Neuerungen aus der Personalverrechnung

Jobfahrrad mit Kostenbeteiligung

Immer häufiger kaufen oder leasen Arbeitgeber:innen Fahrräder (klassische Fahrräder oder E-Bikes), um diese den Mitarbeiter:innen gegen eine Kostenbeteiligung zur Privatnutzung zu überlassen. Dieses Modell erhöht nicht nur die Arbeitgeberattraktivität und die Gesundheit der Mitarbeiter:innen, sondern bietet auch abgabenrechtliche Vorteile. Zumindest gilt dies für Kostenbeteiligungen in Form der Bezugsumwandlung, die in den meisten Fällen gewählt wird. Bei der Kostenbeteiligung in Form einer Nutzungsgebühr entfallen die abgabenrechtlichen Vorteile, da nur der Nettobezug gekürzt wird und die Bemessungsgrundlage für die Lohnabgaben unverändert bleibt. Nachfolgend gehen wir näher auf das Modell der Bezugsumwandlung ein, da sich die kürzliche Änderung der SachbezugswerteVO auf die Gestaltung und Abrechnung auswirkt:

Damit die Bezugsumwandlung anerkannt wird, ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen über die befristete oder unbefristete Reduktion der laufenden Bruttobezüge notwendig. Der kollektivvertragliche Mindestlohn darf dabei aber nicht unterschritten werden. Zu beachten ist, dass durch die Reduzierung des Bruttogehalts auch vom Bezug abgeleitete Ansprüche (wie z.B. Sonderzahlungen, Überstundenentgelte) sinken. Möchte man dies verhindern, empfiehlt es sich in der Vereinbarung über die Zurverfügungstellung des Jobfahrrades festzulegen, dass die Bruttokürzung nur die laufenden Bezüge betrifft und etwaige Folgeentgelte weiterhin auf Basis des ungekürzten Betrages berechnet werden. In diesem Fall ist aber auch zu bedenken, dass durch die gekürzten laufenden Bezüge das Jahressechstel niedriger ist und es somit bei Auszahlung der Sonderzahlungen zu einer Überschreitung des Jahressechstels kommen kann. Das bedeutet, dass ein Teil der Sonderzahlungen möglicherweise nach dem Tarif zu besteuern ist.

Durch die Bezugsumwandlung wird die Bemessungsgrundlage für sämtliche Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Lohnnebenkosten) gemindert. Die freiwillige Beibehaltung der ursprünglichen Beitragsgrundlage ist nicht möglich, da bezüglich der Behandlung in der Sozialversicherung auf die Regelungen der SachbezugswerteVO verwiesen wird (Kürzung des Bruttobezuges). Daraus ergibt sich, dass durch die Senkung der Sozialabgaben auch der zukünftige Pensionsanspruch reduziert wird. Im Sinne der Fürsorgepflicht empfehlen wir daher, die Mitarbeiter:innen entsprechend darauf hinzuweisen.

Für die Überlassung des Jobfahrrades zur privaten Nutzung – dies umfasst auch die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte – ist bei den Mitarbeiter:innen kein Sachbezug anzusetzen, ebenso wenig für das Aufladen eines E-Bikes beim Arbeitgeber bzw. bei der Arbeitgeberin. Im Gegensatz zum Sachbezug E-Auto geht durch die Überlassung eines Jobfahrrads das Pendlerpauschale/ der Pendlereuro nicht verloren.

Aus Sicht des Umsatzsteuerrechts kann, soweit eine Vorsteuerabzugsberechtigung gegeben ist, bei der Anschaffung (Kauf, Leasing) die Vorsteuer abgezogen werden. Durch den grundsätzlich entgeltlichen Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in wird eine Verwendung zu unternehmerischen Zwecken unterstellt und ist kein weiterer Nachweis der betrieblichen Nutzung erforderlich. Damit bleibt der Vorsteuerabzug unabhängig vom Ausmaß der privaten Nutzung erhalten. Umsatzsteuer für den Leistungsaustausch selbst fällt keine an, da die Bemessungsgrundlage der Sachbezugswert laut SachbezugswerteVO ist – diese ist jedoch Null.

Änderungen bei der Lohnkontenverordnung

In der ersten Ausgabe der Praxistipps für dieses Jahr haben wir über die Änderung der Sachbezugswerte-Verordnung berichtet, insbesondere in Zusammenhang mit der zunehmenden E-Mobilität. Durch die Lohnkontenverordnung wurde nun festgelegt, welche Unterlagen und Informationen diesbezüglich für das Jahreslohnkonto benötigt werden:

• Abgabenfreie Kostenersätze des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin für das Aufladen eines arbeitgebereigenen E-Autos an einer öffentlichen Ladeeinrichtung (Rechnung), wenn dieses auch privat genutzt werden darf. Zu den Privatfahrten zählt auch die Wegstrecke Wohnung - Arbeitsstätte.
• Abgabenfreie Kostenersätze des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin für das Aufladen oben genannter Fahrzeuge, wenn dafür eine Ladeeinrichtung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers verwendet wird, welche die Lademenge dem Kraftfahrzeug technisch zuordnen kann. Anzugeben ist auch die jeweilige Lademenge in Kilowattstunden.
• Abgabenfreie Kostenersätze des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin für das Aufladen der obengenannten Fahrzeuge (pauschale Monatsbeiträge), wenn dafür eine Ladeeinrichtung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers verwendet wird, bei der die technische Zuordnung der Lademenge zum jeweiligen Kraftfahrzeug nicht möglich ist. Dieser Umstand ist ebenfalls nachzuweisen.
• Abgabefreie Kostenersätze des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung durch den oder die Arbeitnehmer:in.

