WIEREG: HOCHSAISON FÜR VERPFLICHTENDE JAHRESMELDUNG BEGINNT – RECHTZEITIGES HANDELN SCHÜTZT VOR STRAFEN

Das Murmeltier grüßt bekanntlich täglich, die Meldepflicht zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer seit 10.1.2020 (zumindest) jährlich. Begleitet wird sie von erhöhten Compliance-Anforderungen bei unverändert hohen Strafdrohungen im Fall von Verstößen. Die Neuerungen gehen auf die Novelle des Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) im Zuge des EU-Finanz-Anpassungsgesetz 2019 (EU-FinAnpG 2019) zurück. Über Details hierzu haben wir bereits in unseren Tax & Legal News vom 7.1.2020 berichtet. Zu beachten ist, dass die jährliche Überprüfungspflicht unbeschadet der derzeitigen Unterbrechungen der WiEReG-Meldefristen gem dem 3. COVID-19-Gesetz fortbesteht.
 

Jährliche Meldepflicht

Meldepflichtige Rechtsträger waren bislang zur jährlichen Feststellung und Überprüfung ihres wirtschaftlichen Eigentümers sowie der an das Register gemeldeten Daten verpflichtet (Durchführung der jährlichen Sorgfaltspflichten). Für die Registerbehörde war dabei nicht nachvollziehbar, ob bzw wann ein Rechtsträger diesen jährlichen Sorgfaltspflichten tatsächlich nachgekommen ist. Mit 10.1.2020 kam es deshalb hier zu einer Änderung: Nach Abschluss der jährlichen Überprüfung ist nunmehr zwingend eine Meldung an das Register vorzunehmen; je nach Überprüfungsergebnis entweder eine Änderungs- oder eine Bestätigungsmeldung. Das WiEReG räumt für diese Meldung eine Frist von vier Wochen nach Fälligkeit der jährlichen Überprüfung ein.

Die ersten Rechtsträger sind der jährlichen Überprüfungs- und Meldeplicht bereits in den vergangenen Wochen nachgekommen. Als Hochsaison für Überprüfungen und (Bestätigungs-)Meldungen sind jedoch die kommenden Monate zu erwarten. Bei einem Großteil der Rechtsträger jährt sich nämlich im Zeitraum von 2. Mai (Beginn der Möglichkeit zur Erstattung der Erstmeldung durch Parteienvertreter in 2018) bis 15. August (faktisches Fristende für die Erstattung der Erstmeldung in 2018) das Datum der Erstmeldung und folglich in der Regel der Stichtag für die Fälligkeit der jährlichen Überprüfung zum zweiten Mal.

Einen typischen Überprüfungszyklus soll dabei das folgende Beispiel veranschaulichen:

• 10.6.2018: Datum der Erstmeldung
• 10.6.2019: Abschluss der jährlichen Überprüfung im Jahr 2019. Eine Meldepflicht bestand nur, wenn Änderungen gegenüber dem Registerstand festgestellt wurden
• 10.6.2020: Fälligkeitsstichtag für den Abschluss der jährlichen Überprüfung im Jahr 2020
• 8.7.2020: Fälligkeitsstichtag für die Erstattung der Bestätigungs- oder Änderungsmeldung
• 10.6.2021: Fälligkeitsstichtag für den Abschluss der jährlichen Überprüfung im Jahr 2021, sofern die Überprüfung im Jahr 2020 tatsächlich mit Fälligkeit abgeschlossen wurde

Um ein Vorziehen der Fälligkeit im Folgejahr (und damit faktisch eine Verkürzung der Meldeperiode) zu vermeiden, ist ein möglichst stichtagsnaher Abschluss der jährlichen Überprüfung empfehlenswert.
 

