu współpracy z potencjalnym dostawcą należy ustalić plan monitorowania poziomu i bieżącej oceny ryzyka kontrahenta.

Powyższe kroki można, a nawet trzeba dopasować w zależności od potrzeb własnej organizacji, a powyższa instrukcja może służyć jako swego rodzaju drogowskaz.

Weryfikacja kontrahentów ochroną firm przed zagrożeniami

Co może się wydarzyć, jeśli nie podejdzie się do procesu weryfikacji dostawcy z należytą starannością? Zagrożeń jest mnóstwo, a nieuczciwych firm i oszustów, udających zaufanych partnerów biznesowych, gotowych wykorzystać nawet najmniejsze zaniedbanie, z całą pewnością nie brakuje. Szacuje się, że w samej Wielkiej Brytanii około 675 000 firm padło ofiarą oszustw fakturowych w pewnym momencie swojej historii handlowej. Nieuczciwi dostawcy to realne zagrożenie nie tylko dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale również dla światowych gigantów, którzy pomimo dysponowania szeregiem zabezpieczeń, nadal stanowią atrakcyjny cel dla potencjalnych przestępców. Na przykład w 2019 r. zarówno jeden z najpopularniejszych serwisów internetowych, jak i firma zarządzająca znaną przeglądarką internetową padły ofiarą oszustw fakturowych, a skradzione środki opiewały łącznie na kwotę blisko 123 mln dolarów.

Supply Chain Due Diligence Act

W Niemczech 11 czerwca 2021 roku uchwalono ustawę SCDDA (Supply Chain Due Diligence Act), która weszła w życie 1 stycznia 2023 roku. Ustawa obejmuje organizacje ze wszystkich sektorów, które zatrudniają więcej niż 3000 pracowników, a z początkiem roku 2024 dołączą do nich organizacje zatrudniające więcej niż 1000 pracowników. Głównym celem wprowadzenia SCDDA jest przestrzeganie przez organizacje obowiązków należytej staranności w celu zapewnienia lub poprawy przestrzegania praw człowieka i standardów ochrony środowiska wewnątrz łańcuchów dostaw. Obowiązki wynikające z nowych przepisów to między innymi: ustanowienie systemu zarządzania ryzykiem w celu identyfikacji, zapobiegania i minimalizacji naruszeń praw człowieka i środowiska w swoich łańcuchach dostaw (Sekcja 4 SCDDA), przeprowadzanie analizy ryzyka wewnątrz łańcucha dostaw pod kątem łamania praw człowieka i dbałości o środowisko (Sekcja 5 SCDDA) oraz wprowadzenie odpowiednich środków zapobiegawczych dla własnej działalności gospodarczej, jak i działalności bezpośrednich partnerów (Sekcja 6 SCDDA). Takie wymogi z czasem staną się codziennością w większości państw, a organizacje będą musiały przykładać większą wagę do tego, kogo obierają za partnerów w ramach łańcuchów dostaw.

Wybór dostawcy to złożona i trudna decyzja. Wiąże się z nią szereg potencjalnych zagrożeń, których każda organizacja chciałaby uniknąć. Jeżeli jednak w trakcie procesu weryfikacji przyszłego partnera zachowamy należytą staranność i posłużymy się pryncypiami due diligence, powinniśmy być w stanie dokonać właściwego osądu.