COMPLIANCE-PACKAGE – DER START IST ERFOLGT

Durch die Novellierung des Wirtschaftliche Eigentümer-Registergesetz (WiEReG) besteht seit 10.11.2020 die freiwillige Möglichkeit, das Register der wirtschaftlichen Eigentümer als Plattform zur Speicherung der für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer notwendigen Dokumente und Nachweise zu nutzen. Die Übermittlung eines Compliance-Packages soll vor allem zu einer Reduktion des Verwaltungsaufwandes in Zusammenhang mit KYC-Maßnahmen führen und die entsprechenden Prozesse beschleunigen und vereinfachen.
 

Rahmenbedingungen

Mit Einführung des WiEReG am 10.1.2018 sind alle Rechtsträger zumindest einmal jährlich verpflichtet, die Identität ihres wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und angemessene Maßnahmen zur Überprüfung seiner Identität zu ergreifen (Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten). Dabei haben die Rechtsträger angemessene, präzise und aktuelle Informationen einzuholen und diese mit den entsprechenden Unterlagen aufzubewahren.

Diese Unterlagen müssen regelmäßig an Verpflichtete (insbesondere Kreditinstitute) für deren Maßnahmen im Rahmen der Geldwäscheprävention übermittelt werden. Das WiEReG sieht nun die Möglichkeit vor, diese Unterlagen freiwillig als „Compliance-Package“ an das Register der Wirtschaftlichen Eigentümer zu übermitteln und es dort für Verpflichtete verfügbar zu machen.

Die Übermittlung des Compliance-Packages kann nur durch einen berufsmäßigen Parteienvertreter (zB Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwalt oder Notar) erfolgen, der die Feststellung und Überprüfung und jährliche Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer vornimmt. Die Übermittlung durch den Rechtsträger selbst ist nicht möglich.

Welche Dokumente ein vollständiges Compliance-Package eines Rechtsträger beinhalten muss, hängt von Rechtsform und Sitz des Rechtsträgers und aller relevanten übergeordneten inländischen und ausländischen Rechtsträger ab. Die Anforderungen an die Dokumente sind ua auch im neuen WiEReG-Erlass (siehe unsere Tax & Legal News vom) konkretisiert. Darüber hinaus können untergeordnete Rechtsträger auf das Compliance-Package übergeordneter Rechtsträger verweisen und ersparen sich somit die Zusammenstellung und Übermittlung bereits im Register verfügbarer Dokumente (in Zukunft soll auch der Verweis auf jeden übergeordneten Rechtsträger möglich sein).

Das Compliance-Package hat eine Gültigkeit von einem Jahr und der Zugang kann vom Rechtsträger selbst verwaltet werden. Der Rechtsträger kann das Compliance-Package jedem Verpflichteten, nur einzelnen Geschäftspartnern, dauerhaft oder nur auf Anfrage zugänglich machen.
 

Vorteile und Vorbehalte

Die Übermittlung eines Compliance-Package kann folgende Vorteile bringen:

• Rechtsträger können ihren Geschäftspartnern, die Maßnahmen zur Geldwäscheprävention ergreifen müssen, relativ einfach durch den Zugang zum Compliance-Package alle für die Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer notwendigen Dokumente gewähren. Der üblicherweise zeitaufwändige Prozess der individuellen Anfrage und Übermittlung von Dokumenten wird durch die Einsicht in das Compliance-Package ersetzt. Dies führt einerseits zu einer Kostenersparnis, andererseits zu einer Beschleunigung der Prozesse (zB bei einer Darlehensgewährung). Sollten im Einzelfall weitere Dokumente benötigt werden, können diese über das WiEReG-Managementsystem relativ einfach angefordert und im Compliance-Package ergänzt werden.
• Das Compliance-Package und die darin enthaltenen Dokumente haben eine Gültigkeit von einem Jahr – dies gilt auch für Existenznachweise ausländischer Rechtsträger, die ansonsten nicht älter als sechs Wochen sein dürfen.
• Das einmal übermittelte Compliance-Package kann – bei gleichbleibender Eigentümerstruktur – nach einem Jahr relativ einfach verlängert werden.
• Durch die Möglichkeit des Verweises auf andere Compliance-Packages können insb in Konzernstrukturen weitere Kosteneinsparungen erreicht werden.
• Durch die Übermittlung der Dokumente an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer wird automatisch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt. Ein Verstoß der Aufbewahrungspflicht kann zu empfindlichen Strafen führen.

Diesen Vorteilen stehen zumindest im ersten Jahr Kosten für die erstmalige Zusammenstellung aller für das Compliance-Package notwendige Unterlagen durch den berufsmäßigen Parteienvertreter gegenüber. Diese Kosten sollten sich bei gleichbleibenden Verhältnissen in den Folgejahren naturgemäß wiederum erheblich reduzieren. Für die Übermittlung eines Compliance-Package selbst entstehen keine Kosten.
 

Fazit

Die freiwillige Übermittlung eines Compliance-Packages bietet die Möglichkeit, den Aufwand in Zusammenhang mit der jährlich wiederkehrenden Flut an KYC-Anfragen zu reduzieren. Dies sollte insb für Privatstiftungen, Stiftungs-Gruppen oder für Rechtsträger mit übergeordneten Rechtsträgern im Ausland besonders interessant sein. Sofern Sie Interesse an der Übermittlung eines Compliance-Package haben, wenden Sie sich einfach an Ihren Kontakt bei Deloitte, der alle weiteren Schritten für Sie abklären kann.