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Rechnungswesen in Zeiten von COVID-19

Kaum Fortschritt bei Automatiserung von Prozessen – Aufholbedarf im Rechnungswesen wird durch Krise offensichtlich

Bereits zum dritten Mal untersuchte Deloitte den Digitalisierungsgrad von Österreichs Unternehmen im Bereich Rechnungswesen. Im Fokus der diesjährigen Befragung stand der Umgang mit den besonderen Herausforderungen durch die COVID-19-Krise, die nur teilweise einen Digitalisierungs-Boost für heimische Unternehmen brachte.

Key Findings:

  • Rechnungsformate: Zwei Drittel verschicken Rechnungen als PDF-Dateien, die nicht ohne weiteres automatisiert weiterverarbeitet werden können
  • Flexibilität: Ein Drittel kann das Rechnungswesen zur Gänze aus dem Home Office betreiben
  • Krisensicherer Job: Rechnungswesen-MitarbeiterInnen waren nur in geringem Ausmaß in Kurzarbeit

 

Durch COVID-19 und die damit verbundenen Einschränkungen rücken digitale Arbeitsweisen in den heimischen Unternehmen verstärkt in den Mittelpunkt. Das gilt auch für das Rechnungswesen. Unsere aktuelle Studie zeigt aber: In den letzten Jahren sind Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen zwar vorangeschritten, ein regelrechter Digitalisierungs-Boost durch Corona war jedoch bisher nicht feststellbar.

Vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Krise gaben 169 heimische Führungskräfte im Rahmen der Studie Auskunft zum digitalen Status quo ihres Rechnungswesens. Das Ergebnis: Zwar sind 78 % der Unternehmen mittelmäßig bis sehr stark von der Pandemie betroffen, die Digitalisierung wurde durch die damit verbundenen Umstellungen wie Remote Working aber nur bedingt vorangetrieben.

Rechnungswesen in Zeiten von COVID-19

Nur moderater Fortschritt bei Automatisierung

Das zeigt sich am Beispiel des Rechnungswesens besonders deutlich: Lediglich 21 % der Unternehmen gaben an, dass COVID-19 die Digitalisierung im Rechnungswesen sehr umfassend angekurbelt hat. „Der vielerorts erwartete krisenbedingte Digitalisierungsschub blieb im Rechnungswesen aus. Obwohl auch dort verstärkt auf flexibleres Arbeiten gesetzt wurde, gab es gerade bei der Automatisierung bloß einen moderaten Fortschritt“, erklärt Gerald Vlk, Partner bei Deloitte Österreich.

Während die Umstellung auf Home Office im Großen und Ganzen besser verlief als erwartet, zeigen sich hier die Unterschiede im Grad der Digitalisierung. Bei knapp 20 % der befragten Unternehmen mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ersten Lockdown zumindest drei von fünf Tagen pro Woche im Büro verbringen. Es gibt aber auch Lichtblicke: Immerhin bei einem Drittel der Unternehmen konnte das Rechnungswesen zur Gänze aus dem Home Office betrieben werden. „Das wäre vor ein paar Jahren noch undenkbar gewesen“, so Gerald Vlk.

Krisensicherer Job: Rechnungswesen-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter waren nur in geringem Ausmaß in Kurzarbeit

Wie können die anderen zwei Drittel der Unternehmen im Rechnungswesen zukunftsfit gemacht werden? Eine Antwort auf diese Frage ist laut Studie die Automatisierung von Prozessen. 71 % der Betriebe planen Investitionen in diesem Bereich. Eine weitere Maßnahme betrifft die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – diese haben rund 37 % der Befragten auf der Agenda. Das ist ein wichtiger Schritt, um die Resilienz des Berufsstandes auf dem aktuell hohen Niveau zu halten. Denn bislang erweisen sich die Arbeitsplätze im Rechnungswesen als besonders krisenresistent. Lediglich für knapp ein Drittel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde Kurzarbeit beantragt und die Arbeitsstunden im Schnitt nur um 11 % reduziert. Die zunehmende Digitalisierung tut dem hohen Stellenwert qualifizierter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer somit keinen Abbruch. Vielmehr kann dadurch dem anhaltend eklatanten Fachkräftemangel im Rechnungswesen entgegengewirkt werden.

„Durch die Digitalisierung können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf anspruchsvollere Tätigkeiten fokussieren und die sich monoton wiederholenden Arbeitsschritte automatisiert ablaufen lassen“, erklärt Katrin Demelius, Senior Managerin bei Deloitte Österreich. „Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich, erhöht aber auch die fachlichen Anforderungen. Lernbereitschaft ist daher gerade jetzt das A und O.“

Die meisten Unternehmen haben bereits konkrete Vorstellungen, welche Qualifikationen es in der Post-Corona-Zeit auf Arbeitnehmerseite braucht. So soll künftig in den Rechnungswesen-Abteilungen vor allem in Skills wie verbessertes Prozessdenken (54 %), IT-Kenntnisse (47 %) und Kommunikationsfähigkeit (41 %) investiert werden.

Rechnungen werden nach wie vor als simple PDF-Datei verschickt, die nicht automatisiert weiterverarbeitet werden können

Nicht nur auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter muss sich einiges verändern. Auch bestehende Bearbeitungsschritte sollten dringend angepasst werden. Zwar werden mittlerweile fast drei Viertel der Rechnungen digital verschickt, zwei Drittel davon werden aber nach wie vor als simple PDF-Datei versendet. Der Haken dabei: PDF-Dateien sind unstrukturierte Rechnungsformate, die nicht ohne weitere manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können.

„Automatisiert einlesbare Rechnungsformate spielen in den österreichischen Unternehmen leider weiterhin nur eine untergeordnete Rolle. Der Umstieg auf strukturierte Formate wäre ein wesentlicher Schritt in Richtung Digitalisierung – denn nur mit strukturierten Formaten können Prozesse wirklich sinnvoll automatisiert werden“, betont Gerald Vlk zum Abschluss.

Wenn wir Sie bei der Automatisierung Ihrer Rechnungswesen Prozesse unterstützen dürfen oder Sie sich zur Studie austauschen wollen, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!

Die Studie von 2018 finden Sie hier zum Download.

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