Największe wyzwania elektronicznego raportowania podatkowego oczami praktyków

W lipcu JPK w Polsce obchodziło swoje 4. urodziny. Z tej okazji, 16 lipca Deloitte zorganizowało specjalną edycję webcastu poświęconą nie tylko tematyce raportowania JPK, ale też szeroko pojętemu procesowi digitalizacji w podatkach.

Dlaczego ta edycja była specjalna?

Do podzielenia się swoimi przemyśleniami nt. automatyzacji i cyfryzacji podatków eksperci Deloitte zaprosili przedstawicieli biznesu, posiadających szeroką praktyczną wiedzę w zakresie finansów i w prowadzeniu rozliczeń podatkowych dla dużych firm:

• Aneta Poterańska – Finance Manager, Chief Accountant w Leroy Merlin,
• Grzegorz Ziółkowski – VP Tax EMEA w TVN Discovery,
• Piotr Majewski – Country Tax Manager w Akzo Nobel Polska,

Nasi Goście poza podzieleniem się swoimi doświadczeniami z przebytej drogi elektronizacji rozliczeń, starali się spojrzeć na nadchodzące zmiany pod kątem korzyści, jakimi mogą one potencjalnie skutkować dla zarządzających biznesem.

Podczas webcastu skupiliśmy się nie na kolejnej odsłonie wyzwań czekających podatników w związku z wprowadzeniem JPK_V7 (VDEK), lecz na podsumowaniu zmian zaistniałych od momentu wprowadzenia obowiązku raportowania JPK do dnia dzisiejszego. Droga rozpowszechniającej się digitalizacji w podatkach, którą przez ostatnie lata musieli przemierzyć podatnicy, odtworzona została na wzór podróży londyńskim metrem, w którym każda następna stacja – jak na załączonej grafice – obrazowała kolejne rewolucje w raportowaniu.

Serdecznie zachęcamy do odsłuchania przeprowadzonego webcastu, a także do zapoznania się z poniższym, krótkim podsumowaniem tez postawionych w toku dyskusji z naszymi Gośćmi.
***

1. Stacja „VDEK”: Pierwsze skojarzenie? Dodatkowe obowiązki!

Jak wielokrotnie sygnalizowaliśmy, raportowanie VDEK to wiele nowych obowiązków, które dla przeciętnego przedsiębiorcy mogą stanowić nie lada wyzwanie. Poza wysokimi kosztami związanymi z obowiązkiem dostosowania się do nowych obowiązków, podatnicy skarżą się także na szereg wątpliwości merytorycznych oraz wyzwań technicznych, którym zmuszeni są sprostać w toku prac implementacyjnych.

- Nie witamy VDEK z radością – przyznaje Aneta Poterańska, wskazując przy tym, że jej dział podatkowy co prawda przyzwyczaił się już do JPK, ale VDEK – poprzez wymogi stosowania dodatkowych oznaczeń, typów dokumentów, czy też grup towarowych – stanowi wyzwanie dla twórców rozwiązań informatycznych i osób odpowiedzialnych za rozliczenia w podatkach. Jak zauważa Aneta, szczególnie trudnym zadaniem może okazać się synchronizacja wielu systemów i źródeł danych, zawierających informacje wymagane w nowej schemie.

Jak jednak obiecaliśmy na wstępie, na webcaście nie skupialiśmy się na problemach związanych z przygotowaniem się do nowych obowiązków, próbując spojrzeć na nadchodzące zmiany z innej strony. Z naszymi Gośćmi rozmawialiśmy o pozytywnych aspektach postępującej transformacji w rozliczeniach VAT, a także próbowaliśmy przewidzieć, czego możemy spodziewać się w przyszłości.

2. Mniej lub bardziej dobrowolna podróż w stronę digitalizacji i automatyzacji procesów podatkowych

Określenie celu podróży, w którą podatnicy udali się przed czterema laty, zależy od perspektywy. Jako powód wprowadzanych zmian, ich twórcy wskazywali przede wszystkim na ujednolicenie raportowania i uszczelnienie systemu podatkowego, zaś podatnicy – na chęć pozyskania dodatkowych danych mogących posłużyć bardziej efektywnym kontrolom podatkowym.

