Highlights aus der Personalverrechnung

Die Nationalratswahlen im September haben die Gesetzgeber:innen dazu motiviert, noch schnell ein paar Gesetzesänderungen anzuregen, auf die wir im Folgenden kurz eingehen, auch wenn Sie als Arbeitgeber:innen zum Teil nicht direkt davon berührt werden. Aus der Rechtsprechung haben wir eine interessante Entscheidung für Sie zu den Reiseaufwandsentschädigungen herausgegriffen.

Das Ende der Wochengeldfalle

Bis Juni 2024 hatten Frauen keinen Anspruch auf Wochengeld für ihr zweites Kind, wenn sie sich für das einkommensabhängige Kinderbetreuungsgeld entschieden haben (nur bis zum 1. Lebensjahr des Kindes), aber eine längere gesetzliche Karenz in Anspruch genommen haben und währenddessen neuerlich schwanger wurden. Für die Zeit des Beschäftigungsverbotes stand daher mangels Kinderbetreuungsgeldbezuges kein Wochengeld zu, was vom OGH schon im Jahr 2022 als EU-rechtswidrig erkannt wurde.

Diese Wochengeldfalle wurde nun mit dem Sonderwochengeld beseitigt, das dann zusteht, wenn aus oben angeführten Gründen kein Wochengeldanspruch besteht, ohne die Karenz aber ein Wochengeldanspruch vorliegen würde.

Das Sonderwochengeld steht acht Wochen vor bis acht Wochen nach der Geburt zu, in besonderen Fällen zwölf Wochen nach der Geburt (Frühgeburt, Mehrlingsgeburt, Kaiserschnitt). Der Höhe nach entspricht es dem erhöhten Krankengeld, welches auf dem letzten (valorisierten) Arbeitsverdienst basiert.

Solange Sonderwochengeld bezogen wird, ist die Mitarbeiterin kranken- und pensionsversichert. Da für die Dauer des Bezuges von Sonderwochengeld Beitragspflicht zur Mitarbeiter:innenvorsorgekasse besteht, sind Arbeitgeber:innen und Personalverrechner:innen davon in Kenntnis zu setzen.

Das Gesetz gilt rückwirkend ab 01.09.2022, Betroffene können bis 30.06.2025 Anträge stellen, wenn das Beschäftigungsverbot vor der Gesetzesverkündung eintrat.

Status des begünstigt Behinderten nur noch mit Feststellungsbescheid

Mitarbeiter:innen, die zum Kreis des:der begünstigten Behinderten gehören (Behinderungsgrad mindestens 50%), unterliegen dem Behinderteneinstellungsgesetz, das wichtige Vergünstigungen vorsieht, unter anderem den besonderen Kündigungsschutz. Im Rahmen der Judikatur bestand Uneinigkeit darüber, ob für den Behindertenstatus bereits der Behindertenpass ausreicht oder ob dafür der Feststellungsbescheid des Sozialministeriumservices über die Zugehörigkeit zum Kreis der begünstigten Behinderten erforderlich ist.

Diese Unklarheit wurde mit Wirksamkeit seit 19.7.2024 dahingehend beseitigt, dass der Behindertenpass nun ausdrücklich nicht als Nachweis für die Zugehörigkeit zum Kreis des:der begünstigten Behinderten gilt. Damit greift beispielsweise der besondere Kündigungsschutz bei behinderten Mitarbeiter:innen nur dann, wenn sie auch den entsprechenden Feststellungsbescheid des Sozialministeriumservices vorlegen können.

Valorisierung der Zuverdienstgrenze

Rückwirkend mit 01.01.2024 ist die Zuverdienstgrenze für die Familienbeihilfe und die Studienbeihilfe von EUR 15.000,00 auf EUR 16.455,00 erhöht worden. Ab 2025 findet zudem eine jährliche Valorisierung mit dem jeweiligen sozialversicherungsrechtlichen Anpassungsfaktor statt. Wie bisher ist zu beachten, dass das für die Zuverdienstgrenze relevante Einkommen bei der Studienbeihilfe auch die Sonderzahlungen mit einbezieht (Bruttoeinkommen abzüglich Sozialversicherungsbeiträge, Werbungskosten und Sonderausgaben). Bei der Familienbeihilfe hingegen werden nur die laufenden Bezüge (nach Abzug der Sozialversicherungsbeiträge, Pendlerpauschale und Werbungskostenpauschale, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen) für die Beurteilung der Zuverdienstgrenze herangezogen.

