Obowiązkowy system KSeF jednak nie dla podmiotów zagranicznych zarejestrowanych na VAT w Polsce.

Dla przypomnienia, istotą faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur. System sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Zapewnia on ponadto organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury.

Ustawa wprowadzająca możliwość wystawiania u-faktur weszła w życie z początkiem bieżącego roku. Tym samym rozpoczęło się funkcjonowanie wersji produkcyjnej KSeF. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, stosowanie u-faktur jest dobrowolne, jednak jeszcze na etapie prac legislacyjnych rząd zapowiadał wprowadzenie obligatoryjności tego rozwiązania w 2023 r.

Zgodnie z unijną dyrektywą VAT, państwa członkowskie obowiązane są uznawać za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub elektronicznej, spełniające warunki określone w dyrektywie, przy czym stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy. Dlatego też wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jako obligatoryjnej i wyłącznej formy faktury wystawianej przez podatników wymagało specjalnej decyzji derogacyjnej, którą podejmuje Rada UE na wniosek Komisji.

30 marca 2022 r. Komisja Europejska przedstawiła projekt takiej decyzji. Oczekuje się, że zostanie on przyjęty przez Radę Unii Europejskiej w ciągu kilku tygodni.

Ministerstwo Finansów przewidywało pierwotnie, że Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT, wystawiających faktury według polskich przepisów. Jak wynika jednak z motywów opublikowanego przez Komisję Europejską projektu decyzji derogacyjnej, 8 lutego 2022 r. MF wniosło o to, żeby obligatoryjność systemu dotyczyła wyłącznie podatników krajowych, oraz wycofało wniosek o derogację art. 226 dyrektywy VAT, określającego obligatoryjne elementy faktury.

Podmioty zagraniczne, nawet zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce, będą nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach (nie obejmie ich obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych).

Warto zauważyć, że w polskiej wersji językowej projektu decyzji posłużono się pojęciem „siedziby” wskazując, że nowy obowiązek obejmie wszystkie transakcje dokonywane przez podatników mających siedzibę na terytorium Polski, które to transakcje wymagają obecnie wystawienia faktury zgodnie z polską ustawą o VAT. Biorąc pod uwagę pewną rozbieżność z wersją angielską projektu decyzji w której to użyto słów „established in the territory of Poland”, pozostaje wątpliwość w odniesieniu do podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (tzw. „fixed establishment”), czy one zostaną objęte obowiązkiem stosowania nowego rodzaju faktur. Kwestia ta powinna zostać wyjaśniona przez resort finansów na etapie projektowania przepisów.

Podobne ograniczenia podmiotowe zostały przewidziane w decyzjach derogacyjnych wydanych w stosunku do Włoch i Francji, na podstawie których państwa te zostały upoważnione do wprowadzenia obowiązku stosowania faktur elektronicznych.

Materiały towarzyszące projektowi decyzji derogacyjnej wskazują ponadto, że do KSeF będą musiały być zgłaszane także pewne transakcje opodatkowane VAT w Polsce, które nie są dokumentowane fakturami. Chodzi tutaj o wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów oraz import usług, dla których nabywca towarów lub usług zobowiązany jest rozliczyć VAT w Polsce. Na ten moment nie ma informacji, w jaki sposób informacje na temat tych transakcji będą przekazywane do KSeF.

Zgodnie z przedstawionym przez KE projektem, decyzja derogacyjna ma wejść w życie 1 kwietnia 2023 r. i obowiązywać przez 3 lata, z możliwością przedłużenia. Oznacza to, że KSeF wejdzie w fazę obligatoryjności najwcześniej na początku drugiego kwartału przyszłego roku. Na taki horyzont czasowy wskazują także informacje podawane przez Ministerstwo Finansów.

Komisja powołała się także na zapewnienia polskiego Ministerstwa Finansów, zgodnie z którymi polskim podatnikom mają zostać udostępnione bezpłatne narzędzia, pozwalające na obsługę KSeF. Ministerstwo zapowiedziało już, że 7 kwietnia 2022 r. zostanie uruchomiona wersja testowa Aplikacji Podatnika, która ma umożliwiać między innymi zarządzanie uprawnieniami, wystawianie oraz odbieranie faktur z KSeF.

Według szacunków przedstawionych instytucjom unijnym, w związku ze wprowadzeniem obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego, Ministerstwo Finansów spodziewa się zwiększenia przychodów budżetowych z tytułu VAT o 1,8 miliarda złotych w skali roku.

Jednocześnie MF wskazało, że nadal trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF. Założeniem jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału tego systemu w fakturowaniu, w granicach zgody udzielonej Polsce przez instytucje UE. Ministerstwo zapewnia, że uzgodnienie szczegółowych rozwiązań docelowego KSeF nastąpi w dialogu z biznesem, podczas szerokich konsultacji publicznych.

Do wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego pozostał rok. Podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania u-faktur powinni więc już teraz rozpocząć przygotowania pod kątem merytorycznym, procesowym, jak i technologiczno-infrastrukturalnym.