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Automatisierung im Rechnungswesen – Mehr Effizienz durch weniger Papier und automatisierte Prozesse
Von Robotic Process Automation (RPA) bis Cloud-Dienste: Mit den richtigen Automatisierungsschritten zu Effizienzsteigerungen sowie Zeit- und Kosteneinsparungen im Rechnungswesen
Ein gut funktionierendes Rechnungswesen und ein zielgerichtetes Controlling bilden die Basis für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung. Die Digitalisierung von Informationen und Dokumenten sowie eine fundierte Analyse und gegebenenfalls Anpassung von Abläufen stellen die Voraussetzung für ein möglichst automatisiertes Rechnungswesen dar. Durch smarte Prozessautomatisierungen können sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf anspruchsvollere Tätigkeiten fokussieren und die sich monoton wiederholenden Arbeitsschritte automatisiert ablaufen lassen.
Welche Automatisierungs- und Optimierungspotenziale bestehen im Rechnungswesen?
Prozess der elektronischen Belegverarbeitung
In vielen Unternehmen werden nach wie vor Papierbelege im Kreis geschickt. Die Praxis zeigt, dass durch eine elektronische Belegverarbeitung Prozesse im Rechnungswesen deutlich effizienter gestaltet werden können:
Elektronische Rechnungen werden nicht mehr ausgedruckt, Papierrechnungen werden nach dem Erhalt eingescannt und das Original vernichtet. Die elektronischen Belege werden über einen elektronischen Workflow an den oder die Genehmiger und dann an das Rechnungswesen zur Verbuchung übermittelt. Freigabeprozesse können so flexibel und ortsunabhängig ausgestaltet werden. Die Praxis zeigt, dass die Überzeugung der Mitarbeiter von der papierlosen Belegverarbeitung bzw. die entsprechende Umstellung der Prozesse mitunter eine der größten Herausforderungen darstellt.
Elektronisches Archiv
In Finanzabteilungen wird viel Arbeitszeit für die Suche nach Belegen, Verträgen oder sonstigen Unterlagen aufgewendet. Eine entsprechend effizient organisierte Archivierung bietet hier große Einsparungsmöglichkeiten. Immer beliebter und verbreiteter werden elektronische Archive, die entsprechend „revisionssicher“ einzurichten sind. Ein elektronisches Archiv bringt eine Menge Vorteile mit sich:
- Kosteneinsparungen im Vergleich zur klassischen Papierarchivierung
- Geringerer Platz- und Organisationsbedarf
- Zeit- und -ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente (Online-Archiv)
Online Finanzbuchhaltung
Eine Online Finanzbuchhaltung bietet die Möglichkeit, über einen gesicherten Internetzugang jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf die Daten des Rechnungswesens zu erhalten. Dadurch können einerseits die Tätigkeiten im Rechnungswesen einfacher auf unterschiedliche Personen (auch außerhalb des Rechnungswesens) verteilt oder ortsunabhängig durchgeführt werden („Flexible Working“), andererseits kann das Management Auswertungen oder Detailinformationen auch von unterwegs jederzeit abrufen. Das Hosting der Online Finanzbuchhaltung übernimmt in der Regel der Anbieter, ebenso wie die Sicherung der Daten.
Übernahme von elektronisch vorerfassten buchungsrelevanten Daten
In Unternehmen liegen zahlreiche buchhaltungsrelevante Daten bereits in elektronisch vorerfasster Form vor. In der Vergangenheit wurden diese häufig dennoch manuell ins Rechnungswesen übernommen. Beispiele dafür wären das Kassabuch, Ausgangsrechnungen, Bankkontoauszüge oder Buchungsbelege aus der Personalverrechnung. Über Schnittstellen können derartige Daten idR problemlos automatisiert im Rechnungswesen verarbeitet werden.
Automatische Bankauszugsverbuchung
Die automatische Bankauszugsverbuchung ist eine jener Funktionalitäten, mit der mitunter die größten Effizienzsteigerungspotenziale im Rechnungswesen gehoben werden können. In einem lernenden System werden die von Banken in definierten Dateiformaten zur Verfügung gestellten Kontoauszüge zunehmend automatisiert verbucht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rechnungswesens übernehmen dabei überwiegend kontrollierende Aufgaben, da ein Großteil der Buchungen automatisiert erzeugt werden kann. Offene Posten werden auf Basis der erkannten Belegnummern automatisch ausgeglichen, manuelle Abstimmungen und Fehler z.B. beim Abtippen gehören damit der Vergangenheit an.
Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie gerne!
Unser Team besteht aus erfahrenen Rechnungswesen-Praktikerinnen und -Praktikern, die über umfangreiche Projekterfahrung mit Automatisierung im Rechnungswesen verfügen. Gerne beraten und unterstützen wir Sie im Rahmen der Optimierung Ihrer Prozesse bzw. der Automatisierung in Ihrem Rechnungswesen. Kontaktieren Sie uns!
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