Erhöhte Compliance Anforderungen

Auch in qualitativer Hinsicht sind die Anforderungen an die jährliche WiEReG-Compliance gestiegen. Das WiEReG schreibt ausdrücklich vor, dass meldepflichtige Rechtsträger bei Erfüllung der jährlichen Sorgfaltspflicht „angemessene, präzise und aktuelle Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer, einschließlich genauer Angaben zum wirtschaftlichen Interesse, einzuholen haben“. In der Praxis zeigt sich, dass die jährliche Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer damit im Umfang und Aufwand vergleichbar mit einer Erstmeldung ist. Faktisch ist jeder Schritt, der zur Feststellung des wirtschaftlichen Eigentums führt, jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren. Insbesondere bei Beteiligungsketten mit ausländischen Rechtsträgern kann die jährliche Überprüfung zu einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand führen. So ist für jeden relevanten ausländischen Rechtsträger zumindest ein aktueller Nachweis der Existenz sowie ein Nachweis der Beteiligungsverhältnisse einzuholen. Es können sich je nach Sitzland und Rechtsform des ausländischen Rechtsträgers sehr unterschiedliche Anforderungen ergeben, denn die Tauglichkeit eines Nachweises richtet sich nach den jeweiligen landesüblichen Rechtsstandards. Zusätzlich stellt das Aktualitätserfordernis für Auszüge aus ausländischen (Handels-, Gesellschafts-, Trust-)Registern hohe Hürden auf. Als aktuell gilt ein Auszug nur, wenn er im Zeitpunkt der Überprüfung nicht älter als sechs Wochen ist. Erfahrungsgemäß bedarf die rechtzeitige Beschaffung aller erforderlichen Dokumente damit einer frühzeitig koordinierten Vorgehensweise.
 

Heikle Rechtsfolgen

Liegen am Fälligkeitsstichtag der jährlichen Überprüfung nicht sämtliche Dokumente in der jeweils erforderlichen Form vor, kann die jährliche Überprüfung nicht fristgerecht abgeschlossen werden. Für die Behörde ist dieser Umstand grundsätzlich erst erkennbar, wenn in der Folge auch die Änderungs- oder Bestätigungsmeldung nicht fristgerecht erfolgt. Ab dem kommenden Jahr wird dies zur Androhung von Zwangsstrafen führen. Im Jahr 2020 ist ein Fristversäumnis aufgrund eines Informationsdefizits für die Behörde zunächst nicht erkennbar. Die (fristgerechte und vollständige) Erfüllung der WiEReG-Compliance soll aber künftig im Rahmen von Betriebsprüfungen geprüft werden.
Aus finanzstrafrechtlicher Sicht stellt die nicht fristgerecht erstattete Registermeldung zwar erst nach zweimaliger Androhung einer Zwangsstrafe ein Finanzvergehen dar (Strafdrohung: bis zu EUR 200.000 bei Vorsatz bzw bis zu EUR 100.000 bei grober Fahrlässigkeit), eine unterlassene Änderungsmeldung kann hingegen sofort strafbar sein.
 

(Teilweise) Unterbrechung der Fristen gemäß WiEReG

Mit Inkrafttreten des 3. COVID-19-Gesetzes kam es rückwirkend mit 16.3.2020 zur Unterbrechung der WiEReG Meldefristen sowie der Fristen in WiEReG-Zwangsstrafverfahren. Zu beachten ist, dass die Fälligkeit der Durchführung der jährlichen Sorgfaltspflichten von diesen Fristunterbrechungen nicht direkt betroffen ist. Als unterbrochen gelten nur die Fristen zur Erstattung der jährlichen Änderungs- oder Bestätigungsmeldungen, vorausgesetzt die betroffene Meldefrist ist entweder am 16.3.2020 noch nicht abgelaufen oder der Beginn des Fristlaufs fällt zwischen 16.3.2020 und 30.4.2020. Sämtliche so unterbrochenen Fristen beginnen mit 1.5.2020 neu zu laufen. Die Fristunterbrechungen können zudem noch im Verordnungswege verlängert werden.
 

Fazit

Nach dem Schwall an WiEReG-Erstmeldungen im Zeitraum von 2.5.2018 bis 15.8.2018 und einer stillen Überprüfung im Jahr 2019 trifft nunmehr sämtliche meldepflichtige Rechtsträger neben der Pflicht zur jährlichen Feststellung und Überprüfung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer auch die Pflicht zur Meldung des festgestellten Resultats (Änderungs- oder Bestätigungsmeldung). Um die jährliche Überprüfung trotz hoher Dokumentationserfordernisse fristgerecht abschließen zu können, lohnt es sich, frühzeitig einen Überblick über die einzuholenden Dokumente zu gewinnen.