Artikel
Automatisierung im Rechnungswesen
Praxistipps
Der digitale Fortschritt verändert unsere Welt und damit auch unseren Alltag. Auch das Berufsbild des Buchhalters ist im Wandel begriffen und verändert sich weg von der reinen „Belegverarbeitung“ hin zum automatisierten Management von Rechnungswesen-Daten.
Unter dem Titel „Praxistipps Automatisierung im Rechnungswesen“ fand bei Deloitte eine Kundenveranstaltung aus der Reihe Soll & Haben statt.
Folgende Themengebiete wurden dabei gestreift:
Prozess der elektronischen Belegverarbeitung
In vielen Unternehmen werden nach wie vor Papierbelege im Kreis geschickt. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass durch eine elektronische Belegverarbeitung die Prozesse im Rechnungswesen eines Unternehmens deutlich effizienter gestaltet werden können.
Wie kann so ein Prozess aussehen?
Elektronische Rechnungen werden nicht mehr ausgedruckt, Papierrechnungen werden nach dem Erhalt eingescannt und das Original vernichtet. Diese elektronischen Belege werden über einen elektronischen Workflow an den oder die Genehmiger und dann ans Rechnungswesen zur Verbuchung übermittelt. Freigabeprozesse können so flexibel und ortsunabhängig ausgestaltet werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Überzeugung der Mitarbeiter von der papierlosen Belegverarbeitung bzw. die entsprechende Umstellung der Prozesse mitunter eine der größten Herausforderungen darstellt.
Elektronisches Archiv
In Finanzabteilungen wird viel Arbeitszeit für die Suche nach Belegen, Verträgen oder sonstigen Unterlagen aufgewendet. Eine entsprechend effizient organisierte Archivierung bietet hier Einsparungsmöglichkeiten. Immer beliebter und verbreiteter werden elektronische Archive, die entsprechend „revisionssicher“ einzurichten sind. Ein elektronisches Archiv bringt eine Menge Vorteile mit sich:
- Kosteneinsparungen im Vergleich zur klassischen Papierarchivierung
- Geringerer Platz- und Organisationsbedarf
- Jederzeitiger und ortsunabhängiger Zugriff auf die Dokumente (Online-Archiv)
Online Finanzbuchhaltung
Eine Online Finanzbuchhaltung bietet die Möglichkeit, über einen gesicherten Internetzugang jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf die Daten des Rechnungswesens zu erhalten. Dadurch können einerseits die Tätigkeiten im Rechnungswesen einfacher auf unterschiedliche Personen (auch außerhalb des Rechnungswesens) verteilt oder ortsunabhängig durchgeführt werden („Flexible Working“), andererseits kann das Management Auswertungen oder Detailinformationen auch von unterwegs jederzeit abrufen. Das Hosting der Online Finanzbuchhaltung übernimmt in der Regel der Anbieter, ebenso wie die Sicherung der Daten.
Übernahme von elektronisch vorerfassten buchungsrelevanten Daten
In Unternehmen liegen zahlreiche buchhaltungsrelevante Daten bereits in elektronisch vorerfasster Form vor. In der Vergangenheit wurden diese häufig dennoch manuell ins Rechnungswesen übernommen. Beispiele dafür wären das Kassabuch, Ausgangsrechnungen, Bankkontoauszüge oder Buchungsbelege aus der Personalverrechnung. Über Schnittstellen können derartige Daten idR problemlos automatisiert im Rechnungswesen verarbeitet werden.
Automatische Bankauszugsverbuchung
Die automatische Bankauszugsverbuchung ist eine jener Funktionalitäten, mit der mitunter die größten Effizienzsteigerungspotentiale im Rechnungswesen gehoben werden können. In einem lernenden System werden die von Banken in definierten Dateiformaten zur Verfügung gestellten Kontoauszüge zunehmend automatisiert verbucht. Die Mitarbeiter des Rechnungswesens übernehmen dabei überwiegend kontrollierende Aufgaben, da ein Großteil der Buchungen automatisiert erzeugt werden kann. Offene Posten werden auf Basis der erkannten Belegnummern automatisch ausgeglichen, manuelle Abstimmungen und Fehler z.B. beim Abtippen gehören der Vergangenheit an.
Gerne beraten und unterstützen wir Sie im Rahmen der Optimierung Ihrer Prozesse bzw der Automatisierung in Ihrem Rechnungswesen.
Ihr Kontakt
