Wenn sich der Betriebsprüfer ankündigt …

… gibt es keinen Grund zur Besorgnis, aber Sie sollten sich gezielt und sorgfältig mit Ihrem Steuerberater auf die Außenprüfung (= Betriebsprüfung) vorbereiten.

Damit Sie für die nächste Überprüfung seitens der Finanzverwaltung gerüstet sind, erläutern wir Ihnen im nachstehenden Artikel den Ablauf einer Außenprüfung.

Für die Auswahl der Betriebe, welche geprüft werden sollen, spielen mehrere Kriterien eine Rolle. Die Finanzverwaltung kann einerseits durch computergenerierte Auswahl des Bundesrechenzentrums, nach dem Kriterium des letztgeprüften Jahres oder durch Einzelauswahl den Prüfungsfall festlegen. So kann es in der Praxis durchaus vorkommen, dass es beim einen Unternehmer zwischen zwei Betriebsprüfungen keinen ungeprüften Zeitraum gibt, der Geschäftsfreund allerdings schon mehrere Jahre keine Betriebsprüfung mehr hatte.

Eine Außenprüfung kann sowohl schriftlich als auch mündlich angekündigt werden. In der Praxis erfolgt die Ankündigung der Prüfung idR telefonisch. Nach dem Gesetzeswortlaut sind Außenprüfungen dem Abgabepflichtigen oder seinem bevollmächtigten Steuerberater „tunlichst“ eine Woche vorher anzukündigen. Der Betriebsprüfer hat allerdings urlaubsbedingte sowie krankheitsbedingte Abwesenheiten oder saisonal bedingte Spitzenauslastungen (zB im Tourismus) bei der Festlegung des Prüfungsbeginns zu berücksichtigen. Eine finanzstrafrechtliche Prüfung kann auch unangekündigt stattfinden. Im Zuge der Ankündigung und Terminvereinbarung findet im Regelfall auch die Anforderung der bereitzustellenden Unterlagen statt.

Zu Prüfungsbeginn hat sich der Prüfer auszuweisen und den Prüfungsauftrag vorzuweisen. Die Betriebsprüfung bezieht sich auf den Betrieb selbst und auf bestimmte Abgabenarten, welche branchenabhängig und fallabhängig variieren. Neben den Abgabenarten wird im Prüfungsauftrag der zu überprüfende Zeitraum fixiert. In der Regel bezieht sich der Prüfungszeitraum auf die letzten 3 Jahre, die bereits veranlagt wurden oder für welche Steuererklärungen eingereicht wurden, aber noch keine Veranlagung stattfand. Im Einzelfall ist allerdings auch eine Ausweitung des Prüfungszeitraumes auf alle nicht verjährten Jahre möglich. Der Prüfungsauftrag wird vom Unternehmer oder von dessen Steuerberater unterschrieben.

Strittige Punkte sollten Sie bereits vorab, dh im Zuge der Vorbereitung der Prüfung, mit Ihrem Steuerberater besprechen. Besprechen Sie gemeinsam, ob die Notwendigkeit einer Selbstanzeige besteht. Ab der korrekten Ankündigung einer Betriebsprüfung, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige hinsichtlich vorsätzlich oder grob fahrlässiger Finanzvergehen nur unter der weiteren Voraussetzung möglich, dass Abgabenerhöhungen bis zu 30 % entrichtet werden. Im Prüfungsauftrag wird festgehalten, ob vom Abgabepflichtigen zu Beginn der Amtshandlung eine Selbstanzeige erstattet wurde.

Eine Außenprüfung ist grundsätzlich im Betrieb des Abgabepflichtigen abzuhalten. Sie selbst können das Prüfungsklima mitbestimmen. Seien Sie um ein gutes Prüfungsklima bemüht und behandeln Sie den Prüfer wie Sie auch einen Geschäftspartner behandeln. Sie können dem Prüfer ohne Bedenken Erfrischungsgetränke anbieten. Die BAO sieht eine gesetzliche Regelung vor, dass dem Prüfer zur Durchführung der Amtshandlung ein geeigneter Raum sowie die notwendigen Hilfsmittel (Beheizung, Beleuchtung …) unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.  Die Überlassung des dunklen, fensterlosen Abstellraums, in dem die Heizung ausgefallen ist, wird daher nicht zum positiven Klima beitragen und vom Prüfer nicht geduldet werden.

Ist eine Prüfung im Betrieb des Unternehmers nicht möglich zB weil der gewöhnliche Geschäftsbetrieb gestört wird oder zu wenig Räumlichkeiten vorhanden sind, so kann die Prüfung auch in der Kanzlei des Steuerberaters oder in den Amtsräumlichkeiten stattfinden. Der Prüfer wird allerdings idR eine Betriebsbesichtigung durchführen. Falls gewünscht, kann der Unternehmer bei der Betriebsbesichtigung seinen Steuerberater beiziehen. Im Zuge der Betriebsbesichtigung wird der Prüfer vor allem auf jene Dinge ein Augenmerk legen, die auch zu seinen Prüfungsschwerpunkten zählen zB Fuhrpark, vorgenommene Um- und Anbauten, neu angeschaffte Maschinen etc.

Während einer Betriebsprüfung kann es zu mehreren Zwischenbesprechungen mit dem Prüfer kommen, in denen weitere Unterlagen und Informationen angefordert werden, offene Fragen geklärt werden oder bereits getroffene Feststellungen erörtert und diskutiert werden. Das Ende einer Außenprüfung stellt die sog. Schlussbesprechung dar. Die Schlussbesprechung hat wesentliche Bedeutung, da sie dazu dient, den Grundsatz des Parteiengehörs einzuhalten. In der Regel werden dem Steuerpflichtigen bereits im Vorfeld die Feststellungen des Prüfers mitgeteilt, damit eine gezielte Vorbereitung erfolgen kann. Im Zuge der Schlussbesprechung hat der Unternehmer nun die Gelegenheit auf die Ergebnisse des Betriebsprüfers einzugehen und seine Ansicht zu erörtern. Über den Inhalt der Schlussbesprechung wird eine Niederschrift verfasst.

Im Anschluss an die Schlussbesprechung wird vom Prüfer der Prüfbericht verfasst, in welchem die getroffenen Feststellungen dargelegt werden und die daraus folgenden neuen Steuerbemessungsgrundlagen berechnet werden. Der Prüfbericht ist zugleich auch Begründung für die neuen Bescheide, welche aufgrund der Außenprüfung zu erlassen sind. Sind Sie mit den neu ergangenen Steuerbescheiden nicht einverstanden, gibt es das Rechtsmittel der Beschwerde. Die Beschwerdefrist beträgt einen Monat.

Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Deloitte Berater gerne zur Verfügung.