CFO Agenda

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Die CFO Agenda erfolgreich bewältigen

Zeit richtig managen

Um sich auf die in unserem letzten Beitrag „Zeitmanagement für CFOs in der Startphase“ angesprochenen Bereiche konzentrieren zu können, braucht es die Fähigkeit Störungen der täglichen Arbeit auszufiltern.

Denken Sie darüber nach: In den ersten Monaten als CFO benötigen Sie Zeit, die neuen Aufgaben in dieser Rolle kennenzulernen und sich in Themen einzuarbeiten. Zeitgleich sind Sie in zahlreiche interne Meetings eingeladen, Verkäufer und Mitarbeiter klopfen an Ihre Tür und das alles zusätzlich zu dem nicht enden wollenden Strom an neuen Mails in Ihrem Postfach die nach Ihrer Aufmerksamkeit verlangen.

Für diese Phase möchten wir Ihnen einige Möglichkeiten vorstellen, um Zeit besser zu managen und dadurch die Produktivität zu steigern.

Meeting Strukturen & Assistenten

Nach den ersten 30-34 Tagen sollten Sie ein klares Bild über die Meetingstrukturen im Haus haben und jene Meetings kennen, die unproduktiv sind und an denen Sie folglich nicht mehr teilnehmen möchten. Wenn diese Meetings nicht gerade vom CEO geleitet werden, gibt es sicherlich einen Grund, warum man sich für ein Meeting entschuldigen lassen kann. Parallel dazu sollte man seine eigene Abteilung ins Auge fassen und auch dort unproduktive Meetings streichen.  Dies erhöht zudem das Ansehen bei Mitarbeitern, die eventuell vielleicht schon länger ähnlich über diese Meetings denken.

Sollten Sie einen Assistenten haben, stellen Sie sicher, dass dieser die nötigen Infos hat, um Ihre Zeit vernünftig einzuteilen. Ein guter Assistent filtert eingehende Anrufe und Meeting Anfragen und weiß diese auf Basis gemeinsam festgesetzter Kriterien zu priorisieren und einzutakten. Dazu sollten Sie insbesondere in der Startphase gemeinsam klare Kriterien und Erwartungen für Ihre Zeitplanung festlegen. Idealerweise kann ein Assistent zudem auch administrative Standardaufgaben übernehmen.  So wichtig eine gute Organisation durch einen Assistenten auch scheint, ist es überraschend, wie viele CFOs ohne Unterstützung arbeiten.

Zeitblöcke vs. Dauerablenkung – Zeit zum Nachdenken, Zeit für Kommunikation, Zeit zum Lernen

Immer wieder hört man von CFOs, dass es extrem schwer ist, Zeit zum Nachdenken zu schaffen. Die einfachste Möglichkeit ist es, diese Zeit fix im Kalender einzutimen. Nehmen Sie sich fixe Zeiten für sich selbst, die nicht durch Meetings oder andere Unterbrechungen gestört werden. Einige CFOs kommen an einzelnen Tagen sehr früh ins Büro, um sich in dieser Zeit Gedanken über anstehende Themen und die heutige Agenda zu machen, andere blocken auf einer wöchentlichen Basis Zeitfenster in ihrem Kalender.

E-Mails sind heute eine der größten Ablenkungen im Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist es daher, bewusst mit dem Empfang von Nachrichten umzugehen. Auch E-Mails lassen sich timen. Viele CFOs rufen ihre Mails nicht gleich am Morgen ab, sondern antworten bspw. erst mittags auf wichtige Anfragen während weniger dringende Anfragen erst am Abend bearbeitet werden.

Auch Lernphasen lassen sich einplanen. In der neuen Rolle gibt es viel zu lernen. Nehmen wir an, Sie sind ein Finanzchef ohne Wirtschaftsprüfungshintergrund. Regelmäßige Meetings mit Buchhaltung und Controlling können Ihnen hier helfen sich regelmäßig über wichtige, fachliche Themen zu informieren und so schnell zu lernen.

Prozesse und Abläufe

Eine weitere Möglichkeit Zeit zu sparen, ist es, fixe Abläufe zu etablieren. Führungskräfte kommen oft in Organisationen und stellen schnell fest, dass zentrale Prozesse und Abläufe nicht optimal funktionieren und dadurch viel Zeit binden.  Nehmen wir einen CFO, der einen Ad Hoc Budgetierungsprozess erkennt, der sehr zeitraubend ist. Die Lösung wäre hier möglicherweise, Templates zu entwickeln, die klare Evaluierungskritierien beinhalten, die für alle Stakeholder transparent sind. Standards und klare Abläufe können Zeit sparen indem vermieden wird, dass ständig neue Ad hoc Lösungen erfunden werden müssen.

Delegieren

Delegieren ist der größte Hebel, um seine eigene Zeit zu schützen. Als CFO ist es eine Ihrer Kernaufgaben ein Team zusammenzustellen und zu motivieren. Dies ermöglicht Ihnen Projekte zu delegieren, Zeit zu gewinnen und sich um wichtige Dinge zu kümmern. Als Mitglied der Geschäftsführung haben Sie eventuell auch die Möglichkeit, einen talentierten Manager aus dem Haus im Rahmen eines „Leadership Fellow Programs“ zu gewinnen. Dies könnte Teil eines ein bis zwei jährigen Talenteentwicklungsprogrammes im Haus werden. Ein derartiges Programm bringt Vorteile für beide Seiten: Einerseits hat der Manager die Chance Leadership Skills aufzubauen und sich gegenüber der Geschäftsführung zu präsentieren. Auf der anderen Seite kann der Teilnehmer am Programm stellvertretende Aufgaben übernehmen: Die Teilnahme an Meetings, die Vorbereitung von Unterlagen oder die Milestones-Kontrolle von Projekten sind nur einige Beispiele, die ein junger Manager übernehmen könnte. Ein solches Programm bringt neben Chancen für Nachwuchsführungskräfte auch eine Zeitersparnis für Sie selbst.

Eine erste Analyse der Strukturen, die gelungene Taktung von Terminen, das Ausabreiten von Standards und strukturierten Abläufen sowie das Delegieren von Aufgaben gehören zu den wichtigsten Themenfeldern, um sich Zeit zu schaffen. Ein guter Assistent und oder ein Manager im Rahmen eines Leadership Development Programs können helfen, damit Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben in Ihrem Job konzentrieren können. 

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