Rechnungs­wesen  

Kein Traum! Jedes Rechnungswesen ist so organisierbar!

Viele kleine und mittlere Unternehmen binden viel Energie im eigenen Rechnungswesen und erreichen trotzdem nicht die gewünschten Ergebnisse. Rechnungswesen-Software ermöglicht heutzutage bereits eine unglaubliche Bandbreite an technisierten Leistungen und kann hier Abhilfe verschaffen. Der Unternehmer kann sich auf sein eigentliches unternehmerisches Handeln konzentrieren und trotzdem hat er jederzeit vollen Zugriff auf die aktuelle Buchhaltung.

Unabhängig von Büro- und sonstigen Öffnungszeiten können die Belege jederzeit elektronisch erfasst und an den Steuerberater übermittelt werden. Die Belege werden nach dem Scannen beschlagwortet, und zwar in jenem Umfang, den der Unternehmer selbst bestimmt. Dabei gilt: je genauer die Belege beschlagwortet werden, desto stärker wird die Steuerberatungskanzlei unterstützt und desto kostengünstiger kann die Buchhaltung sein. Den Buchungsrhythmus und die Aktualität der Buchhaltung kann man dabei selbst bestimmen.

Zu den Banken gibt es eine Schnittstelle, die das automatische einspielen der Kontodaten ermöglicht. Im Gegenzug können aus dem Buchhaltungsprogramm Zahlungsvorschläge generiert werden, die mit Zahlungsstichtag gespeichert werden und nur noch tanmäßig freizugeben sind. Das Einhalten der Zahlungsfristen ist damit ausgelagert.

Wird das Kassabuch durch den Unternehmer elektronisch geführt (z.B. in Excel oder einem Kassaprogramm), kann auch das mittels Knopfdruck in die Buchhaltung eingespielt werden. Viele gängige Rechnungsprogramme bieten die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen in verschiedenen Dateiformaten auszugeben. Auch diese können via Schnittstelle in die Buchhaltung eingespielt werden. Somit hat man auch die Möglichkeit, sich einfach von der Debitorenverwaltung zu verabschieden und auf Wunsch das Mahnwesen auszulagern.

Es entsteht ein komplettes elektronisches Belegarchiv. Dieses bietet mehrere Vorteile gegenüber konventionellen Belegarchiven:

• Die Daten werden gemäß den Vorschriften der Bundesabgabenordnung sieben Jahre aufbewahrt und können bei Bedarf der Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden.
• Sämtliche eingescannte Belege können nach Rechnungsbetrag, Lieferant, Datum selbständig im Online-Programm gesucht werden – die Anzeige erfolgt auf dem Bildschirm.
• Die Originalbelege verlassen den Betrieb nicht mehr und stehen daher jederzeit zur Verfügung.
• Der eingescannte Beleg wird mit dem Buchungssatz in der Buchhaltung verknüpft. Auf Knopfdruck kann der Beleg angezeigt werden. Es entfällt somit das lästige Belegsuchen.

Die gesamte Buchhaltung kann über eine Schnittstelle mit dem Unternehmen ausgetauscht werden. Die Steuerberatungskanzlei übernimmt die Verarbeitung der Daten und der Unternehmer kann jederzeit am eigenen Arbeitsplatz Einblick in die laufende Buchhaltung nehmen, so als wäre sie bei ihm vor Ort. Das besonders Bequeme dabei: In Verbindung mit der elektronischen Beleganzeige kann sich der Unternehmer auf Knopfdruck die gebuchte Rechnung anzeigen lassen. 

Auf in die Zukunft

Nie mehr Akten wälzen! Die direkte online Verbindung Unternehmer – Steuerberater macht die Prozesse der Buchhaltung effizienter und rascher. Die technischen Möglichkeiten haben nicht nur den Vorteil, dass Grunddaten (Belege, Kassabuch, Bewerbungsunterlagen, ganze Personalakte) dauerhaft archiviert sind, sondern die gesamte Abwicklung der Buchhaltung gewinnt an Transparenz. Das erleichtert nicht nur Prüfungsverfahren sondern gibt dem Unternehmer aktuellen Einblick in die ausgelagerte Buchhaltung.