Korrektur von Lohnzetteln stellt künftig ein rückwirkendes Ereignis dar

Bisher stellte nur die Berichtigung eines Lohnzettels im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung ein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Bundesabgabenordnung dar. Seit 20.07.2024 trifft dies auch auf alle nachträglich übermittelten bzw. berichtigen Lohnzettel zu. Das bedeutet, dass jede Übermittlung eines korrigierten Jahreslohnzettels von Amts wegen zu einer Neufestsetzung eines bereits ergangenen Veranlagungsbescheides bei den betroffenen Mitarbeiter:innen führen kann. Die Neufestsetzung erfolgt in Form eines Abänderungsbescheides, nur dieser kann mittels Beschwerde bekämpft werden.

Umwandlung von virtuellen Anteilen in Start-up-Mitarbeiterbeteiligungen bis Ende 2025

Vor Einführung der Start-Up-Mitarbeiterbeteiligung gem § 67a EStG wurden bei neu gegründeten Unternehmen häufig virtuelle Anteile an die Mitarbeiter:innen ausgegeben z.B. in Form sogenannter Phantom Shares. Diese virtuellen Anteile stellen keine tatsächliche Beteiligung dar, sondern räumen lediglich einen schuldrechtlichen Anspruch auf Teilhabe am Gewinn bzw. am Unternehmenswert ein. Zuflüsse an die Mitarbeiter:innen sind demzufolge als sonstige Bezüge zu versteuern. Bei einer Änderung dieser virtuellen Anteile auf eine Start-up-Mitarbeiterbeteiligung muss grundsätzlich eine Bewertung des Vorteils erfolgen, der aus der Einlösung des virtuellen Anteils entsteht.

Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2024 wurde nun die Möglichkeit eingeräumt, bis Ende 2025 steuerneutral auf die Start-up-Mitarbeiterbeteiligung umzusteigen, indem bei den Mitarbeiter:innen dafür kein geldwerter Vorteil angesetzt wird. Damit für den Umtausch kein Sachbezug anzusetzen ist, müssen jedoch alle Voraussetzung für die Einräumung einer Start-Up-Mitarbeiterbeteiligung erfüllt sein. Zu beachten ist, dass die Fristen des § 67a EStG mit der Umstellung neu zu laufen beginnen.

Wegfall der Steuerfreiheit von Reiseaufwandsentschädigungen für Baustellen- und Montagetätigkeit bei einem festen Arbeitsplatz

Grundsätzlich liegt eine Dienstreise vor, wenn Mitarbeiter:innen ihren Dienstort bzw. das Werksgelände des Arbeitgebers verlassen, weil sie bei Kunden/ Auftraggebern zum Einsatz kommen. Viele Kollektivverträge sehen in diesem Fall Reiseaufwandentschädigungen vor, die bis zu den im Gesetz vorgesehenen Grenzen (aktuell EUR 26,40 täglich im Inland, EUR 15,00 für die Nächtigung) steuerfrei belassen werden können.

Werden die Mitarbeiter:innen allerdings dauerhaft bei dem/der gleichen Auftraggeber:in eingesetzt, weil beispielsweise dessen Anlagen ständig gewartet, auf-, um- oder abgebaut werden müssen, entsteht ein weiterer Dienstort und kann aus steuerrechtlicher Sicht nicht mehr von einer Dienstreise ausgegangen werden. Sind daher aufgrund der Kollektivvertrages Reiseaufwandsentschädigungen zu zahlen, sind diese zur Gänze steuerpflichtig abzurechnen. Begründet wird dies damit, dass beim Einsatz auf einer festen Arbeitsstätte die spezielle Belastungssituation bzw. Reiseerschwernis nicht gegeben ist, die bei wechselnden Einsatzorten auftritt.

