Homeoffice

Was versteht man unter Arbeit im Homeoffice im Sinne des Gesetzes?

Gemäß § 2h AVRAG handelt es sich um Arbeit im Homeoffice, wenn der Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt.

Was gilt, wenn nur gelegentlich im Homeoffice gearbeitet wird?

Bei gelegentlichem Homeoffice handelt es sich nicht um Homeoffice iSd 2h AVRAG. Somit kommen auch die darin enthaltenen Regelungen zum Homeoffice nicht zur Anwendung. Bei gelegentlichem Arbeiten im Homeoffice müssen bspw. auch nicht die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden.

Was versteht man aus arbeitsrechtlicher Sicht unter regelmäßiger Tätigkeit im Homeoffice?

Eine Definition dazu findet sich im Gesetz nicht. Den Gesetzesmaterialien ist lediglich zu entnehmen, dass darunter jedenfalls nicht gelegentliches Arbeiten im Homeoffice fällt. In den Gesetzesmaterialien wird dafür der Begriff der „Eintagsfliege“ verwendet. Die Mindestanzahl von 26 Homeoffice-Tagen im Jahr gilt lediglich im Steuerrecht und ermöglicht den Arbeitnehmern, die Kosten für die Anschaffung von ergonomischen Mobiliar als Werbungskosten geltend zu machen.

Kann man auch in der Wohnung der Lebenspartnerin/ des Lebenspartners im Homeoffice arbeiten?

Ja. Von der Homeoffice-Regelung ist nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers umfasst (Hauptwohnsitz, Nebenwohnsitz), sondern auch die Wohnung der Lebenspartnerin/des Lebenspartners und von anderen nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort im Homeoffice tätig wird. Will der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer ausschließlich in der eigenen Wohnung im Homeoffice tätig wird, muss das in der Homeoffice-Vereinbarung entsprechend festgehalten werden.

Besteht ein Recht darauf, im Homeoffice zu arbeiten bzw. kann Homeoffice vom Arbeitgeber einseitig angeordnet werden?

Nein. Arbeiten im Homeoffice ist stets zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber schriftlich zu vereinbaren. Laut BMA kann diese Vereinbarung auch auf elektronischem Wegen erfolgen, daher bspw. per E-Mail, ein betriebliches IT-Tool o.Ä. Da das AVRAG eine Vereinbarung vorsieht, kann Homeoffice nicht einseitig angetreten bzw. angeordnet werden.

Kann eine Betriebsvereinbarung für die Arbeit im Homeoffice geschlossen werden?

Grundsätzlich ja, jedoch können durch eine Betriebsvereinbarung nur die Rahmenbedingungen für die Arbeit im Homeoffice geregelt werden. Zusätzlich ist mit dem jeweiligen Mitarbeiter eine Einzelvereinbarung zu schließen. Aus Sicht der Praxis ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung daher nicht besonders praktikabel. Es empfiehlt sich daher eher der Abschluss einer Einzelvereinbarung mit dem jeweiligen Arbeitnehmer, da ohnehin auch bei Bestehen einer Betriebsvereinbarung jedenfalls noch dessen Zustimmung gesondert einzuholen ist.

Kann die Homeoffice-Vereinbarung befristet geschlossen werden?

Ja, dies ergibt sich insb. auch aus § 2h Abs 4 AVRAG. Es empfiehlt sich jedoch nicht die Formulierung „befristet auf die Dauer der Covid-Situation“, da dies zu unbestimmt ist und zu Rechtsunsicherheiten führt.

Kann eine befristete bzw. unbefristete Homeoffice-Vereinbarung aufgelöst werden?

Gemäß § 2h Abs 4 AVRAG kann die Homeoffice-Vereinbarung von jeder Vertragsseite aus wichtigen Gründen unter Einhaltung einer einmonatigen Frist zum Letzten eines Kalendermonats aufgelöst werden. Unabhängig von der gesetzlichen Kündigungsmöglichkeit aus wichtigem Grund, kann eine zusätzliche Beendigungsmöglichkeit in der Vereinbarung geregelt werden. Bspw. die Beendigung durch eine der Vertragsparteien auch ohne wichtigen Grund unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von bspw. zwei Monaten zum Letzten eines Kalendermonats. Zudem ist auch die Möglichkeit der einvernehmlichen Auflösung der Homeoffice-Vereinbarung jederzeit gegeben.

Gibt es Vorschriften für die inhaltliche Ausgestaltung der Homeoffice-Vereinbarung?

Aus dem Gesetzt ergeben sich keine Vorschriften betreffen die Ausgestaltung. Es empfiehlt sich jedenfalls folgende Punkte in der Vereinbarung zu regeln: Arbeitszeit, zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel/ Unterlagen, etwaiger Aufwandsersatz (Homeoffice-Pauschale), Schadenersatz, Datenschutz und Beendigung der Homeoffice-Vereinbarung.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die im Homeoffice benötigten Arbeitsmittel bereitzustellen?

Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber alle erforderlichen digitalen Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Handy, Internetanschluss) zur Verfügung stellt. Es kann aber auch vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer selbst die Arbeitsmittel zur Verfügung stellt und der Arbeitgeber die angemessenen und erforderlichen Kosten dafür übernimmt. Dies kann bspw. auch durch die Zahlung eines Pauschales erfolgen.

Muss der Arbeitgeber ein Diensthandy für die Tätigkeit im Homeoffice zur Verfügung stellen?

Aus dem Gesetzt ergibt sich, dass die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung gestellt werden müssen. Bei einem Diensthandy handelt es sich jedenfalls um ein digitales Arbeitsmittel, ob dies jedoch „erforderlich“ ist, hängt vom jeweiligen Fall ab. Hat der Arbeitnehmer im Normalfall keinen telefonischen Kontakt zu Kunden bzw. Kollegen, wird auch im Homeoffice ein Diensthandy nicht erforderlich sein. Hat der Dienstnehmer im Büro jedoch regelmäßig telefonischen Kontakt mit Kunden o.Ä. und steht ihm im Büro ein Telefon dafür zur Verfügung, kann dem Arbeitnehmer unserer Ansicht nach nicht zugemutet werden, sämtliche berufliche Telefongespräche über das Privathandy zu führen, besonders auch im Zusammenhang mit Datenschutz und dem Umstand, dass folglich diverse Klienten gezwungenermaßen die private Telefonnummer des Arbeitnehmers kennen. In einem solchen Fall muss jedenfalls ein Diensthandy zur Verfügung gestellt werden.

Wie hoch muss der (pauschale) Kostenersatz sein, wenn der Arbeitnehmer selbst die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt?

Genauere Ausführungen seitens des Gesetzgebers zur Angemessenheit des Kostenersatzes gibt es nicht. Nachdem im AVRAG aber ausdrücklich davon gesprochen wird, dass „die Kosten auch pauschaliert abgegolten werden können“, kann man unserer Ansicht nach jedenfalls die Homeoffice-Pauschale iHv EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag (für maximal 100 Homeoffice-Tage) als Richtwert heranziehen, wenn der Arbeitnehmer zB nur seine Privatlaptop und Internet zur Verfügung stellt. Muss der Arbeitnehmer sich jedoch für die Arbeit im Homeoffice zB eine hochpreisige Spezialsoftware anschaffen, müsste man prüfen, ob diese Kosten von der Pauschale gedeckt sind.

Muss der Arbeitgeber für den privaten Internetanschluss des Arbeitnehmers, der in den meisten Fällen ohnehin vorhanden ist, zwingend ein Pauschale bezahlen?

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber, wenn vom Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel in Anspruch zu nehmen sind zB Internetanschluss, eine angemessene (Pauschal-) Abgeltung zu leisten. Jedenfalls kann der Arbeitnehmer die Internetkosten, wenn dafür keine Homeoffice-Pauschale vom Arbeitgeber bezahlt wurde bzw. die drei Euro pro Homeoffice-Tag nicht voll ausgeschöpft wurden, den Differenzbetrag, im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen.

Kann das Homeoffice-Pauschale auch gewährt werden, wenn alle erforderlichen digitalen Arbeitsmittel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden?

Ja. Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind für bis zu 100 Homeoffice-Tage und bis zur Höhe von EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag abgabefrei. Der Höchstbetrag beträgt somit EUR 300,00 pro Jahr.

Diese Zahlungen können sowohl als Pauschalabgeltungen für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel, als auch allenfalls freiwillig für zB durch das Homeoffice entstanden Mehrkosten gewährt werden.

Darf man in der Personalverrechnung trotz Homeoffice das Pendlerpauschale berücksichtigen?

Grundsätzlich ja. Solange die Voraussetzungen für das Pendlerpauschale gegeben sind. Wird neben der Tätigkeit im Homeoffice an mindestens elf Tagen gependelt, kann das volle Pendlerpauschale berücksichtigt werden. Aufgrund der Covid-Situation wurde eine Ausnahmeregelung in diesem Zusammenhang geschaffen, wonach die Arbeit im Homeoffice keine Auswirkungen auf das Pendlerpauschale hat. Diese Regelung gilt jedoch vorerst nur bis 30. Juni 2021. Danach sind wieder die allgemeinen Regelungen zum Pendlerpauschale anzuwenden.

Muss der Arbeitgeber die Homeoffice-Tage dokumentieren, auch wenn kein Homeoffice-Pauschale gewährt wird?

Ja. Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Homeoffice-Tage zu dokumentieren. Die Anzahl der Homeoffice-Tage ist am Lohnkonto und am L16 auszuweisen. Dies insbesondere auch deshalb, weil der Arbeitnehmer das Homeoffice-Pauschale als (Differenz-)Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen kann, wenn das Pauschale vom Arbeitgeber nicht oder nicht in voller Höhe gewährt wurde. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass nur solche Tage als Homeoffice-Tage gelten, an denen ausschließlich in der Wohnung gearbeitet wird.