Wenn die Finanzpolizei vor der Türe steht

In diesem Fall kann es in der Hektik schnell passieren, dass Rechte der oder des Steuerpflichtigen nicht korrekt wahrgenommen werden und es zu einer Störung des laufenden Geschäftsbetriebs kommt. Wir empfehlen daher, bei einer Kontrolle durch die Finanzpolizei umgehend eine oder einen Parteienvertreter:in (Steuerberater:in, Rechtsanwält:in) beizuziehen, auch wenn diese oder dieser meist nicht sofort vor Ort sein kann.

Der Beginn einer solchen Kontrolle kann jedoch auch ohne umfangreiches Wissen hinsichtlich Rechte und Pflichten der Unternehmerin oder des Unternehmers bzw. der Kontrollorgane in geordneten Bahnen ablaufen.

Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps, um einer Kontrolle durch die Finanzpolizei entspannt und gut vorbereitet entgegenzusehen, bis Ihre oder Ihr Parteienvertreter:in Sie persönlich unterstützen kann.

Benennen Sie einen Verantwortlichen

Klären Sie Ihre Mitarbeiter:innen bereits im Vorfeld über die Möglichkeit einer Kontrolle der Finanzpolizei auf und legen Sie Regeln für den Ablauf fest:

• Stellen Sie sicher, dass Sie als Unternehmer:in im Falle einer Kontrolle umgehend verständigt werden.
• Benennen Sie eine oder einen verantwortliche:n Mitarbeiter:in, die oder der für die Abwicklung der Kontrolle in Ihrer Abwesenheit zuständig ist.
  

Ablauf zu Beginn der Prüfung

Bewahren Sie Ruhe! Verständigen Sie Ihre oder Ihren persönliche:n Vertreter:in und bitten Sie sie oder ihn, der Kontrolle beizuwohnen. Sie haben ein Recht auf die Anwesenheit einer Parteienvertreterin oder eines Parteienvertreters oder zumindest einer Vertrauensperson – je nachdem auf Basis welcher Rechtsgrundlage die Kontrolle erfolgt. Fordern Sie die Beamt:innen auf sich auszuweisen und eine Rechtsbelehrung über die Grundlagen der Kontrolle sowie eine Belehrung über Ihre Rechte und Pflichten bei der Mitwirkung auszusprechen, sofern dies nicht bereits ohne Aufforderung geschehen ist. Mit diesem Begehren gewinnen Sie Zeit. Signalisieren Sie Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung an den Kontrollhandlungen und bieten Sie den Organen für die Befragung und Durchsicht der Unterlagen einen eigenen Raum an.

Vorbereitung von Unterlagen

Eine der ersten Amtshandlungen bei Kontrollen ist in der Regel die Feststellung und Aufnahme der Personalien sämtlicher anwesenden Personen. Um illegal Beschäftigten oder nicht angemeldeten Dienstnehmer:innen keine Chance zur Flucht zu lassen, dürfen die amtshandelnden Organe die Identitätsfeststellung umgehend durchführen und müssen nicht extra auf die Ankunft einer Vertreterin oder eines Vertreters (Steuerberater:in, Rechtsanwält:in) warten.

Ist die Aufnahme der Personalien erfolgt, gibt es in der Regel keinen Grund mehr für die Beamt:innen, mit den weiteren Befragungen und Kontrollhandlungen nicht auf das Eintreffen Ihrer Vertreterin oder Ihres Vertreters zu warten. Um die Identitätsfeststellung souverän abwickeln zu können, seien Sie vorbereitet und halten eine Mappe mit den zumindest folgenden Unterlagen Ihrer Dienstnehmer bereit:

• Liste der Namen aller Mitarbeiter:innen,
• Kopien von Personalausweisen,
• Meldedurchschriften der Sozialversicherung,
• Arbeitserlaubnis bei Ausländer:innen,
• Unterlagen zur Entlohnung (Lohnkonten),
• Entsendebestätigungen und
• Arbeits-/Werkverträge/Dienstzettel.

Je nach Art Ihres Betriebes kann es sein, dass weitere Dokumente bereitgehalten werden sollten oder sogar eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Klären Sie dies im Zweifel mit Ihrer oder Ihrem Steuerberater:in ab.

Auf diese Weise können Sie in aller Ruhe und ohne Hektik den ersten Teil der Kontrolle abwickeln und signalisieren durch die professionelle Vorbereitung die Bereitschaft zur Mitwirkung, während Ihre persönliche Vertreterin oder Ihr persönlicher Vertreter sich auf den Weg zu Ihnen macht, um Sie zu unterstützen.

Sobald dieser Teil der Prüfung erledigt ist, ist für den überwiegenden Teil der nachfolgenden Prüfungshandlungen die Bundesabgabenordnung (BAO) die Rechtsgrundlage, auf welche sich die Finanzpolizist:innen stützen.

