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Asambleas virtuales, segunda temporada
Por Daniel Fariña, Socio de Tax & Legal | Deloitte Paraguay
La pandemia nos obligó a tomar medidas excepcionales en casi todos los ámbitos de nuestras vidas, y el ámbito legal societario no está ajeno. El 2020 estuvo marcado por las restricciones y éstas motivaron una serie de medidas extraordinarias, las que en el ámbito legal societario se tradujeron en la adopción de medidas por parte del gobierno que permitieron celebrar reuniones y asambleas de sociedades por medios telemáticos, como medida excepcional, si bien ya son necesarias como marco permanente, aunque esa es otra discusión.
Se acerca una nueva temporada de reuniones y asambleas en las sociedades, y considerando el contexto de riesgo y exposición sanitaria, con buen criterio de oportunidad, el gobierno nacional ha promulgado el Decreto N° 4946/21 mediante el cual extiende la vigencia del Decreto N° 3605/20 para todo el año 2021, el cual, recordemos, aprobaba el uso de medios telemáticos para llevar a cabo estas reuniones, y disponía medidas especiales para su celebración mediante la utilización de estos medios. Por ello, es importante recordar las principales medidas a considerar al momento de evaluar la celebración de una reunión o asamblea por medios telemáticos, de manera que ésta mantenga su validez jurídica.
a. Reuniones por medios telemáticos
Los órganos colegiados, legales y estatutarios de las sociedades anónimas y aquellas sociedades cuyas disposiciones legales y/o estatutarias se remitan a la reglamentación de las sociedades anónimas, están autorizados a realizar sus reuniones a distancia, mediante la utilización de medios telemáticos y/o plataformas digitales y/o electrónicas, que permitan a sus miembros la presencia y participación para el ejercicio efectivo e indubitable de sus derechos y obligaciones, en tiempo real y en forma simultánea con los demás participantes, sobre los puntos del orden del día.
b. Convocatoria
La convocatoria para reuniones a celebrarse por medios telemáticos deberá realizarse conforme lo dispone la norma legal o estatutaria, incluyendo expresamente en ella la indicación del medio telemático a través del cual se podrá participar de la reunión y la dirección de correo electrónico válida de la sociedad para las comunicaciones en el marco de estas reuniones.
c. Acreditación para la participación
Los mecanismos para la acreditación del derecho a participar en las reuniones dentro de los plazos legales o estatutarios deberán estar garantizados y ser expresamente indicados desde la convocatoria. En los casos que se requiera el depósito de acciones, se aceptará la remisión a la dirección de correo electrónico indicado en la convocatoria, en formato digital, del certificado emitido por una entidad legalmente habilitada, nacional o extranjera, o un certificado emitido por un notario público, en el que conste expresamente la cantidad de acciones depositadas, así como el tipo de éstas, los derechos que otorgan, incluyendo la cantidad de votos.
Al momento del depósito de las acciones, el socio, miembro o accionista deberá notificar a la sociedad el correo electrónico al cual se deberán remitir todas las informaciones relacionadas a las reuniones a distancia, incluyendo la invitación para su participación en ella. Asimismo, en esta oportunidad el socio, miembro o accionista deberá informar si participará de la reunión a través de un mandatario, acompañando la copia del documento que lo acredite
d. Participación en las reuniones
Acreditados los derechos a la participación, la Sociedad deberá enviar por correo electrónico la invitación a los socios, miembros y accionistas que hayan acreditado su derecho a participar en las reuniones convocadas, con la información suficiente respecto a:
1. El medio telemático a través del cual se desarrollará la reunión y toda otra información necesaria para la asistencia remota.
2. El medio telemático por el cual se podrá consultar la información y/o documentación relativa a los puntos del orden del día.
3. El modo de participar en los debates y deliberaciones.
4. La forma y medio de emisión del voto.
e. Garantías y resguardos a considerar
La sociedad que adopte esta vía para celebrar sus reuniones o asambleas deberá poner especial énfasis en garantizar y asegurar a los partícipes de los siguientes puntos, tanto al momento de elegir la plataforma telemática a utilizar, como en el momento del desarrollo de las reuniones, ésta deberá:
1. Permitir la participación simultánea, mediante la transmisión de audio y video, a las personas acreditadas para acceder a la reunión.
2. Permitir la participación, con voz y voto, de todos los acreditados para ello, y de los miembros del órgano de fiscalización, en su caso.
3. Permitir el acceso, en forma telemática, a los documentos a ser analizados por el órgano colegiado que no hayan sido puestos a disposición de sus miembros antes del acto.
f. Medios de respaldo y cumplimiento legal
Todo lo deliberado y resuelto en la reunión celebrada deberá transcrito o impreso en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia en el acta de las personas que asistieron y participaron, el cual deberá estar suscrito, en forma manuscrita o mediante el uso de la firma digital por las personas determinadas por la ley o los estatutos de la sociedad.
La firma del libro de asistencia a las asambleas y los requisitos que se deben consignar en él, se considerarán cumplidos cuando la información requerida por el Artículo 1084 del Código Civil se encuentre incluida en el acta de la reunión respectiva y en los registros telemáticos, lo que incluye la siguiente información:
1. Identificación del participante en la reunión, ya sea el accionista, socio o miembro, o en su caso, la de su representante, así como su domicilio.
2. Los derechos acreditados, ya sea la cantidad de acciones que poseen, el capital que representan y la cantidad de votos que confieren.
Asimismo, la sociedad deberá contar con la grabación íntegra de la reunión, en formato digital, la que formará parte del archivo de la sociedad por el plazo de cinco años, y que deberá estar a disposición de cualquier socio, miembro, accionista u órgano competente que lo requiera.
Ciertamente estas medidas adoptadas, por oportunas y necesarias en tiempos de pandemia, solucionaron un vacío legal y permitieron que las sociedades pudieran nombrar autoridades, aprobar gestiones y estados financieros, tomar decisiones de gestión, en suma, proseguir sus actividades; pero ello no obsta a que estas medidas puedan pasar de excepcionales a normales y permanentes, dotando con ello al sistema legal societario de una herramienta acorde a los tiempos y necesidades actuales.