Umzugskosten in der österreichischen Lohnverrechnung und in der Steuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung

Es zahlt sich aus, sich mit dem Thema der abgabenrechtlichen Behandlung von Umzugskostenvergütungen durch Arbeitgeber:innen sowie mit dem Umgang von Umzugskosten als Werbungskosten für Arbeitnehmer:innen zu befassen. Dabei können Steuern und Abgaben gespart werden sowie konzerninterne Entsendungen oder Versetzungen für Mitarbeiter:innen finanziell attraktiv gestaltet werden.

Überblick

Die moderne Arbeitswelt fordert Mobilität und Flexibilität, die einen Ortswechsel innerhalb Österreichs oder sogar in das Ausland erfordern können. Je nach Vereinbarungen können diese Kosten von dem/der Arbeitgeber:in übernommen werden. Hier stellt sich die Frage der steuerlichen Behandlung der Umzugskostenvergütung durch den:die Arbeitgeber:in im Rahmen der österreichischen Lohnverrechnung und ob Dienstnehmer:innen Umzugskosten als steuerlich absetzbare Werbungskosten in der eigenen Einkommensteuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung ansetzen können. Im Rahmen dieses Artikels wird informiert, wie einerseits die Umzugskostenvergütungen des:der Arbeitgebers Arbeitgeberin, und andererseits die von Arbeitnehmer:innen selbst getragenen Umzugskosten steuerlich zu behandeln sind.

Steuer- und beitragsfreie Umzugskostenvergütungen durch den/die Arbeitgeber:in

Soweit die vom:von Arbeitgebern:innen für seine Arbeitnehmer:innen gezahlten Umzugskostenvergütungen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, führen diese zu keinen steuerpflichtigen Einkünften aus dem Dienstverhältnis auf Ebene des:der Arbeitnehmer:in. Das österreichische Einkommensteuergesetz zählt taxativ folgende Kostenersätze auf:

• Der Ersatz der tatsächlichen Reisekosten für Arbeitnehmer:innen und deren (Ehe)Partner:in sowie Kinder;
• Der Ersatz der tatsächlichen Frachtkosten für das Übersiedlungsgut der Arbeitnehmer:innen und deren (Ehe-)Partner:in sowie Kinder;
• Der Ersatz des Mietzinses (einschließlich sonstiger von Mieter:innen zu entrichtender Beträge), den der:die Arbeitnehmer:in von der Aufgabe seiner/ihrer bisherigen Wohnung an bis zum nächstmöglichen Kündigungstermin noch zahlen muss;
• Der Ersatz sonstiger mit der Übersiedlung verbundener Aufwendungen in Höhe von maximal 1/15 des Bruttojahresarbeitslohnes des:der betroffenen Arbeitnehmer:in.

Für sämtliche Vergütungen gilt als Voraussetzung, dass diese an oder für den/die Arbeitnehmer:in, anlässlich einer Versetzung aus betrieblichen Gründen an einen anderen Dienstort oder wegen der dienstlichen Verpflichtung, eine Dienstwohnung ohne Wechsel des Dienstortes zu beziehen, gezahlt werden. Zudem hat der Dienstnehmer den bisherigen Wohnsitz aufzugeben (Ausnahmen sind anwendbar).

Für den Ersatz der Reisekosten, Frachtkosten sowie des Mietzinses ist jeweils ein belegmäßiger Nachweis erforderlich. Kein Nachweis ist in diesem Zusammenhang für die sonstigen Aufwendungen in Höhe von maximal 1/15 des Bruttojahresarbeitslohnes erforderlich. Sonstige Aufwendungen können zB die Kosten der Ummeldung eines Kfz oder Hotelkosten in der Übersiedlungsphase sein. Als Bruttojahresarbeitslohn sind alle Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit einschließlich der steuerfreien Einkünfte aus dem betreffenden Dienstverhältnis, mit Ausnahme der unter § 26 EStG subsumierbaren nicht steuerbaren Bezüge des_der Arbeitnehmers:Arbeitnehmerin, zu verstehen. Maßgebend ist der Bruttojahreslohn des konkreten Jahres der Übersiedlung.

