Personalverrechnung Highlights inkl LSt-Wartungserlass

In der zweiten Ausgabe der Praxistipps gehen wir – da nun die finale Version vorliegt – auf die wichtigsten Änderungen in den Lohnsteuer-richtlinien ein. Die Änderungen ergeben sich unter anderem aus dem Abgabenänderungsgesetz 2023, dem Progressionsabgeltungsgesetz 2024 und der Einarbeitung von geänderten Verordnungen (zB. Sachbezugswerte-Verordnung oder Lohnkonten-Verordnung).

• Im Inland beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer:innen können in die unbeschränkte Steuerpflicht optieren, wenn 90% der Einkünfte der österreichischen Einkommensteuer unterliegen und die nicht der österreichischen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte EUR 12.816 nicht überschreiten. Wird in die unbeschränkte Steuerpflicht optiert, können unter anderem diverse Absetzbeträge (Familienbonus plus, Alleinerzieher- und Alleinverdienerabsetzbetrag, Unterhaltsabsetzbetrag) im Rahmen der Veranlagung angesetzt werden. Diese können bei der laufenden Abrechnung nicht berücksichtigt werden.

• An Arbeitnehmer:innen kann für begünstigte Kinder jeweils ein steuerfreier Kinderbetreuungszuschuss bis zu EUR 2.000 gewährt werden, wenn der Zuschuss allen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmer:innen zugutekommt. Begünstigt sind Kinder, für die ein Kinderabsetzbetrag zusteht und die zu Beginn des Kalenderjahres das 14. Lebensjahr (bis 2023: 10. Lebensjahr) noch nicht vollendet haben. Geändert hat sich nicht nur die jährliche Höhe des steuerfreien Kinderbetreuungszuschusses (bis 2023: EUR 1.000), sondern auch die Kriterien der Zahlung. Musste der Zuschuss bisher direkt an die Betreuungseinrichtung gezahlt werden, können Arbeitgeber:innen beginnend mit 2024 die Zahlung auch an die Arbeitnehmer:innen leisten, wenn eine entsprechende Rechnung der Kinder-betreuungseinrichtung vorgelegt wird. Unverändert ist das Erfordernis der Abgabe des (überarbeiteten) Formulars L35. Wird ein steuerfreier Kinderbetreuungszuschuss gewährt, ist dies am Lohnkonto entsprechend mitzuführen.

• In Bezug auf zur Privatnutzung überlassene arbeitgebereigene Kraftfahrzeuge mit einem CO2-Emissionswert von 0 g/km sowie arbeitgebereigene Fahrräder oder Krafträder wurde in der Sachbezugswerteverordnung nun klargestellt, dass ein Sachbezugswert von Null auch dann anzusetzen ist, wenn die Zurverfügungstellung derartiger Kraftfahrzeuge im Rahmen einer (befristeten oder unbefristeten) Umwandlung überkollektivvertraglicher Bezüge erfolgt. Dementsprechend wurde auch die Lohnsteuerrichtlinie angepasst. Betont wird dabei, dass es aus steuerrechtlicher Sicht zulässig ist, nur die laufenden Bezüge zu reduzieren. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass es dadurch bei den sonstigen Bezügen zu Überschreitungen des Jahressechstels kommen kann. Eingearbeitet wurde auch die in der Anfragebeantwortung des BMF vom 7.2.2023 getätigte Aussage, dass Arbeitnehmer:innen grundsätzlich auch mehrere (E-)Bikes nutzen können, soweit sichergestellt ist, dass das (E-)Bike nicht von anderen Personen benützt wird.

• Komplett überarbeitet wurde der Themenbereich Ladekosten im Zusammen-hang mit emissionsfreien Fahrzeugen. Diesbezüglich verweisen wir auf das Update zur Elektromobilität in dieser Ausgabe der Praxistipps.

• Im Fall der zinsfreien oder zinsverbilligten Gewährung eines Arbeitgeberdarlehens oder Gehaltsvorschusses ist ein Sachbezug (Zinsersparnis) anzusetzen, wenn das Darlehen oder der Gehaltsvorschuss EUR 7.300 übersteigt. Wird ein variabler Sollzinssatz vereinbart, beträgt der Referenzzinssatz 4,5% (2024). Als Sachbezugs-wert wird der Differenzbetrag zwischen tatsächlich anfallenden Zinsen und den Zinsen aufgrund des Referenzzinssatzes angesetzt. Wird ein fixer Sollzinssatz vereinbart oder ist das Darlehen/der Gehaltsvorschuss zinsfrei, ist der Referenzzinssatz, der von der Österreichischen Nationalbank für den Monat des Abschlusses des Darlehensvertrages veröffentlichte „Kreditzinssatz im Neugeschäft an private Haushalte für Wohnbau mit anfänglicher Zinsbindung über zehn Jahre“ abzüglich eines 10%-igen Abschlages. Dieser Referenzzinssatz ist für die gesamte Rückzahlungsdauer maßgeblich.

