Registrierkassenpflicht: Verpflichtende Erstellung des „Jahresbelegs“

Überblick

Für jede Registrierkasse ist zum Abschluss des Kalenderjahres die Erstellung eines Jahresbeleges erforderlich. Der Beleg ist als „Jahresbeleg“ auszudrucken, mittels BMF Belegcheck-App zu prüfen und sieben Jahre lang aufzubewahren. Bestimmte Registrierkassen können den Jahresbeleg alternativ elektronisch erstellen und über das Registrierkassen-Webservice an FinanzOnline übermitteln. Den Jahresbeleg, der je nach Art der Registrierkasse entweder manuell zu überprüfen ist oder automatisiert überprüft wird, benötigen Sie für die verpflichtende Überprüfung des Manipulationsschutzes Ihrer Registrierkassen.

Folgende Schritte sind bei der Erstellung und Überprüfung des Jahresbelegs, der in den überwiegenden Fällen dem Monatsbeleg für Dezember entspricht, im Detail erforderlich:

Schritt 1: Erstellung des Jahresbelegs

Der Jahresbeleg ist – auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr – bis zum 31. Dezember des Kalenderjahres zu erstellen. Wie jeder andere Monatsbeleg ist der Jahresbeleg ein Nullbeleg, der durch Eingabe des Wertes 0 (Menge „Null (0)“, Betrag der Barzahlung „Null (0)“, als handelsübliche Bezeichnung „Jahresbeleg“) erstellt wird. Dieser ist sodann auszudrucken und sieben Jahre lang aufzubewahren.

Falls Ihre Registrierkasse den Jahresbeleg elektronisch erstellt und diesen über das Registrierkassen-Webservice zur Prüfung an FinanzOnline übermittelt, ist es nicht erforderlich, den Jahresbeleg auszudrucken und aufzuheben. Es ist dabei sicherzustellen, dass die Registrierkasse über eine Schnittstelle zu FinanzOnline verfügt und damit eine manuelle Überprüfung und Aufbewahrung unterbleiben kann. Diese Frage kann Ihnen Ihr Kassenhersteller beantworten.

Für die Erstellung des Jahresbeleges ist eine funktionierende und ordnungsgemäß bei FinanzOnline aktivierte Signaturerstellungseinheit erforderlich. Für den Fall, dass Ihre Signaturerstellungseinheit zum 31.12. nicht funktioniert, ist der Jahresbeleg unmittelbar nach Ende des Ausfalls zu erstellen und zu überprüfen.

Schritt 2: Überprüfung des Jahresbelegs

Zweck des Manipulationsschutzes ist eine verpflichtende Überprüfung des Jahresbeleges vorzunehmen, welche entweder manuell mit der BMF Belegcheck-App oder automatisiert über das Registrierkassen-Webservice durchgeführt werden kann. Sofern die Registrierkasse über eine FinanzOnline-Schnittstelle verfügt, erfolgt die Überprüfung eigenständig durch die Registrierkasse.

Es ist zu beachten, dass die Überprüfung des Jahresbeleges (ob manuell oder automatisiert) spätestens bis zum 15. Februar 2023 durchgeführt werden muss. Falls die Prüfung erst nach dem 15. Februar 2023 erfolgt, kann damit eine Finanzordnungswidrigkeit erfüllt sein und eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000 pro Täter drohen.

Sonderfälle

Sofern Sie ein Unternehmen betreiben, das am 31.12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erwirtschaftet, dürfen Sie den Jahresbeleg nach dem letzten Barumsatz des 31.12.2022 bzw unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages erstellen, wenn Sie die Umsätze nach Mitternacht in Ihrer Buchhaltung noch dem 31.12.2022 zurechnen.

Führen Sie einen Saisonbetrieb und war Ihr letzter Barumsatz für dieses Kalenderjahr beispielsweise bereits im September, kann der Monatsbeleg von September (dh der Nullbeleg September) als Jahresbeleg verwendet werden. Dieser Beleg kann bereits vorab manuell geprüft werden, wenn keine automatische Überprüfung über FinanzOnline erfolgt.

Abgesehen von der Erstellung des Jahresbeleges ist weiters zu beachten, dass das vollständige Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse quartalsweise – und damit auch zu Jahresende – auf einem externen Datenträger zu sichern ist. Jede Sicherung ist ebenfalls mindestens sieben Jahre aufzubewahren. In der Sicherung hat der Jahresbeleg, der die Unveränderbarkeit des gesamten Datenerfassungsprotokolls im Wege der Signatur sichert, als letzter Beleg enthalten zu sein.

Überprüfung bestehender Registrierkassen

In der Praxis hat sich bereits des Öfteren herausgestellt, dass die Registrierung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline nicht korrekt vorgenommen wurde und damit keine gesetzeskonforme Signierung der Belege erfolgt ist. Unter Umständen kann dies an der fehlenden Überprüfung des Startbelegs liegen. Wir raten Ihnen daher, nochmals zu überprüfen, ob die Registrierkasse gemäß den Bestimmungen der RKSV ordnungsgemäß funktioniert und bei FinanzOnline aktiviert wurde. Andernfalls kann wiederum eine Finanzordnungswidrigkeit drohen.