Highlights aus der Personalverrechnung

Check zum Jahresende

Da sich das Jahr bald dem Ende zuneigt, ist es an der Zeit, einen Check durchzuführen, ob alle in der Personalverrechnung relevanten Sachverhalte erfasst sind oder an die zuständigen Sachbearbeiter:innen weitergeleitet wurden:

• Berücksichtigung und Bekanntgabe aller Nichtleistungs-Zeiten für das Ausfallsentgelt
• Bekanntgabe von Überstunden aus den diversen arbeitszeitrechtlichen Durchrechnungsmodellen (zB. nicht übertragbare Stunden aus der Gleitzeit) oder nicht gedeckte Überstunden bei All-In und Überstundenpauschale (Deckungsprüfung)
• Prüfung Fahrtenbuch bei Mitarbeiter:innen mit halbem Sachbezug
• Bekanntgabe der Ladekosten für ein arbeitgebereigenes Elektrofahrzeug, das im Privatbereich von Mitarbeiter:innen aufgeladen wurde
• Bekanntgabe aller Änderungen in Bezug auf Pendlerpauschale/ Pendler-euro, Alleinerzieher:in/ Alleinverdiener:in-absetzbetrag oder Familienbonus Plus, Behindertenstatus
• Überschreitung des Grenzbetrages für Betriebsveranstaltungen (EUR 365,00 pro Jahr und Arbeitnehmer:in, Sachzuwendungen max. EUR 186,00 pro Jahr und Arbeitnehmer:in)
• Überschreitung der Grenzen beim Mitarbeiter:innenrabatt (Freibetrag von EUR 1.000,00 pro Jahr und Mitarbeiter:in, wenn der Rabatt > 20%)
• Zinslose Mitarbeiter:innendarlehen über dem Freibetrag (EUR 7.300,00), Sachbezug für den ersparten Zinsaufwand
• Bekanntgabe aller Homeoffice-Tage
• Monate mit Jobticket/ Klimaticket
• Auszahlung einer abgabenfreien Teuerungsprämie (bis EUR 2.000,00 muss es sich dabei nur um eine zusätzliche Zahlung handeln, über EUR 2.000 müssen weitere Voraussetzungen erfüllt werden) Vorsicht bei gleichzeitiger Auszahlung einer Mitarbeiter:innengewinnbeteiligung, da die Obergrenze von EUR 3.000,00 für Beides zusammen gilt.

Zu beachten sind auch folgende Änderungen, die sich in der Personalverrechnung auswirken:

• Gewerbeberechtigung oder Verlagerung der Tätigkeitsschwerpunkte (relevant wegen Wechsel Kollektivvertrag)
• Änderung bei den Beteiligungsverhältnissen bei Gesellschafter:in-Geschäftsführer:in
  
  

Welche Änderungen sind seit Herbst 2023 in Kraft und welche sind 2024 zu erwarten:

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick zu den wichtigsten Neuerungen im Bereich Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht für das kommende Jahr, die Gesetzwerdung bleibt zum Teil noch abzuwarten.

Arbeitsrecht

Die gesetzliche Karenz bis zum 2. Geburtstag des Kindes kann seit 1.11.2023 nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn jedes Elternteil zumindest zwei Monate in Karenz geht (Ausnahme: Alleinerziehende oder Eltern, bei denen nur ein Elternteil Anspruch auf Karenz hat).

Der zeitliche Rahmen für die Elternteilzeit wurde mit 1.11.2023 bis zum 8. Geburtstag des Kindes ausgedehnt, wobei der Rechtsanspruch auf Elternteilzeit sieben Jahre beträgt. Zu einer Verschärfung kommt es beim Motivkündigungsschutz ab dem 4. Geburtstag des Kindes. Hier können künftig gekündigte Mitarbeiter:innen eine schriftliche Begründung verlangen.
Bei der Pflegefreistellung für nahe Angehörige fällt das Erfordernis des gemeinsamen Haushalts weg bzw. wird diese auf die Pflege von Personen im gemeinsamen Haushalt erweitert, die keine nahen Angehörigen sind. Eingeführt wird außerdem ein Motivkündigungsschutz mit Begründungspflicht auf Verlangen.

Seit 1.11.2023 gibt es auch einen zusätzlichen Freistellungsanspruch für maximal vier Wochen im Jahr, wenn ein Kind unter 14 Jahren stationär in einer Rehabilitationseinrichtung aufgenommen wurde – die sogenannte Begleitkarenz.

