Einführung eines neuen ERP-Systems in Rekordzeit

Die Entscheidung wurde von verschiedenen Faktoren und Herausforderungen in der bestehenden Unternehmenslandschaft getrieben. Thinkproject erlebte in jüngster Vergangenheit ein bemerkenswertes Unternehmenswachstum, dass die Notwendigkeit struktureller Veränderungen mit sich brachte. Diese rasche Entwicklung erforderte die Anpassung bestehender ineffizienter und ressourcenintensiver Prozesse sowie die Automatisierung von Abläufen und Schnittstellen. Ziel war es, die Transparenz, Datenqualität und -verfügbarkeit deutlich zu verbessern. Diese sollten es Thinkproject ermöglichen, seine Rolle als Partner im Rahmen der Finance Excellence Strategie bestmöglich auszufüllen.

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen wurde das Projekt oneFinance ins Leben gerufen, das in drei Arbeitsbereiche unterteilt war: oneProcurement (procure2pay) oneBilling (deliver2invoice) und oneAccounting (invoice2cash, record2report). Insgesamt wurden 16 Tochtergesellschaften aus 8 verschiedenen Ländern in das Projekt einbezogen.

Oracle NetSuite hat unser Finanzmanagementsystem signifikant verbessert und ermöglicht uns Einblicke in unsere Finanzdaten, die nicht nur zuverlässige strategische Entscheidungen ermöglichen, sondern auch ein Eckpfeiler auf unserem Weg zur "Financial Excellence" sind.

Marissa Menzel, Group Director Finance

Thinkproject setzt auf Deloitte und Oracle NetSuite: Der Weg zur Finance Excellence

Während der Implementierung stand Thinkproject vor zwei primären Themenstellungen: begrenzte Ressourcen und die zeitaufwändige Datenmigration aus verschiedenen Altsystemen der Tochtergesellschaften in das neue ERP-System. Zusätzlich war die Einführung eines einheitlichen Beschaffungsprozesses (procure2pay) erforderlich, der die Matrixorganisation im Genehmigungsablauf berücksichtigte. Die Komplexität dieser Herausforderungen wurde durch den gleichzeitigen Rollout in verschiedenen Ländern und die damit verbundenen Sprachbarrieren noch verstärkt.

Vor diesem Hintergrund setzte Thinkproject sein Vertrauen in die Kompetenz von Deloitte und seinem Partner Oracle NetSuite, um die internen Anforderungen zu erfüllen und den Grundstein für eine effizientere und transparentere Finanzabteilung zu legen. Das Projekt oneFinance verfolgt das klare Ziel, interne Prozesse zu harmonisieren, die Effizienz zu steigern und Thinkproject auf dem Weg zur Finance Excellence nachhaltig zu unterstützen.

Oracle NetSuite führte bei Thinkproject in vielerlei Hinsicht zu Verbesserungen und Effizienzsteigerungen. Als zentrale Informationsquelle für procure2pay und record2report erwies es sich als eine wichtige Grundlage für die unternehmensweite End-to-End-Prozessgestaltung entlang der Wertschöpfungskette.

Einige der bemerkenswerten Highlights:

1. Automatisierung und Vereinfachung von Buchhaltungsprozessen: Oracle NetSuite verfügt über zahlreiche Funktionen zur Automatisierung von Buchungen, wie beispielsweise die Verteilung von Kosten über verschiedene Buchungsperioden und die Buchung wiederkehrender Kosten. Diese Innovationen haben die Buchhaltungsabläufe signifikant vereinfacht.
2. Transparenz im procure2pay-Prozess: Die Implementierung von Oracle NetSuite hat die Transparenz bei der Kostenstellenzuweisung erheblich verbessert. Kostenstellenverantwortliche haben nun direkten Zugriff auf Oracle NetSuite, was ihnen ermöglicht, die Kosten in ihren Verantwortungsbereichen eigenständig zu analysieren. Darüber hinaus sind zukünftig zu erwartende Ausgaben klar ersichtlich - dies ermöglicht eine verbesserte Liquiditätsplanung.
3. Echtzeit-Datenverfügbarkeit: durch den Einsatz von Oracle NetSuite konnte erreicht werden, dass immer nur die aktuellsten Finanzdaten konzernübergreifend zur Verfügung stehen und diese für weitere Auswertungen in Echtzeit genutzt werden. Dank der nahtlosen Integration zwischen Oracle NetSuite und dem Konsolidierungstool von Thinkproject, wurden manuelle Aufwände sowohl auf Gruppen- als auch auf lokaler Ebene erheblich reduziert.

Thinkproject und Deloitte: Gemeinsame Werte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit zwischen Thinkproject und Deloitte während des Implementierungsprozesses war von einer gemeinsamen Vision und Werten geprägt. Das oneFinance-Projekt strebt die Schaffung einer Finanzgemeinschaft an, in der Gleichheit, Respekt, Vertrauen, Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit und Optimismus gelebt werden. Durch die hervorragende Zusammenarbeit mit unserem Kunden und die Erfahrung unserer Expert:innen in der Projektführung konnten die Bereiche oneProcurement und oneAccounting nach nur 12 Monaten in 7 Tochtergesellschaften und 4 Ländern live geschaltet wurden. Die weiteren Tochtergesellschaften und Länder folgten kurz darauf.

Die Implementierung von Oracle NetSuite als unser konzernweites ERP-System legt den Grundstein für unsere Rolle als vertrauenswürdiger Geschäftspartner. Die verbesserte Datenverfügbarkeit und -qualität ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.

Pia Burkarth, Senior Finance Transformation Manager

Als nächsten Schritt plant Thinkproject in den Bereichen oneProcurement und oneAccounting in die Optimierungsphase überzugehen. Diese Phase wird die Zentralisierung technischer und organisatorischer Prozesskomponenten umfassen.

Im Bereich oneBilling wird derzeit die Oracle NetSuite Lösung SuiteBilling eingeführt, welche zur Automatisierung des Rechnungslegungsprozesses durch Subscription Management dient.

Die Zukunft verspricht eine aufregende Transformationsreise für Thinkproject, die wir gespannt begleiten und mitverfolgen werden.