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Pauschale Reisekosten – Neuerungen für Sportvereine

Überblick

Seit 1.1.2023 gelten neue Regelungen für die Auszahlung von sog. pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen (PREA) durch gemeinnützige Sportvereine. Die Maximalbeträge der unter bestimmten Voraussetzungen abgabenfrei auszahlbaren Aufwandsentschädigungen wurden deutlich erhöht. Gleichzeitig bestehen jedoch nunmehr umfangreiche Aufzeichnungs- und Meldepflichten für die auszahlenden Vereine.

 

Pauschale Reiseaufwandsentschädigungen

Die allgemeinen Voraussetzungen für die Auszahlung von pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen wurden nicht geändert: (steuerlich) gemeinnützige Sportvereine dürfen demnach an Sportler:innen, Schiedsrichter:innen und Sportbetreuer:innen (z.B. Trainer:innen, Masseure, Masseurinnen) pauschale Entschädigungen für die bei diesen Personen anfallenden Reisekosten bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen steuerfrei auszahlen.

Diese Grenzbeträge wurden nunmehr wesentlich erhöht: pro Einsatztag können EUR 120,- (anstelle von EUR 60,-) ausbezahlt werden. Die monatliche Höchstgrenze wurde ebenso von EUR 540,- auf EUR 720,- angehoben.

Neben der Einkommensteuerbefreiung besteht für die pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen auch eine Befreiung in der Sozialversicherung. Voraussetzung für diese Befreiung ist jedoch, dass die für den Sportverein ausgeübte Tätigkeit nicht den Hauptberuf bzw. die Haupteinnahmequelle bildet.

 

Aufzeichnungs- und Meldepflichten

Über die erfolgten Auszahlungen der pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen mussten von den Vereinen schon bislang entsprechende Aufzeichnungen geführt und im Fall einer abgabenrechtlichen Prüfung vorgelegt werden. Neu hinzugekommen ist nunmehr die Verpflichtung, die in einem Kalenderjahr ausbezahlten pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen bis Ende Februar des Folgejahres dem zuständigen Finanzamt mittels amtlichem Formular bekannt zu geben. Somit sind von den Sportvereinen erstmals die im Kalenderjahr 2023 ausbezahlten Beträge bis spätestens Ende Februar 2024 zu melden.

An der genauen Ausgestaltung der Meldung wir derzeit noch gearbeitet. Aktuell vorgesehen ist eine Meldung über den elektronischen Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA).

 

Handlungsbedarf für Vereine

Durch die nunmehr vorgesehene Meldepflicht der ausbezahlten pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen werden viele Sportvereine erstmals in Kontakt mit dem Finanzamt kommen. Es ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung im Zuge der erstmaligen Übermittlung der Daten zusätzliche Informationen bzw. Unterlagen von den Vereinen anfordern wird, insbesondere für die Prüfung der steuerlichen Gemeinnützigkeit (als eine wesentliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit der ausbezahlten pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen).

Neben einer Reihe von weiteren Voraussetzungen muss vor allem die Rechtsgrundlage (Statuten, Satzung) eines steuerlich gemeinnützigen Vereins strengen formalen Anforderungen entsprechen. In der Praxis weisen leider viele Vereinsstatuten teils gravierende Mängel auf, die zu einer Aberkennung der steuerlichen Gemeinnützigkeit und damit zu einem Verlust sämtlicher steuerlicher Begünstigungen des Vereins führen können. Durch den Wegfall der steuerlichen Gemeinnützigkeit des auszahlenden Vereins würden in der Folge auch die pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen nach den allgemeinen Vorschriften der Einkommensteuer unterliegen. Die auszahlenden Vereine sollten daher jedenfalls rechtzeitig vor der erstmaligen Datenübermittlung an das Finanzamt ihre Statuten in Hinblick auf die Einhaltung der steuerlichen Voraussetzungen überprüfen.

Die Durchführung der Meldungen selbst wird für die Vereine zu einem zusätzlichen administrativen Aufwand führen. Abhängig von der endgültigen Ausgestaltung der elektronischen Meldung sind auch die technischen Rahmenbedingungen zu schaffen (Einrichtung eines Zugangs, eventuell Anschaffung von Software, etc.). Deloitte kann hier jedenfalls unterstützen bzw. auch die Meldung für die Vereine übernehmen.

 

Handlungsbedarf für Zahlungsempfänger

Die Steuerfreiheit der pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen ist nur bis zu den genannten Höchstgrenzen gegeben. Erhält eine Person von mehreren Vereinen Zahlungen und überschreiten diese in Summe die Höchstgrenzen, so muss eine entsprechende Einkommensteuererklärung abgegeben und müssen die übersteigenden Beträge versteuert werden. Durch die verpflichtende Meldung sämtlicher Zahlungen liegen dem Finanzamt diese Informationen in Zukunft auch vor.

 

Fazit

Die Erhöhung der Grenzen für die Auszahlung von steuerfreien pauschalen Reiseaufwandsentschädigungen ist eine maßgebliche Erleichterung für gemeinnützige Sportvereine. Gleichzeitig führt die Pflicht zur Datenübermittlung an das Finanzamt zu mehr administrativem Aufwand. Vor der erstmaligen Datenübermittlung sollten jedenfalls die Vereinsstatuten auf die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben an gemeinnützige Vereine geprüft werden.

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