Rechnungswesen: Die Zukunft startet jetzt

Unabhängig von Büro- und sonstigen Öffnungszeiten können die Belege jederzeit elektronisch erfasst und an den Steuerberater übermittelt werden. Der Kunde entscheidet selbst, wieviel Zeit er in sein Rechnungswesen investieren möchte und welche Tätigkeiten er auslagert. „Von Full-Service bis zu individuellen Lösungen mit der Übernahme einzelner Tätigkeiten ist alles möglich. Wir sehen uns als unabhängige Schnittstelle zwischen Klienten und Buchhaltung und vereinbaren vorab, welche Tätigkeiten wir und welche der Klient erledigen wird“, erklärt Deloitte Styria-Partnerin Karin Eckhart.

Steuerung per Knopfdruck
Zu den Banken besteht eine Schnittstelle, die das automatische Einspielen der Kontodaten ermöglicht. Im Gegenzug können aus dem Buchhaltungsprogramm Zahlungsvorschläge generiert werden, die mit Zahlungsstichtag gespeichert werden und nur noch mittels Tan freizugeben sind. Das Einhalten der Zahlungsfristen ist damit ausgelagert.

Wird das Kassabuch durch den Unternehmer elektronisch geführt (z.B. in Excel oder einem Kassaprogramm), kann auch das mittels Knopfdruck in die Buchhaltung eingespielt werden. „Viele gängige Rechnungsprogramme bieten die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen in verschiedenen Dateiformaten auszugeben. Auch diese können via Schnittstelle in die Buchhaltung eingespielt werden. Somit hat man auch die Möglichkeit, sich einfach von der Debitorenverwaltung zu verabschieden und auf Wunsch das Mahnwesen auszulagern,“ gibt Karin Eckhart Einblick.

Vorteile für Unternehmen
Es entsteht ein komplettes elektronisches Belegarchiv. Dieses bietet mehrere Vorteile gegenüber konventionellen Belegarchiven:

• Die Daten werden gemäß den Vorschriften der Bundesabgabenordnung sieben Jahre aufbewahrt und können bei Bedarf der Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden.
• Sämtliche eingescannte Belege können nach Rechnungsbetrag, Lieferant, Datum selbständig im Online-Programm gesucht werden – die Anzeige erfolgt auf dem Bildschirm.
• Die Originalbelege verlassen den Betrieb nicht mehr und stehen daher jederzeit zur Verfügung.
• Der eingescannte Beleg wird mit dem Buchungssatz in der Buchhaltung verknüpft. Auf Knopfdruck kann der Beleg angezeigt werden. Es entfällt somit das lästige Belegsuchen.

Die gesamte Buchhaltung kann über eine Schnittstelle mit dem Unternehmen ausgetauscht werden. Die Steuerberatungskanzlei übernimmt die Verarbeitung der Daten und der Unternehmer kann jederzeit am eigenen Arbeitsplatz Einblick in die laufende Buchhaltung nehmen, so als wäre sie bei ihm vor Ort. „Das besonders Bequeme dabei: In Verbindung mit der elektronischen Beleganzeige kann sich der Unternehmer auf Knopfdruck die gebuchte Rechnung anzeigen lassen. Die direkte online Verbindung Unternehmer – Steuerberater macht die Prozesse der Buchhaltung effizienter und rascher“, ist Karin Eckhart begeistert. Die technischen Möglichkeiten haben nicht nur den Vorteil, dass Grunddaten (Belege, Kassabuch, Bewerbungsunterlagen, ganze Personalakte) dauerhaft archiviert sind, sondern die gesamte Abwicklung der Buchhaltung gewinnt an Transparenz. Das erleichtert nicht nur Prüfungsverfahren sondern gibt dem Unternehmer aktuellen Einblick in die ausgelagerte Buchhaltung.

Individualität ist Trumpf
„Technisch ist vieles möglich – im persönlichen Gespräch eruieren wir gemeinsam mit den Klienten den individuellen Bedarf und erstellen ein maßgeschneidertes Angebot, das speziell auf ihre Bedürfnisse angepasst ist“, erklärt Karin Eckhart. In einem kostenlosen Erstgespräch werden Umfang und mögliche Varianten durchgesprochen um zur bestmöglichen Buchhaltungslösung zu gelangen. „Schließlich ist die Buchhaltung Ihres Unternehmens so facettenreich wie Ihr Unternehmen.“