Üblicherweise kann die Begleitkarenz nur von einem Elternteil in Anspruch genommen werden, außer die Gleichzeitigkeit beider ist medizinisch-therapeutisch erforderlich. Die erforderliche Reha-Bewilligung der Sozialversicherung ist spätestens eine Woche nach deren Zugang dem oder der Arbeitgeber:in vorzulegen. Mitarbeiter:innen haben in dieser Zeit keinen Entgeltfortzahlungsanspruch, sondern erhalten Pflegekarenzgeld. Es besteht in dieser Zeit sowie vier Wochen nach dem Ende der Maßnahme ein Kündigungs- und Entlassungsschutz.

Steuerrecht

Mit 1.1.2024 wird der monatliche Freibetrag für Überstunden von derzeit EUR 86,00 für die ersten 10 Überstundenzuschläge (50%- Zuschläge) auf EUR 120,00 angehoben. Für die Jahre 2024 und 2025 gibt es ferner eine Sonderregelung – befristet werden die ersten 18 Überstundenzuschläge (50%) bis zu EUR 200,00 steuerfrei sein.

Auch der Freibetrag für die Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen bzw. für Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit und mit diesen Arbeiten zusammenhängende Überstunden wird von bisher EUR 360,00 auf EUR 400,00 angehoben.

Der Sachbezugswert für die Zinsersparnis bei unverzinsten oder niedrig verzinsten Mitarbeiter:innendarlehen oder Gehaltsvorschüssen, die den Freibetrag von EUR 7.300,00 übersteigen, wird 2024 von 1% auf 4,5% angehoben.

Der steuerfreie Arbeitgeber:innenzuschuss für Kinderbetreuungskosten soll von EUR 1.000,00 pro Kind und Jahr auf EUR 2.000,00 angehoben. Das Alter für die Betreuungskosten wird auf das 14. Lebensjahr angehoben. Außerdem wird es künftig möglich sein, dass Arbeitgebende seinen Mitarbeiter:innen die nachgewiesenen Kosten ersetzen und nicht mehr den Zuschuss direkt an die Betreuungseinrichtung zahlen müssen.

Das steuerfreie Homeoffice-Pauschale (EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag, maximal 100 Tage im Jahr) soll in das Dauerrecht übernommen werden.

Angedacht ist auch eine Verlängerung der abgabenfreien Teuerungsprämie für das Jahr 2024. Die Gesetzwerdung bleibt abzuwarten.

Sozialversicherungsrecht

Ab 2024 soll es zu einer Senkung des Beitragssatzes zur Arbeitslosenversicherung von insgesamt 6% auf 5,9% kommen, wobei die Reduktion sowohl die Dienstnehmer:innen- als auch die Dienstgeber:innenanteile mit jeweils 0,05% betrifft. Ab einem Entgelt von EUR 2.306,00 beträgt daher der Beitragssatz voraussichtlich 2,95%, darunter greift wie bisher die gestaffelte Kürzung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages auf Dienstnehmerseite auf 0% (bis EUR 1.951,00), 1% (bis EUR 2128,00) oder 2% (bis EUR 2.306,00).

Bei Lehrlingen, die nicht unter die Beitragskürzung bei der Arbeitslosenversicherung fallen (über EUR 2.128,00 Lehrlingseinkommen), soll der Beitragssatz auf 1,3% gesenkt werden.

Beschäftigen Dienstgeber:innen mehrere geringfügig Beschäftigte und wird dadurch die eineinhalbfache Geringfügigkeitsgrenze überschritten, fällt die sogenannte Dienstgeber:innenabgabe an. Diese hat bisher 16,4 % betragen und soll künftig 19,4% ausmachen. Die Geringfügigkeitsgrenze wird 2024 EUR 518,44 betragen, eine höhere – der Inflation gerecht werdende Aufwertung – wird erst 2025 zu erwarten sein.

Bitte beachten Sie auch, dass es bei der Altersteilzeit mit 1.1.2024 zu Änderungen kommt. So wird der Unterwert gleich wie der Oberwert vom Durchschnitt der letzten 12 Kalendermonate vor dem Beginn der Altersteilzeit ermittelt. Allerdings sind die Überstundenentgelte auszuklammern. Diese Art der Unterwertermittlung ist auch auf bereits laufende Altersteilzeiten anzuwenden, wenn es zu einer Änderungsmeldung beim AMS kommt. Freiwillige Bezugserhöhungen wirken sich dabei ab dem 1.1.2024 nicht mehr aus.

Beim Modell der Block-Altersteilzeit wird das Altersteilzeitgeld schrittweise abgeschafft. Von 2024 bis 2027 sinkt der abzugeltende Anteil von derzeit 50% auf 20% (das sind 7,5% pro Jahr) und danach pro Jahr um 10 Prozentpunkte. Das bedeutet, dass es ab 2029 für die geblockte Altersteilzeit keine Förderung mehr gibt.

