Operational Transfer Pricing aus Praxis-Sicht

Was ist Operational Transfer Pricing?

Operational Transfer Pricing (OTP) erfordert zunehmend die Aufmerksamkeit insbesondere großer multinationaler Unternehmen (MNEs). Das Ziel der MNEs ist es, Verrechnungspreissysteme nach Richtlinie der OECD umzusetzen und sicherzustellen, als Steuerpflichtiger keiner Doppelbesteuerung zu unterliegen.

Aus Sicht von OTP liegt der Fokus auf

1. der technischen Umsetzung der Verrechnungspreise mit Schwerpunkten Datenverfügbarkeit, -genauigkeit und -zuverlässigkeit, 
2. den Anforderungen der verschiedenen Stakeholdern gerecht zu werden und einem kontrollierten Prozess, sowie
3. der Automatisierung von Prozessen. 

In der Vergangenheit haben viele Steuerpflichtige selten über die Umsetzung des Verrechnungspreismodells im Hinblick auf die konzerninternen Systeme und (ERP-)Prozesse nachgedacht, geschweige dem, wie diese zukünftig anpassungsfähig bleiben sollen. Heute ist dies unerlässlich.

Anpassung der technischen Verrechnungspreis-Grundsätze und Operational Transfer Pricing

Die technische Umsetzung der Verrechnungspreisgestaltung bedarf zur automatisierten Umsetzung im Hinblick auf global einheitlicher Verrechnungspreisrichtlinien. In diesem Sinne sollten konzerninterne Vereinbarungen sowie die für die Richtlinien erforderlichen Dokumentationen erstellt werden und vor allem sollte die Umsetzung der Richtlinien, die an den Jahresabschluss geknüpft sind, unterstützt werden.

Die Idee von Operational Transfer Pricing ist es, die entworfenen Verrechnungspreisrichtlinien und -methoden mit qualitativ hochwertigen Daten zu versehen, ein starkes internes Kontrollumfeld für Prozesse zu gewährleisten, vorhandene Technologie bestmöglich zu nutzen und bei Bedarf neue Technologien einzusetzen. Bei diesem angepassten Ansatz ist es wichtig, interne und externe Stakeholder zu bestimmen:

Interne Interessensgruppen:

• Management und Geschäftsleitung
• verschiedenste betroffene Fachabteilungen der Unternehmensgruppe über Grenzen und rechtliche Einheiten hinweg
• CFO
• Internal Audit

Externe Interessensgruppen:

• Wirtschaftsprüfer
• Aufsichtsbehörden
• lokale und internationale Steuerbehörden. 

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Interessengruppen zufrieden zu stellen, indem ihnen die erforderlichen Unterlagen und Informationen passgenau zur Verfügung gestellt werden. Hierfür muss die Implementierung von Anfang an auf die jeweiligen Stakeholder ausgerichtet werden.

Bedeutung von OTP

Das OECD BEPS Projekt sowie das Country-by-Country Reporting tragen wesentlich dazu bei, dass Unternehmen OTP benötigen, um ihre internationalen Compliance-Risiken erkennen, überwachen und verringern zu können. Die OECD wird zudem in den letzten Jahren immer stringenter. Das wiederum zwingt die lokalen Aufsichts- und Steuerbehörden dazu, sich den Vorgaben anzupassen.

Als Folge dessen werden die Unternehmen eingehender geprüft. Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, eine ausreichende Transparenz der Daten und Dokumentationen zu gewährleisten. So verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, Daten, Dateien und E-Mails durchzugehen oder manuelle Tabellenkalkulationen zu erstellen, um die Aufsichts- und Steuerbehörden zufrieden zu stellen.

Um Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen, ist es daher Teil von OTP, den gesamten Verrechnungspreiszyklus zu analysieren. Der Verrechnungspreislebenszyklus besteht aus

1. einer Planungsphase vor der Festlegung der Richtlinien, 
2. der Erstellung der Richtlinien, 
3. der Berechnung dieser Richtlinien, 
4. der Prozesseinrichtung und ihrer laufenden Überwachung und 
5. der Verteidigung gegen die Überprüfung. 

Während dieser Projektphasen stellen Unternehmen immer wieder Fehler und Widersprüche in ihren Richtlinien, Methoden und Dokumentationen fest. Aus diesem Grund müssen Präventions- und Aufdeckungskontrollen eingeführt werden. 

Identifikation der Herausforderungen und Lösungen

Es gibt verschiedene Faktoren, die eine Überprüfung des Verrechnungspreislebenszyklus notwendig machen. Bei der Lösung der dadurch entstehenden Herausforderungen ist es wichtig, Synergien innerhalb aller Abteilungen zu schaffen, nicht nur im Finanzbereich. Dies kann mit verschiedenen Automatismen, effizienten Prozessen, Schulungen der Mitarbeiter und dem Einsatz der geeigneten Mitarbeiter für die richtigen Zuständigkeitsbereiche geschehen. Im Folgenden sind einige Identifizierungsmerkmale aufgelistet, bei denen ein integrierter Ansatz zwischen OTP und der technischen Verrechnungspreisgestaltung erforderlich ist:

• Viele Verrechnungspreisanpassungen am Jahresende
• Prozesse auf Grundlage manuell erstellter Tabellenkalkulationen
• Umfangreiche konzerninterne Transaktionen
• Schwierigkeiten bei der Beschaffung von segmentierten Finanzdaten und Abschlüssen
• Fehlende Dokumentation und Kontrolle bei Prozessen
• Mangelndes ERP-System (Synergien der Daten)

Interne Erfahrungen und Schlussfolgerung für die Praxis

Die beschriebenen Prozessoptimierungen erscheinen auf den ersten Blick schwierig. Die Vorteile einer Optimierung überwiegen dies aber bei weitem - sowohl auf lange als auch auf kurze Sicht. Denn ineffiziente Prozesse führen zu einem erheblichen Mehraufwand und damit Kosten für das Unternehmen.

Durch die professionelle Operationalisierung Ihres Verrechnungspreissystems können Sie positive Auswirkungen in Bezug auf Qualität, Effizienz, Mitarbeiter, Kosteneinsparungen und Reduzierung des betrieblichen Risikos erreichen. Darüber hinaus kann sich durch die Beseitigung täglicher Störfaktoren die Mitarbeiterzufriedenheit im Arbeitsalltag erhöhen und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensabteilungen verbessern.