Zeitgemäßes Rechnungswesen

Elektronische und automatisierte Datenverarbeitung in der Buchhaltung führt dazu, dass Prozesse im Rechnungswesen effizienter gestaltet werden können. Papierlose Verarbeitung und elektronische Rechnungsfreigaben bedeuten eine Zeitersparnis bei der Datenübermittlung.

Schnelle Verfügbarkeit, rasche Verarbeitung

Die elektronische Verfügbarkeit von relevanten Daten – wie etwa Umsatzzah-len aus dem Online-Shop, dem Hotelprogramm oder sonstigen ERP-Systemen – ermöglichen eine sehr zeitnahe Erfassung in der Buchhaltung.

In einer modernen Buchhaltung werden sämtliche Daten im Wochenrhythmus verarbeitet. Dazu benötigt es keine eigene Abteilung für Rechnungswesen mehr. Daten und Belege gelangen automatisiert und elektronisch zum Buch-halter oder Steuerberater.

Ungenutzte Chance für zeitnahes Reporting

Diese schnell verfügbaren Daten werden noch viel zu selten für die aktive Steuerung des Unternehmens genutzt. Möglichkeiten gäbe es dafür jedoch viele: Durch die Ankopplung von Reportingsystemen an die Buchhaltung können Daten in Echtzeit abgefragt und online zur Verfügung gestellt werden. Das Reporting muss nicht mehr manuell erstellt und versendet werden. Die Reporting-Tools greifen die Daten selbständig aus der Rechnungswesen-Software ab. Somit sind sämtliche Auswertungen unmittelbar nach Abschluss der Buchhaltungsarbeiten verfügbar.

Moderne Ansicht statt Zahlenfriedhöfe

Dynamische Rechnungswesen-Berichte waren früher vor allem großen Unternehmen vorbehalten, die über ein eigenes Controlling oder eine entsprechend leistungsfähige Software verfügt haben. Heute sind dank der technischen Möglichkeiten entsprechende Tools auch für Klein- und Mittelbetriebe erhältlich und leistbar. Monatliche Saldenlisten und betriebswirtschaftliche Erfolgsrechnungen in Papier- oder PDF-Form wurden längst abgelöst von Apps oder Web-Interfaces, über die das Unternehmen online auf die Auswertungen zugreifen kann.

Die Tools sind interaktiv: Somit können zum Beispiel per Mausklick der Betrachtungszeitraum verändert oder Datenreihen in Grafiken ein- und ausgeblendet werden. Zudem ist die Aussagekraft durch interaktive und individuell gestaltbare, grafisch ansprechende Reports um ein Vielfaches höher als die altgewohnten „Zahlenfriedhöfe“, die zwar auf wenigen A4-Seiten sämtliche Daten auflisten, jedoch relativ unübersichtlich bleiben.

Auch via Mobiltelefon sind die wichtigsten Zahlen abrufbar: Mit einem Link zum Online-Reporting auf dem Desktop besteht die Möglichkeit, jederzeit und überall sofort Zugriff auf die wesentlichen Kennzahlen zu haben.

Mehr als nur Zahlen

Reports aus dem Rechnungswesen sind nicht mehr nur vergangenheitsbezogene Daten aus der Buchhaltung, sondern können gemeinsam mit zusätzlichen Informationen zu einem individuellen Controlling-Report ausgebaut werden.

In nahezu jeder Branche gibt es zusätzliche Unternehmensdaten, die sich verknüpft mit Informationen aus dem Rechnungswesen zu interessanten Key Performance Indicators (KPIs) kombinieren lassen. In der Hotellerie kann beispielsweise die Verknüpfung von Nächtigungszahlen und Umsatzzahlen Aufschluss über die Zusatzkonsumation je Gast im Wellnessbereich oder im Restaurant geben. Auch die Betten- und Zimmerauslastung lässt sich im Jahresvergleich darstellen. Die Gastronomie kann wiederum mittels Gästestatistiken die durchschnittliche Konsumation je Gast im Blick behalten. Umsatz und Kosten je Offenhaltungs-tag oder der Umsatz je Servicemitarbeiter können monatlich sowie im Jahresvergleich dargestellt werden.

Bei Bergbahnen können Gäste-Zutrittszahlen mit dem Rechnungswesen verknüpft werden, um etwa den Zusatzumsatz in der Gastronomie einzusehen, einen Deckungsbeitrag in Relation zur Anzahl der monatlichen Sonnentage zu setzen oder Ähnliches.

Auch der Handel profitiert: Mit wenigen Daten aus dem Verkauf können Marketingkosten je Neukunde oder Einkauf gegenübergestellt, der durchschnittliche Umsatz pro Einkauf ermittelt und die prozentuelle Darstellung des Monatsumsatzes je Warengruppen visualisiert werden.

In der Dienstleistungsbranche lässt sich bei Klein- oder Einzelunternehmen zum Beispiel einfach der durchschnittlich verrechnete Stundensatz je Mitarbeiter oder die Produktivität darstellen. Gibt es eine Unternehmensplanung für das Jahr, ist es auch möglich, die laufenden Kennzahlen gegen die Planzahlen im Benchmark darzustellen.

Unabhängig vom Buchhaltungssystem

Deloitte bietet in diesem Bereich umfassende Services an: Mit der Deloitte-Cloud-Lösung ist es möglich, einen Controlling-Report unabhängig von der verwendeten Buchhaltungssoftware aufzusetzen. Die Vorteile können damit von jedem Unternehmen genutzt werden – egal, ob die Buchhaltung im Haus oder vom Buchhalter des Vertrauens abgewickelt wird.

Besonders in Zeiten wie diesen, in denen der physische Kontakt mit Personen nicht oder nur eingeschränkt möglich ist, zeigt sich, dass jene Unternehmen, die bereits in digitale Lösungen investiert haben, auch jetzt voll handlungsfähig bleiben. Von der Datenanlieferung über die Korrespondenz bis hin zu Freigabeworkflows kann fast alles aus dem Homeoffice ohne größere Einschränkungen bedient werden. Die Experten von Deloitte stehen jederzeit zur Verfügung, um sich über die Möglichkeiten eines effizienten laufenden Controllings oder Cloud-Lösungen für das Rechnungswesen auszutauschen. Auch der Zugang zu einem Testsystem ist möglich.