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass durch die Diskussion zur Thematik Kostenersätze bei E-Fahrzeugen künftig bei privat genutzten Dienstfahrzeugen mit Verbrennermotor die Übernahme von Tankrechnungen stärker in den Fokus der Abgabenprüfer rücken wird. Bisher galten diese mehr oder weniger durch den Sachbezug als abgedeckt, strenggenommen ist aber ein Kostenersatz für Ausgaben, die sowohl dem betrieblichen als auch dem privaten Bereich zugeordnet werden können, als abgabenpflichtig zu werten.

Weitere Änderungen der Lohnkontenverordnung betreffen die Erfassung des abgabenfreien Kinderbetreuungskostenzuschusses sowie das Öffi-Ticket. Bei diesem ist nun auch ein Nachweis über die Höhe der übernommenen Kosten zum Lohnkonto zu nehmen.

Sonderzahlungen bei unterjährigem Austritt von Mitarbeiter:innen

Bei Angestellten ist die Beurteilung klar, da das Angestelltengesetz eine Aliquotierung der Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss und Weihnachts-remuneration) vorsieht, und zwar unabhängig davon, in welcher Form das Arbeitsverhältnis beendet wird.

Bei den Arbeiter:innen ist diesbezüglich jedenfalls die Regelung des anzuwendenden Kollektivvertrages maßgeblich, da diese sehr unterschiedlich sind. Interessant ist dabei insbesondere die Frage, wie mit Urlaubszuschüssen umgegangen wird, die bereits ausbezahlt wurden, bevor das Dienstverhältnis beendet wurde. Folgende Varianten sind denkbar und wurden in dieser Form von OGH bestätigt:

• Wie bei den Angestellten kommt es zu einer Rückverrechnung des anteilig zu viel ausbezahlten Urlaubszuschusses (z.B. KV Arbeiter Handel). Ist bei Auszahlung des Urlaubszuschusses das Ende des Dienstverhältnisses bereits bekannt, kann der Urlaubszuschuss aliquot ausbezahlt werden.
• Eine Rückverrechnung des Urlaubszuschusses kommt nur in Frage, wenn das Dienstverhältnis auf eine bestimmte Art endet (z.B. Kündigung durch den oder die Arbeitnehmer:in, Entlassung, unberechtigter Austritt, KV Arbeiter Elektro- und Elektronikindustrie). In diesem Fall ist daher der gesamte Urlaubszuschuss auszuzahlen, auch wenn bei Auszahlung schon feststeht, dass das Arbeitsverhältnis enden wird. Eine Rück-verrechnung kommt aber in Frage, wenn das Arbeitsverhältnis beispielsweise durch Kündigung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers endet (soweit der KV dies vorsieht).
• Eine weitere Besonderheit sieht beispielsweise der KV-Arbeitskräfteüberlassung vor, wonach es grundsätzlich zu einer Rückverrechnung kommt, wenn das Arbeitsverhältnis nach Erhalt des Urlaubszuschusses aber noch vor Ablauf des Kalenderjahres endet. Arbeiter:innen sind allerdings nur zur Rückzahlung des Urlaubszuschusses verpflichtet, der dem noch nicht verbrauchten Teil des Urlaubes entspricht. Abgestellt wird dabei auf das Kalenderjahr und nicht auf das Urlaubsjahr.

Sonderzahlungen, die noch nicht ausbezahlt wurden, können in der Regel aliquotiert werden. Wenn kein Kollektivvertrag zur Anwendung kommt, dann wird bei diesen Arbeiter:innen eine Aliquotierung nach erfolgter Zahlung (Rückverrechnung) möglich sein.

Update: Telearbeit, Sozialversicherungsrechtliche Rahmenvereinbarung mit der Slowakei

Nach Deutschland und Tschechien gibt es nun auch mit der Slowakei eine sozialversicherungsrechtliche Rahmenvereinbarung betreffend grenzüber-schreitende Telearbeit, welche ab 01.06.2023 gilt. Wie schon bei den anderen Rahmenvereinbarungen kommt es auch hier zu keinem Wechsel der sozialversicherungsrechtlichen Zuständigkeit, wenn die (regelmäßig wiederkehrende) Telearbeit im Wohnortstaat maximal 40% beträgt und ein entsprechender Antrag auf Ausnahmevereinbarung bei der zuständigen Stelle (Österreich: Dachverband der Sozialversicherung, Abteilung für europäische und internationale Sozialversicherung) gestellt wird.

Begründet Homeoffice eine Betriebsstätte im Sinne des KommStG?

Mit der letzten Wartung der Kommunalsteuerrichtlinie wurde nun klargestellt, dass durch eine bloße Homeoffice-Vereinbarung sowohl bei nationalen als auch grenzüberschreitenden Sachverhalten grundsätzlich keine Betriebsstätte im Sinne des KommStG begründet wird. Nur wenn eine betriebliche Mitbenutzung vorliegt (z.B. Gewerbeanmeldung unter der Wohnungsadresse, Angabe als Kontaktadresse für Kunden) ist von der Begründung einer Betriebsstätte auszugehen.