Dafür ergeben sich bei der kontinuierlichen Altersteilzeit durch die Kürzung des Durchrechnungszeitraumes auf sechs Monate (bisher 12 Monate) und die nunmehr zulässige Schwankung der Arbeitszeit zwischen 20% und 80% der vorherigen Arbeitszeit (bisher 30% bis 70%) zusätzliche Möglichkeiten zur Gestaltung der Arbeitszeit über die Laufzeit der Altersteilzeit.
Die Ausnutzung dieser Gestaltungsmöglichkeiten bedeutet allerdings auch, dass Rückstellungen zu bilden sind und das bei vorzeitiger Beendigung für die Zeitguthaben an Normalarbeitszeit ein Zuschlag von 50 % zu zahlen ist (sofern der anzuwendende Kollektivvertrag keine abweichende Regelung enthält).

Kurzarbeit

Beginnend mit 1.10.2023 wurde das Modell der Kurzarbeit wieder geändert, nachfolgend die wichtigsten Punkte:

Die strenge Arbeitsmarktprüfung, die in der letzten Phase der Corona-Kurzarbeit gegolten hat (Prüfung, ob es in der Region ausreichende und gleichwertige Stellenangebote gibt), entfällt nun, wenn die Kurzarbeit für maximal drei Monate beansprucht wird. Allerdings darf dafür die wirtschaftliche Notwendigkeit der Kurzarbeit nur vorübergehend sein und müssen die wirtschaftlichen Schwierigkeiten nach dem Ende der Kurzarbeit weggefallen sein.

Ausgeschlossen von der Kurzarbeit-Förderung sind geringfügig Beschäftigte, nahe Familienangehörige des Arbeitgebers, Lehrlinge und Personen, die das Regelpensionsalter erreicht haben und die Voraussetzungen für eine Alterspension erfüllen.

Die Mindestarbeitszeit beträgt für alle Unternehmen zwischen 10% und 90%, wobei auch längere Zeiträume ohne Arbeit vereinbart werden können. Die Mitarbeiter:innen erhalten in der Regel 88% des Bruttoentgelts für die Normalarbeitszeit vor der Kurzarbeit, unabhängig von den tatsächlich geleisteten Stunden (keine Nettogarantie mehr wie bei der Corona-Kurzarbeit).

Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Entgelts ist mindestens der letzte vollentlohnte Kalendermonat bzw. die letzten drei voll entlohnten Kalendermonate (ohne weitergewährte Sachbezüge).

Der oder die Arbeitgeber:in erhält wieder die Kurzarbeitsbeihilfe, womit ein Teil der Kosten für die Ausfallstunden ersetzt wird. Die Kurzarbeits-beihilfe orientiert sich dabei am anteiligen Arbeitslosengeld für die betroffenen Mitarbeiter:innen. Zusätzlich umfasst die Kurzarbeitsbeihilfe die Beiträge zur Kranken- und Pensionsversicherung, die im Fall der Arbeits-losigkeit angefallen wären. Erst ab dem 4. Monat der Kurzarbeit werden auch die Mehrkosten für die erhöhten Sozialversicherungsbeiträge ersetzt.

Die Antragstellung und Übermittlung der vom AMS vorgegebenen Abrechnungsdateien läuft wieder über das eAMS-Konto. Die Ausfallstunden sind mit entsprechenden Arbeitszeitaufzeichnungen nachzuweisen. Den oder die Arbeitgeber:in trifft zudem die Verpflichtung, die betroffenen Mitarbeiter:innen über die in der Abrechnung angegebenen Arbeitsstunden zu informieren.

Wird die ausgefallene Arbeitszeit für Bildungsmaßnahmen genutzt, kann dafür eine Qualifizierungsbeihilfe beantragt werden.

Umstellung auf ID-Austria

Ab 5.12.2023 wird die bisherige Handy-Signatur durch die ID Austria ersetzt. Das bedeutet, dass sämtliche digitale Services nur mehr mit der ID Austria genutzt werden können. Dies betrifft FinanzOnline und das Unternehmerserviceportal ebenso wie WEBEKU oder ELDA.

Derzeit gibt es zwei Varianten. Die ID Austria Basisfunktion wird verwendet, wenn die Handy-Signatur nicht behördlich registriert wurde und entspricht von den Funktionen her der bisherigen Handy-Signatur. Sie ist auf die restliche Laufzeit der Handy-Signatur beschränkt.

Die ID Austria mit Vollfunktion kann man nur erhalten, wenn eine Registrierung bei einer Behörde, beispielsweise bei der Bezirkshauptmannschaft durchgeführt wurde. Ob die Handy-Signatur behördlich registriert wurde, kann auf der Homepage a-trust.at/konto abgefragt werden. Benötigt wird dafür unter anderem auch die aktuellste Version der App „Digitales Amt“ oder ein FIDO-Sicherheitsschlüssel.