Änderung der Lohnkontenverordnung führt zu erhöhtem Dokumentationsaufwand

Überblick

Die Lohnkontenverordnung wurde in Bezug auf lohnabgabenfreie Kostenersätze des:der Arbeitgeber:in für das Aufladen emissionsfreier Kraftfahrzeuge, insbesondere daher E-Autos und E-Bikes, sowie nicht steuerfreie Bezüge, novelliert. Mit dieser Novellierung wird der taxative Katalog, der am Lohnkonto zu erfassenden Daten um weitere Tatbestände erweitert. Die neuen Bestimmungen wurden am 27.2.2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht (vgl BGBl II Nr. 55/2023), und gelten somit seit 28.2.2023.

Das Lohnkonto

Das Einkommensteuergesetz normiert, dass Arbeitgeber:innen für jeden ihrer Arbeitnehmer:innen ein Lohnkonto spätestens ab dem 15. Tag des Monats, der dem Beginn des Dienstverhältnisses folgt, ein Lohnkonto zu führen haben. Neben allgemeinen Angaben wie Name, Versicherungsnummer und Wohnsitz sind auch beispielsweise Angaben betreffend Alleinverdiener- bzw Alleinerzieherabsetzbetrag oder Familienbonus Plus zu erfassen. Das Einkommensteuergesetz ermächtigt den:die Finanzminister:in im Wege einer Verordnung weitere Daten für die Zwecke der Berechnung, Einbehaltung, Abfuhr und Prüfung lohnabhängiger Abgaben zur Eintragung in das Lohnkonto zu verpflichten. Basierend auf dieser Berechtigung wurde die Lohnkontenverordnung 2006 erlassen, welche eine taxative Aufzählung von zusätzlich am Lohnkonto zu erfassenden Daten beinhaltet. Dieser Katalog wurde in Bezug auf abgabenfreie Kostenersätze für das Aufladen von emissionsfreien arbeitgebereigenen:arbeitgeberinneneigenen Kraftfahrzeugen (dh insbesondere E-Autos und E-Bikes) und nicht steuerfreie Bezüge geändert.

Kostenersätze für das Aufladen emissionsfreier Kraftfahrzeuge

Leistet der:die Arbeitgeber:in für das Aufladen eines arbeitgebereigenen:arbeitgeberinneneigenen Kraftfahrzeugs mit einem CO2-Wert iHv 0,00 g/km, welches einem:einer Arbeitnehmer:in auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird, einen Kostenersatz, so ist dies nunmehr in das Lohnkonto aufzunehmen. Dabei handelt es sich um einen Kostenersatz für das Aufladen an einer öffentlichen Ladestation oder für das Aufladen an einer von dem:der Arbeitnehmer:in verwendeten Ladeeinrichtung, welche die Zuordnung der Lademenge zum arbeitgebereigenen:arbeitgeberinneneigenen Kraftfahrzeug sicherstellen kann. Beim Letzteren ist zu beachten, dass auch die jeweilige Lademenge in Kilowattstunden am Lohnkonto zu erfassen ist. Beim Aufladen an einer von dem:der Arbeitnehmer:in verwendeten Ladeinrichtung, welche technisch die Lademenge dem arbeitgebereigenen:arbeitgeberinneneigenen Kraftfahrzeug nicht zuordnen kann, ist zusätzlich zum Kostenersatz in Form des pauschalen Monatsbetrags auch ein entsprechender Nachweis über die nicht mögliche Zuordnung am Lohnkonto zu erfassen. Als Nachweis kommt gemäß der Anfragebeantwortung des Bundesministeriums für Finanzen vom 8.3.2023 bspw eine Rechnung der Ladeeinrichtung, aus welcher die technischen Eigenschaften in der Regel ableitbar sind, in Betracht. Weiters sind von dem:der Arbeitergeber:in abgabenfreie Kostenersätze für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung ebenfalls am Lohnkonto zu erfassen. Kostenersätze können bis zu EUR 2.000 lohnabgabenfrei geleistet werden. Wird dieser Freibetrag überschritten, so ist der Differenzbetrag als lohnabgabenpflichtiger Vorteil in der Lohnverrechnung anzusetzen und ebenfalls am Lohnkonto zu erfassen.

Nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn bzw Gehalt

Die Lohnkontenverordnung wurde auch hinsichtlich der Erfassung von nicht steuerpflichtigem Arbeitslohn bzw Gehalt erweitert. So sind lohnabgabenfreie Kinderbetreuungszuschüsse sowie Zuschüsse für nicht beruflich veranlasste Fahrten im Rahmen von Carsharing am Lohnkonto zu erfassen.

Bei lohnabgabenfrei gewährten „Öffi-Tickets“ ist ein Nachweis über die Höhe der Kosten der übernommenen Woche-, Monats- oder Jahreskarte zum Lohnkonto zu nehmen. Dies gilt unseres Erachtens sowohl für den lohnabgabenfreien Ersatz als auch für die lohnabgabenfreie Zurverfügungstellung.

Fazit

Die Änderung der Lohnkontenverordnung führt insofern zu einem administrativen Mehraufwand als hinkünftig insbesondere im Bereich der von dem:der Arbeitgeber:in geförderten E-Mobilität einer umfangreichen Dokumentations- und Nachweispflicht nachgekommen werden muss, wenn Lohnabgabenbegünstigungen geltend gemacht werden wollen. Die Novellierung der Lohnkontenverordnung setzt den Trend der umfangreichen Nachweis- und Dokumentationspflicht bei Steuerbegünstigungen somit fort. Weiters wird ein intensiverer Informationsaustausch mit der personalverrechnenden Stelle des Unternehmens erforderlich, da nicht nur die betraglichen Kostenersätze, sondern gegebenenfalls auch die Angabe der genauen Lademenge erforderlich wird. Wir haben auf eine äußerst restriktive Prüfungspraxis bei Lohnabgabenprüfungen hinzuweisen. Dementsprechend ist es umso wichtiger, dass Ihre Dokumentationen sorgfältig und nachweisbar geführt werden. Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei dieser Thematik.