Jedno nie rodzi natomiast wątpliwości – przygotowanie do podróży, którą wciąż funduje nam Ministerstwo Finansów, stało się czynnikiem pośrednio wymuszającym digitalizację i automatyzację procesów podatkowych.

Jak ocenia Aneta Poterańska, obecne zmiany zachodzą w sposób bardzo dynamiczny – Ponad dziesięć lat temu deklarację VAT sporządzało się w Excelu i zajmowało to ponad dwa tygodnie. Dziś, przy odpowiednich narzędziach i danych wsadowych, zajmuje to 2-3 dni.

Dotrzymać kroku muszą jednak nie tylko podatnicy, ale także organy podatkowe.

- Pamiętam, jak w zeszłej dekadzie rozmawialiśmy z MF na temat możliwości przesyłania faktur w formacie PDF, który dziś wydaje się tak oczywisty – wspomina Grzegorz Ziółkowski. – Pierwsza wersja ustawy, która mówiła o autentyczności pochodzenia i integralności treści była de facto nie do zrealizowania.

Z relacji z podróży przez podatkową transformację przebytej przez naszych Gości wydaje się wybrzmiewać dość zaskakująca swym optymizmem, w kontekście wyzwania jakim jest VDEK, konkluzja – pomimo początkowych utrudnień i ogromnych wyzwań, z którymi przychodzi nam się mierzyć od przeszło czterech lat, ich efektem ubocznym jest, paradoksalnie, znaczne uproszczenie procesu raportowania, poprzez jego ujednolicenie, a w konsekwencji postępującą digitalizację i automatyzację procesu.

- Zobaczmy, jak daleką drogę przeszliśmy jako „podatkowcy” – niektóre rzeczy [w kontekście cytowanego powyżej fragmentu dotyczącego digitalizacji obiegu dokumentów – przyp. autora] wydają się nam dziś proste i oczywiste. Dokładnie w takiej perspektywie należy patrzeć na to, co wydarzy się w przyszłości – podsumowuje Grzegorz Ziółkowski.

3. Kontrola biletu tylko u wybranych pasażerów - dobra czy zła wiadomość dla przedsiębiorców?

Jak się wydaje, pokłosiem digitalizacji postępującej po obu stronach barykady jest również znacząca zmiana podejścia organów podatkowych do metodologii prowadzenia czynności kontrolnych. Efektem, zwłaszcza w przypadku rutynowych czynności sprawdzających, jest przy tym przejście z klasycznego, „nakazowego” charakteru komunikacji prowadzonego w określonym przez regulacje podatkowe trybie na dialog z kontrolującym, prowadzony w formie dużo mniej oficjalnej. Celem kontrolujących wydaje się być przy tym – nie, jak historycznie, „złapanie” podatnika na błędzie – ale doprowadzenie do zaraportowania VAT w zgodzie z obowiązującymi regulacjami, interpretowanymi w porozumieniu z organem.

Nadzieja na utrzymanie tendencji dialogu towarzyszy także tematowi kontroli w kontekście VDEK i sankcji pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy błąd uniemożliwiający przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji. Wątpliwości jest bowiem nadal bardzo dużo i podatnicy – mimo szczerych chęci, zwłaszcza w początkowym okresie obowiązywania VDEK – mogą i zapewne będą popełniać błędy.

Poza powyższą, niewątpliwie korzystną dla kontrolowanych tendencją, dostęp do dodatkowych danych uzyskany przez organy skutkuje chirurgiczną wręcz precyzją w doborze podmiotów podlegających kontroli a także – w samym toku jej prowadzenia.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Deloitte, aż 31% przedsiębiorców zauważyło, że kontrole podatkowe są rzadsze, a samo ich przeprowadzenie zajmuje mniej czasu. Same kontrole są natomiast dużo bardziej efektywne, gdyż przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości wydawanych decyzji, obserwuje się zwiększenie kwot zaległości w nich wskazywanych.