Neuer Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe

Der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe wurde komplett neu gestaltet, beispielsweise gilt dieser nun sowohl für Angestellte als auch für Arbeiter:innen, weiters für Lehrlinge und Praktikant:innen. Ein Großteil der Regelungen tritt bereits mit 01.11.2024 in Kraft, ein Teil der Regelungen allerdings erst mit 01.05.2025. Nachfolgend eine kleine Auswahl der wichtigsten Neuerungen ab November 2024:

Klargestellt wird, dass betreffend Kündigungen die gesetzlichen Kündigungsfristen zur Anwendung kommen und als Kündigungstermine der 15. und Monatsletzte in Frage kommen. Das erste Monat gilt – von Ausnahmen abgesehen – künftig automatisch als Probemonat.

Eine Durchrechnung der Arbeitszeit mit einer Arbeitszeit für Vollzeitkräfte von bis zu 9 Stunden täglich und 48 Stunden wöchentlich wird künftig für alle Mitarbeiter:innen möglich sein, unabhängig davon, ob ein Saisonbetrieb vorliegt oder nicht. Voraussetzung ist allerdings, dass das Arbeitsverhältnis zumindest neun Monate dauert. Arbeitsstunden außerhalb der Durchrechnung gelten jedenfalls als Überstunden und werden mit einem Zuschlag von 50% abgegolten. Wird an sechs Arbeitstagen gearbeitet, so ist einerseits auf die Einhaltung der Wochenruhe von 36 Stunden zu achten und andererseits müssen betroffene Mitarbeiter:innen am Ende des Durchrechnungszeitraumes auf durchschnittlich zwei arbeitsfreie Tage pro Woche kommen. In Bezug auf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit (48 Stunden, rollierende Betrachtung) wird von der gesetzlich vorgesehenen Verlängerungsmöglichkeit (von 17 auf 26 Wochen) Gebrauch gemacht.

Für Teilzeitbeschäftigte Personen gibt es künftig zwei Möglichkeiten der Beschäftigung. Wird die kollektivvertragliche Durchrechnung nicht genutzt, kommen die gesetzlichen Regelungen zur Anwendung (25% Mehrarbeitszuschlag, kein Mehrarbeitszuschlag bei Zeitausgleich im Kalenderquartal oder einem anderen dreimonatigen Zeitraum). Wird die kollektivvertragliche Durchrechnung vereinbart, kann der Durchrechnungszeitraum bis zu 26 Wochen betragen (bei befristeten Verträgen neun Monate), nicht ausgeglichene Mehrarbeit gilt allerdings als Überstunde (Zuschlag 50%).

Ein Nachtarbeitszuschlag (bis zu EUR 27,00) steht künftig allen Mitarbeiter:innen zu, die zwischen 0:00 und 6:00 Uhr Arbeitsleistungen erbringen, wobei der Zuschlag für jeweils zwei (angefangene) Stunden gewährt wird. Feiertagsarbeitsentgelt steht künftig allen Mitarbeiter:innen zu, die an einem Feiertag arbeiten, der auf einen Sonntag fällt, außerdem besteht Anspruch auf einen zusätzlichen freien Tag, wenn Mitarbeiter:innen an mehr als sechs Feiertagen im Jahr beschäftigt werden.

Für den Anspruch auf Sonderzahlungen beträgt bei den Arbeiter:innen die Wartezeit nur mehr ein Monat (= Probemonat), Bemessungsgrundlage ist das im Fälligkeitsmonat zustehende Ist-Gehalt bzw. der Ist-Lohn für die Normalarbeitszeit einschließlich allfälliger Nachtarbeits- und Fremdsprachenzulagen. Das Entgelt für Überstunden gehört nicht zur Bemessungsgrundlage für die Sonderzahlungen (Ausnahme bei All-In).