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Die elektronische Zustellung von behördlichen Schriftstücken
Die elektronische Zustellung (eZustellung) von Schriftstücken der Behörden und Gerichte ist Teil der österreichischen E-Government-Strategie, die eine moderne und effiziente Verwaltung sichern soll. Per Gesetz werden fast alle Unternehmen zur Teilnahme verpflichtet. Dadurch soll auch das Bewusstsein für die Nutzung der elektronischen Kommunikation zwischen der Verwaltung, Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung forciert werden. Vorteil für die Unternehmen dabei ist, dass kein Postweg mehr erforderlich ist, um ein behördliches Schriftstück abzuholen.
1. Neue Verpflichtung für Unternehmen
Bis zum 1. Jänner 2020 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet ein speziell gesichertes elektronisches Postfach auf dem Unternehmensserviceportal (USP) anzulegen. Ausgenommen davon sind lediglich die Unternehmen, die aufgrund der Unterschreitung der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind oder denen die Teilnahme, aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen oder fehlendem Internetzugang, nicht zumutbar ist.
Private und Unternehmen, für welche die Verpflichtung nicht besteht, können sich freiwillig registrieren lassen um zukünftig behördliche Schriftstücke ebenfalls elektronisch empfangen zu können.
2. Voraussetzungen für die elektronische Zustellung
a. Registrierung im Unternehmensserviceportal
Falls Sie noch über keinen USP-Zugang verfügen, ist eine Registrierung unter www.usp.gv.at erforderlich. Das kann entweder über die Bürgerkarte bzw die Handy-Signatur oder über FinanzOnline erfolgen.
Im Zuge des Registrierungsvorganges ist weiters ein USP-Administrator festzulegen. Dieser kann entweder selbst die elektronischen Schriftstücke empfangen oder jemand anderen als Postbevollmächtigten bestimmen. Nach erfolgreicher Registrierung wird ein RSa-Brief mit Freischaltcode und Sicherheitspasswort übermittelt, welche für das Abschließen der Registrierung einzugeben sind.
b. Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis
Das Teilnehmerverzeichnis ist ein Verzeichnis aller Unternehmen, die elektronische Zustellungen empfangen können. In vielen Fällen ist eine aktive Registrierung jedoch gar nicht nötig. Folgende Unternehmen wurden automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen:
- Teilnehmer von FinanzOnline (falls die elektronische Zustellung gem § 97 Abs 3 BAO aktiviert wurde und eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist)
- Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs
- Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes
Diese Unternehmen sollten auch schriftlich über die automatische Übernahme und die Aufnahme ins Teilnehmerverzeichnis informiert worden sein und können bereits jetzt ihre Registrierungsinformationen im USP überprüfen und anpassen. Denn erst, wenn im USP eine gültige E-Mail-Adresse im dafür vorgesehenen Feld eingegeben ist, gilt das Unternehmen als im Teilnehmerverzeichnis erfasst.
Sofern keine automatische Übernahme aus FinanzOnline erfolgt ist, muss die elektronische Zustellung in FinanzOnline aktiviert und eine E-Mail-Adresse für Verständigungen hinterlegt werden. Alternativ kann man sich ab 1. Dezember 2019 direkt am Teilnehmerverzeichnis im Unternehmensserviceportal zur elektronischen Zustellung anmelden.
3. Zustellungen ins elektronische Postfach
Wenn die elektronische Zustellung genutzt wird, kann man im USP über die Schaltfläche „MeinPostkorb“ auf die elektronischen Schriftstücke zugreifen. Sobald eine Behörde ein Poststück ins elektronische Postfach zugestellt hat, erhält der Empfänger eine Verständigung auf die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse. Ab diesem Zeitpunkt beginnen auch die gesetzlichen Fristen zu laufen. Erledigungen der Finanzverwaltung werden weiterhin in die DataBox in FinanzOnline zugestellt; zusätzlich erfolgt auch eine Information im elektronischen Postfach.
Hat man seinem Steuerberater eine Zustellvollmacht erteilt, kommt es hier zu keinen Änderungen. Die Schriftstücke der Finanzverwaltung werden weiterhin an diesen zugestellt.
Falls mal einmal nicht in der Lage ist elektronische Schriftstücke entgegenzunehmen (zB wegen Betriebsurlaub), kann das Postfach für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen deaktiviert werden. Während dieser Zeit erfolgen keine elektronischen Zustellungen. Diese vorübergehende Abwesenheit gilt nur für elektronische Zustellungen im USP, nicht aber für postalische Zustellungen oder Benachrichtigungen in FinanzOnline.
4. Widerspruchsmöglichkeiten gegen die Teilnahme
Ein Widerspruch ist nur für jene Unternehmen möglich, die aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Ein solcher Widerspruch erfolgt durch die Abmeldung vom Teilnehmerverzeichnis und damit auch von der elektronischen Zustellung. Für nicht registrierte Unternehmen gilt es als Widerspruch, wenn diese sich gar nicht zur elektronischen Zustellung registrieren. Bei einem wirksamen Widerspruch erfolgt die Zustellung weiterhin auf dem Postweg.
Für die „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung sind derzeit noch keine Sanktionen vorgesehen. Die Behörde muss für den Fall, dass es keine elektronische Zustellmöglichkeit gibt, eine postalische Zustellung vornehmen.
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