Z perspektywy podatników, informację tę należy ocenić pozytywnie. O ile bowiem przedsiębiorcy odpowiednio przygotowali się do nadchodzących zmian, zarówno od strony merytorycznej i technicznej, jak i szerzej, od strony proceduralnej – chociażby pod kątem dostosowania procedury obiegu dokumentów czy wdrożenia odpowiednich procedur ograniczających ryzyko karnoskarbowe - nie powinni się niczego obawiać.

4. Szybsza informacja zwrotna i większy komfort w zarządzaniu ryzykiem podatkowym

Na pytanie o pozostałe korzyści z automatyzacji podatków wprowadzonych w ostatnich latach (nie tylko JPK, ale również biała lista oraz kasy on-line), przedsiębiorcy wskazywali także na szybszą informację zwrotną od organów o popełnionych błędach (25% badanych) oraz mniej papirologii (19% badanych). Spora część podatników dostrzegła także, że postępująca automatyzacja ułatwia dochowanie należytej staranności (25% badanych).

W konsekwencji, czego możemy nie zauważać na pierwszy rzut oka, dodatkowe obowiązki w zakresie raportowania VAT przyczyniają się także – co w pierwszym odruchu może zaskakiwać – do większego komfortu osób odpowiedzialnych za składanie deklaracji.

Jeszcze kilka lat temu zmuszeni byliśmy do życia z ryzykiem, że organy podatkowe mogą zauważyć błąd w deklaracji nawet kilka lat po jego popełnieniu. Aktualnie, o popełnionym błędzie dowiadujemy się już w ciągu kilku godzin.

Jak zauważa Grzegorz Ziółkowski, wprowadzane od czterech lat zmiany poskutkowały także rewolucją, którą można zauważyć zwłaszcza w dużych organizacjach. Rewolucja ta objęła – poza oczywistym aspektem konieczności dostosowania się do nowych obowiązków – także samo podejście organizacji do spełniania wymogów podatkowych.

- Kiedyś, jeśli „podatkowcy” chcieli zaraportować podatki w sposób prawidłowy, to spotykali się problemami w swojej organizacji na wielu poziomach, niezrozumieniem tematu, a systemy ERP były skoncentrowane albo na przygotowanie sprawozdań finansowych, albo były skonstruowane pod rachunkowość zarządczą. Wśród tzw. podatkowców królował natomiast Excel i robienie wszystkiego „na boku”. W 2016 r. wprowadzony został pierwszy, prawny wymóg zewnętrzny, który zmusił organizacje do zajęcia się na poważnie raportowaniem podatkowym i odpowiedniego skoordynowania tego procesu, co automatycznie wymusiło pewnego rodzaju uproszczenia, w tym także te o charakterze biznesowym – mówi Grzegorz Ziółkowski.

Obecnie, jak podsumowuje Grzegorz Ziółkowski, osoba podpisująca deklaracje podatkowe odczuwa dużo większy komfort, gdyż wprowadzone zmiany zmusiły niejako organizację do wspólnej pracy nad tym, żeby finalny produkt w postaci raportu podatkowego był spójny z zasadami narzuconymi przez MF. Wprowadzone zmiany spowodowały, że kierujący departamentem podatkowym musiał dostać, na poziomie swojej organizacji, zgodę na wdrażanie niezbędnych rozwiązań, które każda większa spółka starała się wdrożyć, ujednolicić i zautomatyzować przez ten czteroletni okres. Historycznie, zarządzenie procesem podatkowym w ten sposób było – z uwagi na brak wymogów zewnętrznych i idących w ślad za nimi sankcji – praktycznie niemożliwe do przeprocesowania na poziomie grupy. Zdaniem Grzegorza Ziółkowskiego, tendencja zmierzająca do usprawnienia procesu podatkowego, która nabrała tempa cztery lata temu, będzie wciąż postępować, co z punktu widzenia osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe należy ocenić pozytywnie.

