ELEKTRONISCHE ZUSTELLUNG FÜR UNTERNEHMEN – AB 1.1.2020 VERPFLICHTEND!

Ab 1.1.2020 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Zustellungen von Behörden entgegenzunehmen. Da bereits erste elektronische Zustellungen ab 1.12.2019 vorgenommen werden, sollten die neuen Vorschriften dringend berücksichtigt werden, um zu vermeiden, dass elektronische Zustellungen unbeachtet bleiben und rechtskräftig werden.
 

Hintergrund und Zielsetzung

Mit 1.1.2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Österreich setzt damit einen nächsten Schritt in Richtung digitaler Kommunikation. Unternehmen können somit alle behördlichen Zustellungen an einem zentralen Ort, dem elektronischen Postfach „MeinPostkorb“ im Unternehmens-Service-Portal („USP“), abholen.
 

Anwendungsbereich

Der Begriff des Unternehmens umfasst neben natürlichen und juristischen Personen mit betrieblichen Einkünften unter anderem auch Personen mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Eine Ausnahme von der Teilnahmepflicht besteht nur für Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Eine freiwillige Teilnahme ist allerdings möglich.
 

Was Unternehmer tun müssen

Teilnahmepflichtige Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über alle technischen Voraussetzungen verfügen, um elektronische Zustellungen empfangen zu können. Ist ein Unternehmen auf FinanzOnline registriert, so werden die Adressinformationen in der Regel in das Teilnahmeverzeichnis der eZustellungNEU automatisch übernommen. Dabei gilt es zu beachten, dass auch nicht zur Teilnahme verpflichtete Unternehmen automatisch in das Teil-nehmerverzeichnis übernommen werden. Ist eine Teilnahme nicht gewünscht, muss aktiv der Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis „widersprochen“ werden. Wurde das teilnahmepflichtige Unternehmen hingegen nicht automatisch übernommen (zB weil die elektronische Zustellung in FinanzOnline deaktiviert ist), muss eine eigenständige Eintragung ins Teilnehmerverzeichnis erfolgen. Besteht allerdings gar keine FinanzOnline-Registrierung, muss eigens ein USP-Konto per Bürgerkarte oderHandysignatur erstellt werden.
 

Informationen zum Ablauf von eZustellungen

Von jedem Teilnehmer kann ein sog. „Postbe-vollmächtigter“ bestimmt werden, der einen Zugang zu den elektronischen Zustellungen für das Unternehmen im USP hat und die Abholung der elektronischen Zustellungen durchführen kann. Dabei ist zu beachten, dass Zustellungen ab 1.12.2019 als bewirkt gelten (und folglich etwaige Fristen zu laufen beginnen können) und zwar auch dann, wenn ein solcher Postbevollmächtigter noch nicht festgelegt wurde.

Die Regelungen in Bezug auf Zustellvollmachen in FinanzOnline gelten davon unabhängig weiterhin wie bisher. An dieser Vorgehensweise ändert sich durch die eZustellungNEU nichts. Zustellungen in Abgabensachen erfolgen nach wie vor über die Benachrichtigungsadresse, die in FinanzOnline für Databox Zustellungen eingetragen ist. Einstellungen in FinanzOnline und im USP müssen parallel verwaltet und können daher auch abweichend voneinander definiert werden.

Alle behördlichen Zustellungen können nach erfolgreicher Registrierung im elektronischen Postfach „MeinPostkorb“ im USP abgeholt werden. Von einem Posteingang erfolgt eine Verständigung mittels E-Mail auf die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse. Mit der Zusendung der Verständigungs-E-Mail gelten Dokumente als am folgenden Werktag zugestellt.
 

Weiterführende Informationen

Fragen und Antworten zur automatischen Übernahme von Teilnehmern aus FinanzOnline. FAQs zur Registrierung und Benutzerverwaltung im USP.