CORONA-KURZARBEIT: DIE ABRECHNUNG DER KURZARBEITSBEIHILFE UND DIE VORLÄUFIGE BERÜCKSICHTIGUNG IN DER PERSONALABRECHNUNG

Vorweg ist zu erwähnen, dass derzeit nach wie vor verschiedene Fragen iZm Kurzarbeit ungeklärt sind bzw unterschiedliche Rechtsansichten bestehen. Zwar ist vor einigen Wochen vom Arbeitsmarktservice (AMS) die neue Bundesrichtlinie Kurzarbeitsbeihilfe (KUA-COVID-19) publiziert worden auf Basis welcher einige brennende Fragen beantworten werden können. Auf der anderen Seite sind in den kommenden Tagen neue Informationen zu erwarten, die gegebenenfalls in elementaren Aspekten der Kurzarbeit, ua zu deren Umsetzung in der Personalabrechnung selbst, Änderungen bewirken werden. Wir werden Sie laufend über alle Entwicklungen informieren.
 

Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe

Voraussetzung für eine Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe ist die positive Förderungsmitteilung des AMS zur genehmigten Kurzarbeitsbeihilfe, wobei die Abrechnung ausschließlich über das eAMS-Konto übermittelt werden kann. Die Abrechnung des jeweiligen Monats muss in monatlichen Teilabrechnungen immer bis spätestens 28. des Folgemonats erfolgen. Eine diesbezügliche Ausnahme besteht für die Abrechnung des Monats März 2020, welche ua aufgrund der rückwirkenden Beantragungsmöglichkeit auch noch bis 28.5.2020 möglich ist. Für die Erstellung der Abrechnung stehen grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten (AMS-Webanwendung zur Abrechnung oder Datenimport bzw Datenerfassung mit der AMS-Excel-Projektdatei) zur Verfügung. Das aus einer dieser Abrechnungsmodalitäten generierte Abrechnungsblatt ist per eAMS-Konto (csv-Datei) an das AMS zu übermitteln. Mit der letzten Abrechnung ist zusätzlich auch der sogenannte Durchführungsbericht zu übermitteln. Die Überweisung der Kurzarbeitsbeihilfe erfolgt ehestmöglich nach der Einbringung der Teilabrechnung ohne gesonderte Mitteilung. Erst bei der letzten Abrechnung erfolgt sodann eine schriftliche Abrechnungsmitteilung des AMS an die Arbeitgeberin bzw den Arbeitgeber. Da viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aktuell regelmäßig auch mit Liquiditätsengpässen konfrontiert sind, empfiehlt es sich, aufgrund der zeitversetzten Auszahlung der Kurzarbeitsbeihilfe die Abrechnung so schnell wie möglich durchzuführen. Vor allem für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber mit einer höheren Anzahl an Beschäftigten empfiehlt sich uE ein Datenimport mit der AMS-Excel-Projektdatei, um die Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe zeiteffizienter, vor allem aber weniger fehleranfällig zu gestalten.
 

Vorläufige Berücksichtigung der Kurzarbeit in der Personalabrechnung

Sofern ein Unternehmen Kurzarbeitsbeihilfe beantragt hat, muss die Kurzarbeit auch dementsprechend im Zuge der Durchführung der Personalabrechnung abgebildet werden. Es bestehen bekanntlich diesbezüglich jedoch bedauerlicherweise noch zahlreiche Unklarheiten und rechtlich ungelöste Fragestellungen.. Eine korrekte Kurzarbeitsabrechnung ist derzeit deshalb nicht möglich. Dies hat zur Folge, dass wohl zumindest auch noch für Mai 2020 (gegebenenfalls auch für Folgemonate) eine interimistische Kurzarbeitsabrechnung durchgeführt werden muss und erst bei Vorliegen von Rechtsklarheit die interimistisch abgerechneten Monate dementsprechend aufgerollt werden müssen. Aus diesem Grund wurde seitens der Interessenvertretungen unter Beiziehung von externen Expertinnen und Experten eine Handlungsempfehlung – welche jedoch rechtlich in keinster Weise bindend ist – für die vorläufige Durchführung der Personalabrechnung ausgearbeitet und publiziert. Aber auch diese provisorisch vorgeschlagene Abrechnungsmodalität beinhaltet weitere Unklarheiten und praktisch nur schwer durchführbare Empfehlungen. Nachstehend werden die wesentlichen Eckpunkte der vorläufigen Abrechnung laut Handlungsempfehlung zusammengefasst:

• Die Berechnung und Zahlung der SV-Beiträge sowie der lohnabhängigen Abgaben basiert auf der vollen Basis des Entgelts vor Einführung der Kurzarbeit.
• Im Zuge der Abrechnung soll eine Auszahlung von entsprechend 80/85/90 % des letzten Nettoentgelts vor Kurzarbeit für laufende Bezüge erfolgen.
• Die Bemessungsgrundlage für die Pauschalabrechnung ist die letzte vollständige Abrechnung vor Einführung der Kurzarbeit.
• Werden im Abrechnungsmonat Urlaubsentgelte oder Zeitausgleich zur Auszahlung gebracht, so sind diese Entgeltanteile ungekürzt zu berechnen.

Wie eine solche provisorische Abrechnung durchgeführt werden muss, ist wie bereits obenstehend erwähnt, gesetzlich (noch) nicht geregelt. Da die oben angeführte Handlungsempfehlung von Seiten der Interessenvertretungen lediglich als Orientierung dient, kann aus Praktikabilitätsgründen aber auch von dieser abgewichen werden. Sobald die rechtliche Lage geklärt ist und eine Softwarelösung zur Verfügung steht, müssen die provisorisch abgerechneten Kurzarbeitsmonate im Zuge einer Rollung berichtigt werden. Dies kann naturgemäß dazu führen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Nachzahlungen erhalten bzw Rückzahlungen an das Unternehmen (im Zuge eines Einbehalts in der Personalabrechnung) tätigen müssen. Auf diesen Tatbestand gilt es die betreffenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer parallel zur vorläufigen Abrechnung hinzuweisen, um etwaige Missverständnisse iZm einem gutgläubigen Verbrauch zu vermeiden.