Lastenheft

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Das Lastenheft als Basis für die Auswahl einer HR-Software

Die HR-Softwarebranche hat in den vergangenen Jahren eine rasante Weiterentwicklung erfahren, sodass es heute fast keinen Bereich innerhalb des HR-Wesens mehr gibt, der nicht durch eine Software unterstützt werden kann. Aber welche Funktionalitäten benötige ich wirklich und in welcher Tiefe? Wo muss ich auf eine Adaptierung der Software auf meine Prozesse bestehen und in welchen Fällen passe ich meine Abläufe an die Software an? Fragen wie diese zeigen die schwierige Ausgangssituation, um die eigenen Anforderungen strukturiert zu erfassen, damit auch die Softwareanbieter wissen, was von Ihrem Produkt erwartet wird.

Ein wesentliches Tool, um Ihre Anforderungen an einen HR-Softwareanbieter zu sammeln, ist das Lastenheft, das gleichzeitig auch einen wichtigen Teil Ihres Auswahlprozesses darstellt. Im Wesentlichen setzt sich das Lastenheft aus fünf Komponenten zusammen:

  1. Vorstellung des Unternehmens und der Ausgangssituation
  2. Beschreibung der technischen Anforderungen
  3. Beschreibung der fachlichen Anforderungen
  4. Darstellung der Anforderungen an den HR-Softwareanbieter
  5. Vorstellung des (weiteren) Auswahlprozesses

Bezüglich der technischen Anforderungen gibt es oftmals bereits eine entsprechende Sammlung von Kriterien in der IT-Abteilung, die gegebenenfalls geringfügig adaptiert werden muss. Es ist besonders wichtig, sich nicht ausschließlich auf technische Anforderungen zu beschränken, sondern auch bestehende HR-Prozesse und Erwartungen an die Software für das Lastenheft zu dokumentieren. Dazu bieten sich auch Interviews mit den wichtigsten Nutzern der Software (HR, Führungskräfte) an, um deren Wünsche und Vorstellungen abzuholen, ohne eine überhöhte Erwartungshaltung zu generieren. Die endgültige Formulierung der Anforderungen sollte möglichst pointiert und detailliert sein, damit bereits zu diesem Zeitpunkt die Anzahl der in Frage kommenden Softwareanbieter reduziert werden kann.

Am Ende werden die gesammelten Kriterien mit einer Priorität versehen, um zu unterscheiden welche Anforderungen unbedingt erfüllt werden müssen bzw. wo es sich um ein „Nice-to-Have“ handelt. Auch eine Priorisierung nach dem Zeitpunkt der Einführung kann hier von Vorteil sein. Dies hilft auch in späterer Folge, um Unterschiede zwischen den Anbietern herausarbeiten zu können. In Frage kommende Anbieter werden schließlich mit dem fertigen Lastenheft als Ausschreibungsunterlage zur Angebotslegung eingeladen.

Die Erstellung eines Lastenhefts wird von manchen Unternehmen als sehr aufwendig und komplex empfunden und es kann passieren, dass der rote Faden und der Blick auf Wesentliche verloren gehen. In den vergangenen Jahren war Deloitte oft bei der Strukturierung und Erstellung eines Lastenhefts in unterschiedlicher Tiefe beteiligt.

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