Vor Beginn jeder einzelnen Prüfungshandlung, muss Ihnen Auskunft über die Rechtsgrundlage erteilt werden. Sie können diese auch jederzeit von Einsatzleiter:innen bzw. dem verantwortlichen Kontrollorgan der Finanzpolizei erfragen.

Was heißt das für Sie? Wird auf Grundlage der BAO geprüft, steht Ihnen das gesetzliche Recht auf Beiziehung einer Vertreterin oder eines Vertreters zu. Die Beamt:innen müssen daher mit ihrer weiteren Tätigkeit auf die Ankunft Ihrer Steuerberaterin/ Rechtsanwältin oder Ihres Steuerberaters/Rechtsanwalts warten. Die Ausnahme hiervon ist nur, wenn durch die Verzögerung der Prüfungshandlungen Gefahr in Verzug besteht. Dies muss jedoch von der Behörde entsprechend begründet werden.

Was tun, wenn Ihre Steuerberaterin/ Rechtsanwältin oder Ihr Steuerberater/ Rechtsanwalt nicht verfügbar ist?

Auch ohne Hilfestellung Ihrer Vertreterin oder Ihres Vertreters gibt es einfache Möglichkeiten wie Sie die Prüfung erfolgreich meistern können.

Befragungen der Unternehmerin oder des Unternehmers: Sollte die Finanzpolizei von Ihnen eine Auskunft zu Sachverhalten verlangen, bitten Sie sie, Ihnen die Fragen schriftlich zu übermitteln, so dass Sie diese ebenfalls schriftlich beantworten können. Nach herrschender Meinung hat in der Bundesabgabenordnung die Schriftform Vorrang vor mündlichen Auskünften. Durch Ihr Angebot der schriftlichen Auskunftserteilung signalisieren Sie Ihre Mitwirkungsbereitschaft an der Prüfung (zu welcher Sie übrigens gesetzlich verpflichtet sind). Daher darf Ihr Verweis auf eine schriftliche Stellungnahme von den Organen der Finanzpolizei auch nicht beanstandet werden.

Wo liegen die Vorteile?

• Sie müssen nicht sofort antworten und können daher auch nicht von einer Frage „überrumpelt“ werden. Sie vermeiden so unter Umständen Unsicherheit bei der spontanen Beantwortung der Fragen.
• Sie können die Antworten in aller Ruhe überlegen, mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater absprechen und so sicherstellen, dass die Antwort vollständig ist und keine heiklen Folgefragen aufwirft, für die Sie sich in weiterer Folge rechtfertigen müssen.
• Schließlich haben Sie Ihre Fragen und Auskünfte gleich schriftlich dokumentiert, die Behörde muss also keine Niederschrift über die Befragung ausfertigen, welche das Risiko birgt, die von Ihnen erteilte Auskunft unvollständig oder falsch widerzugeben.

Bestehen die Organe statt einer schriftlichen Auskunft dennoch auf eine sofortige Befragung, muss dies auch entsprechend begründet (Gefahr in Verzug, etc.) und dokumentiert werden. Abschließend möchten wir noch darauf hinweisen, dass ein Betretungsrecht nicht das Recht zur Durchsuchung der Räumlichkeiten umfasst, sondern nur ein „In-Augenschein-Nehmen“. Ein gezieltes Suchen nach Personen oder Gegenständen ist nicht zulässig. Des Weiteren hat eine Betriebskontrolle tunlichst ohne Störung des Betriebs zu erfolgen.

Wo liegen die Vorteile?

• Sie müssen nicht sofort antworten und können daher auch nicht von einer Frage „überrumpelt“ werden. Sie vermeiden so unter Umständen Unsicherheit bei der spontanen Beantwortung der Fragen.
• Sie können die Antworten in aller Ruhe überlegen, mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater absprechen und so sicherstellen, dass die Antwort vollständig ist und keine heiklen Folgefragen aufwirft, für die Sie sich in weiterer Folge rechtfertigen müssen.
• Schließlich haben Sie Ihre Fragen und Auskünfte gleich schriftlich dokumentiert, die Behörde muss also keine Niederschrift über die Befragung ausfertigen, welche das Risiko birgt, die von Ihnen erteilte Auskunft unvollständig oder falsch widerzugeben.

Bestehen die Organe statt einer schriftlichen Auskunft dennoch auf eine sofortige Befragung, muss dies auch entsprechend begründet (Gefahr in Verzug, etc.) und dokumentiert werden. Abschließend möchten wir noch darauf hinweisen, dass ein Betretungsrecht nicht das Recht zur Durchsuchung der Räumlichkeiten umfasst, sondern nur ein „In-Augenschein-Nehmen“. Ein gezieltes Suchen nach Personen oder Gegenständen ist nicht zulässig. Des Weiteren hat eine Betriebskontrolle tunlichst ohne Störung des Betriebs zu erfolgen.