Wymuszenie transformacji w procesie podatkowym oraz w podejściu organizacji do raportowania podatków w Polsce z uwagi na wprowadzone zmiany w przepisach potwierdza również Aneta Poterańska, zauważając jednak przy tym, że mimo to, w niektórych organizacjach nadal widoczna jest jednak praca manualna.

- Zatrzymanie się transformacji można zauważyć w podmiotach z sektora MŚP, dla których digitalizacja procesu podatkowego i innych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej może okazać się utrudniona – jak zauważa.

5. Zamiast narzekać na nowe obowiązki, wykorzystajmy je do zwiększenia efektywności procesów podatkowych

Poza wskazanymi powyżej zaletami postępujących zmian w raportowaniu podatkowym, dodatkowe dane, które musimy gromadzić dla celów VDEK, mogą okazać się przydatne także dla lepszego zarządzania biznesem. Co prawda, jeśli chodzi o wykorzystanie dodatkowych informacji na szeroką skalę, na ten moment nie wszyscy podchodzą do tego pomysłu tak optymistycznie, ale niewątpliwie – w zależności od profilu prowadzonej działalności - z niektórych danych pozyskanych z VDEK można zrobić użytek.

Na chwilę obecną, Piotr Majewski patrzy optymistycznie jedynie na aspekt związany z obowiązkiem stosowania znacznika TP, który, w jego ocenie, daje mu możliwość szerszego spojrzenia na strumienie transakcyjne z podmiotami powiązanymi, zwłaszcza w kontekście nowych obowiązków związanych z raportowaniem TP-R.

- W nowych sprawozdaniach, w tym w TP-R, zakres danych jest dużo szerszy. Wiele osób patrzy na to jako na pewne ryzyko, a ja na to patrzę jak na dodatkową szansę przeprowadzenia audytu wewnętrznego, ponieważ mamy możliwość dodatkowo prześledzić te strumienie. Na skutek pogłębionej analizy może okazać się, że zyskaliśmy trochę czasu i mamy jeszcze chwilę na to, żeby przeanalizować, czy jest coś do poprawy, mając przy tym czas na dokonanie potrzebnej korekty.

6. Zmiany w raportowaniu to dobry pretekst do przyspieszenia procesu automatyzacji procesów podatkowych w przedsiębiorstwie oraz odpowiednie zarządzenie digitalizacją obiegu dokumentów

Wiele przedsiębiorstw jest cały czas w tyle jeśli chodzi o digitalizację obiegu faktur, gdzie spora część dokumentów wciąż przechowywana jest w formie papierowej, bądź też obieg elektroniczny ma charakter wtórny (dokumenty są co prawda skanowane, ale są również przechowywane również w formie papierowej). Proces ten cały czas jednak postępuje, a elektronicznym obiegiem obejmowane są nie tylko faktury, ale także, przykładowo, rozliczanie wydatków pracowniczych, które w miejsce tradycyjnej pieczątki na paragonie czy fakturze, coraz częściej są skanowane i wysyłane mailowo bądź za pośrednictwem telefonu.

Nie sposób nie odczuć, że digitalizację procesów podatkowych wymuszają dynamicznie zmieniające się realia gospodarcze. Do przyspieszenia tego procesu w znacznym stopniu przyczyniła się także pandemia COVID-19, która wymusiła przekroczenie mentalnej bariery odstąpienia od papierowego obiegu dokumentów także na przedsiębiorcach dotychczas sceptycznie nastawionych do tego pomysłu.

W tym kontekście warto pamiętać, że już obecne regulacje pozwalają na całkowitą digitalizację i e-archiwizację dokumentacji podatkowej. W przypadku podjęcia takiego kroku, należy jednak zadbać o wprowadzenie odpowiednich procedur podatkowych i rachunkowych, celem ograniczenia ryzyk z tym związanych.