Soweit die vom:von Arbeitgeber:der Arbeitgeberin gezahlten Umzugskostenvergütungen im Rahmen der oben dargestellten Kriterien nicht als steuerpflichtige Einkünfte aus dem Dienstverhältnis zu qualifizieren sind, sind diese auch beitragsfrei im Hinblick aufSozialversicherung und Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeitrag, Dienstgeberzuschlag, Kommunalsteuer, Mitarbeitervorsorgekasse). Die Umzugskostenvergütungen sind, trotz Steuer- und Beitragsfreiheit, im Lohnkonto des:der betreffenden Dienstnehmers Dienstnehmerin auszuweisen.

Umzugskosten als Werbungskosten des:der Dienstnehmers:Dienstnehmerin

Werden Umzugskosten dem:der Dienstnehmer:in nicht vergütet oder können diese nicht durch den:die Dienstgeber:in nicht steuerbar gewährt werden, können Umzugskosten ggfls im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung oder der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Im Gegensatz zu den Umzugskostenvergütungen ist der Begriff der Umzugskosten als Werbungskosten weiter gefasst. So müssen die Umzugskosten (nahezu) ausschließlich beruflich veranlasst sein, auch wenn das betriebliche Interesse fehlt. Andernfalls zählen sie zum Bereich der privaten Lebensführung. Eine berufliche Veranlassung ist in folgenden Fällen gegeben:

• bei erstmaligem Antritt eines Dienstverhältnisses;
• bei Wechsel des:der Dienstgebers:Dienstgeberin (unabhängig vom Grund der Auflösung des ehemaligen Dienstverhältnisses);
• bei dauernder Versetzung durch den:die Dienstgeber:in (Entsendung oder Überlassung);
• im Falle eines unzumutbar langen Arbeitsweges.

Zu beachten ist, dass Umzugskosten nur dann als Werbungskosten abgesetzt werden können, wenn der bisherige (Familien-)Wohnsitz aufgegeben und aus beruflich veranlassten Gründen ein neuer Wohnsitz begründet wird. Wird der bestehende Wohnsitz nicht aufgegeben, dann können eventuell anderer Werbungskosten wie zB die doppelte Haushaltsführung oder pauschale Werbungskosten für Expats geltend gemacht werden. 

Nicht alle mit dem Umzug verbundene Kosten können als Werbungskosten abgesetzt werden. Insbesondere absetzbar sind jedoch

• Transport- und Packkosten
• Handwerkerkosten zur Demontage der Wohnungsausstattung
• Eigene Fahrtkosten zur Wohnungssuche und anschließende Übersiedlung
• Maklerkosten/Inseratskosten zur Suche für die neue Mietwohnung am Dienstort (Achtung: nicht zur Suche eines Nachmieters/einer Nachmieterin für die aufgegebene Wohnung)
• Mietkostenweiterzahlung nach Auszug währen der Kündigungsfrist für die alte Wohnung

Im Gegensatz können zB. die Anschaffungskosten iZm einer Eigentumswohnung (ua Maklerkosten), die Renovierungskosten der aufgegebenen Mietwohnung und die Ablösen nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.

Wird von dem:der Arbeitgeber:in in der Lohnverrechnung bzw. dem:der Arbeitnehmer:in im Rahmen der Steuererklärung das Werbungskostenpauschale für Expatriates berücksichtigt, ist zu beachten, dass von dem:der Arbeitgeber:in gewährte Umzugskostenvergütungen den Pauschalbetrag kürzen.

Fazit

Der Umzug kann nicht nur emotional, sondern auch finanziell herausfordernd werden. Zur Abfederung der finanziellen Belastungen sieht der Gesetzgeber daher bestimmte steuer- und beitragsrechtliche Begünstigungen vor. Falls der:die Arbeitgeber:in die Umzugskosten für den:die Arbeitnehmer:in übernimmt, stellt sich die Frage, ob die Voraussetzungen für nicht steuerbare Umzugskostenvergütungen erfüllt sind. Alternativ kann der:die Arbeitnehmer:in die Umzugskosten ggffl als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung oder Einkommensteuererklärung absetzen.