Experteninterview: Effiziente Buchhaltung

Zu Ihren Haupttätigkeiten zählt die Analyse und Optimierung von Finanzbuchhaltungsprozessen. Wie sind Österreichs Unternehmen Ihrer Erfahrung nach in diesem Bereich aufgestellt?

Derzeit steht die Optimierung von Finanzprozessen ganz im Zeichen der Automatisierung – und das in der Mehrheit der österreichischen Unternehmen, unabhängig von der Größe. Dies ist unter anderem durch den kontinuierlich steigenden Fachkräftemangel im Rechnungswesen begründet. Fehlt ausreichend Fachpersonal, kann der Workload nicht mehr bewältigt werden. Dieses Defizit versuchen Unternehmen durch einen steigenden Automatisierungsgrad auszugleichen.

Deloitte hat vor wenigen Monaten eine Studie zur Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen veröffentlicht. Was waren die spannendsten Erkenntnisse und was können die Unternehmen daraus lernen?

Eine Erkenntnis aus der Studie, die wir regelmäßig durchführen, ist ein starker Wunsch der Unternehmen, Eingangsrechnungen mit weniger Aufwand zu verarbeiten. Österreich ist hier zum PDF-Land geworden – 85 % der Eingangsrechnungen langen im PDF-Format ein. Eine automatisierte Verarbeitung ist dementsprechend nur eingeschränkt möglich. Zur automatisierten Weiterverarbeitung wäre es nötig, dass Eingangsrechnungen in einem dafür strukturierten Format eingehen, dies ist jedoch in Österreich noch kaum verbreitet. Weiters sieht der Großteil der Befragten das Anforderungsprofil an Beschäftigte im Rechnungswesen stark verändert – Prozessdenken und IT-Kompetenz werden zum Asset. Die aktuellen Ausbildungen für den Berufszweig bereiten darauf leider nicht ausreichend vor.

Welche Bereiche/Tätigkeiten können bzw. sollten in einer modernen Buchhaltung automatisiert sein?

Vor allem sich wiederholende Tätigkeiten sind automatisierbar. Derzeit verfügen wir hauptsächlich über Software, die regelbasierte Tätigkeiten ausführen kann. Dazu zählen jedenfalls eine automatisierte Bankauszugsverbuchung oder auch ein elektronischer ER-Workflow.

Welche Möglichkeiten eröffnet der Einsatz von Robotic Process Automation?

Rechnungswesen-Systeme liefern in der Regel schon viele Möglichkeiten zur Automatisierung mit. Dennoch gibt es oft Prozesse, die nicht nur ein System betreffen, sondern mehrere. In diesem Fall kann man mit Robotic Process Automation den gesamten Prozess programmübergreifend automatisieren. Beispielsweise können das Abspeichern von E-Mail-Anhängen oder der Datenabruf von Websites von einem Robot durchgeführt werden.

Wie sieht das perfekte Zusammenspiel von Technologie und Arbeitskraft in Rechnungswesenabteilungen aus?

Ein perfektes Zusammenspiel nimmt auf die derzeit begrenzten Ressourcen Rücksicht. Das bedeutet, dass sich wiederholende und regelbasierte Tätigkeiten, die ein großes Volumen ausmachen, von einer geeigneten Software übernommen werden. Die bestens ausgebildete Fachkraft konzentriert sich stattdessen darauf, die Ausnahmefälle zu behandeln, die Software-Programme weiter anzulernen und für Spezialfragen zur Verfügung zu stehen. Die Rechnungswesen-Abteilung tritt dabei nach außen als Servicestelle für andere Unternehmensbereiche auf, löst komplexe Problemstellungen und erfährt dadurch mehr Wertschätzung.

Wie kann Deloitte dabei unterstützen?

Wir beschäftigen uns selbst intensiv mit der Fragestellung, wie unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer sich laufend verändernden Arbeitswelt auch zukünftig bestehen können. Das führt dazu, dass wir sehr gut ausgebildete Fachkräfte haben, die bei Bedarf direkt in Ihrem Unternehmen im Rechnungswesen unterstützen können. Zusätzlich setzen wir seit Jahren selbst auf Technologie und bieten so genau das Know-how, das eine Rechnungswesen-Abteilung für die Automatisierung benötigt. Wir verstehen Rechnungswesen und die notwendigen Tools – das geben wir gerne an unsere Kundinnen und Kunden weiter und bringen damit das Rechnungswesen auf die nächste Stufe.