• Wenn Arbeitnehmer:innen das privat gekaufte Öffi-Ticket nachweislich für Dienstreisen benutzen, können die fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel als Reisekostenersatz nicht steuerbar ersetzt werden. Hier ist nun pro Kalenderjahr eine Begrenzung mit den Kosten des Klimatickets Österreich Classic zu beachten.

• Änderungen gibt es bei den Dienst-erfindungen, diesbezügliche Prämien sind als sonstiger Bezug mit einem festen Steuersatz zu versteuern. Soweit der feste Steuersatz zur Anwendung kommt, steht keine Progressions-ermäßigung zu. Kommt es hingegen zu einer Überschreitung des Jahressechstels, kann der Hälftesteuersatz angewendet werden, wenn der Patentschutz noch aufrecht ist.

• Eingearbeitet wurde die Änderung beim Freibetrag für Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen, für Sonn-, Feiertags- und Nacharbeit und damit in Zusammenhang stehenden Überstundenzuschlägen (Erhöhung Freibetrag von EUR 360 auf EUR 400). Eingefügt wurde auch die befristete Erhöhung des Freibetrages für Überstunden-zuschläge von EUR 86 auf EUR 200 für die ersten 18 Überstunden im Monat (gültig für 2024 und 2025), danach beträgt der Freibetrag voraussichtlich EUR 120 für die ersten 10 Überstundenzuschläge im Monat.

• Aufgrund der Judikatur des VwGH kam es auch zu Anpassungen bei den Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen, die wir Ihnen wegen der großen Bedeutung in der Praxis nicht vorenthalten möchten: Hervorgehoben wird insbesondere, dass in jenen Fällen, in denen die Voraussetzungen des § 68 Abs 5 EStG erfüllt sind (Gewährung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift) auch die Angemessenheit der gewährten SEG-Zulage zu prüfen ist. Die bloße Bezeichnung als SEG-Zulage sichert demnach die steuerliche Begünstigung nicht, soweit ein sachlich vertretbarer Zusammenhang zwischen dem Ausmaß der erheblichen zwangsläufigen Verschmutzung, der außerordentlichen Erschwernis oder der besonderen zwangsläufigen Gefährdung und der gewährten Zahlung nicht besteht und die Zahlung ihrem wirtschaftlichen Gehalt nach daher teilweise als Abgeltung der vom Arbeitnehmer erbrachten Arbeitsleistung zu betrachten ist. Diese Angemessenheits-prüfung beinhaltet eine Schätzung, da eine angemessene Zulage weder durch einen absoluten Betrag noch durch einen Prozentsatz vom Lohn festgelegt werden kann.

Dies ist insofern hervorzuheben, da bei Lohnabgabenprüfungen nunmehr die Angemessenheit der SEG-Zulagen stark in den Fokus gerückt ist und bei unangemessen hohen Zulagen die Steuerfreiheit zumindest teilweise verneint wird. Insofern ist dringend eine Evaluierung zu empfehlen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit und eine allfällige Beitragsfreiheit bei ausbezahlten SEG-Zulagen tatsächlich erfüllt sind.

• Infolge der Änderung der Lohnkonten-verordnung wurden vor allem Punkte in Zusammenhang mit dem Kostenersatz für das Aufladen der arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuge (Nachweis der Lademenge in kWh bzw. Nachweis, dass die Ladeeinrichtung die Lademenge nicht einem bestimmten Kraftfahrzeug zuordnen kann) bzw. der Anschaffung von Ladeeinrichtungen (Nachweis über die Kosten der Ladeeinrichtung) eingefügt. Die angeführten Nachweise sind zum Lohnkonto zu nehmen.

Behandlung von Folgeprovisionen in der Sozialversicherung

Solange das Dienstverhältnis und die Pflichtversicherung aufrecht sind, besteht an der Beitragspflicht kein Zweifel. Fragen tauchen dann auf, wenn zwar das Dienstverhältnis aufrecht ist, aber die Pflichtversicherung beendet ist (entgeltfreie Zeiten aufgrund Karenz, Präsenzdienst, Krankengeldbezug) bzw. wenn Folgeprovisionen nach Beendigung des Dienstverhältnisses gezahlt werden.

Im ersten Fall besteht – obwohl keine Pflichtversicherung vorliegt – Beitragspflicht für die während der entgeltfreien Zeiten gezahlte Folgeprovision. Bei der mBGM ist die Folgeprovision mit der Verrechnungsgrundlage 4 zu melden (SV-Verrechnung ohne Zeit in der SV). Die Zahlung führt zu keinem Ruhen des Krankengeldes.

Im zweiten Fall wird danach unterschieden, ob mit der Folgeprovision Betreuungspflichten verbunden sind oder nicht. Ohne Betreuungspflicht sind nach dem Ende des Dienstverhältnisses gezahlte Folgeprovisionen beitragsfrei. Wenn jedoch eine Betreuungspflicht besteht, kann es zu einer Versicherungspflicht als freier Dienstnehmer oder als freie Dienstnehmerin kommen.