Digitalisierung im Rechnungswesen als Hebel für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Abläufe im Rechnungswesen, die früher mühsam manuell und zeitintensiv bearbeitet werden mussten, können heute durch Automatisierung viel effizienter abgewickelt werden. Seit mehreren Jahren beobachtet Deloitte im Rahmen der Studie Digitalisierung im Rechnungswesen die digitalen Veränderungen in diesem zentralen Unternehmensbereich, zuletzt unter dem Titel Rechnungswesen in Zeiten von COVID-19.

Das Rechnungswesen im digitalen Wandel

Zahlreiche Unternehmen in Österreich haben die Corona-bedingten Lockdowns im letzten Jahr genutzt, um sich mit ihren Finanzprozessen genauer auseinanderzusetzen und diese zu digitalisieren. Für gewöhnlich haben bisher insbesondere kleinere Unternehmen die Buchhaltung an die Steuerberatung ausgelagert. Nun ist jedoch der Trend zu erkennen, dass auch größere mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen verstärkt auf Outsourcing des Rechnungswesens setzen.

Ein Grund für diesen Umschwung liegt in der zunehmenden Komplexität, die sich sowohl im Fachlichen aber auch im Organisatorischen wiederfindet und der Erschwernis, überhaupt geeignetes Personal für diese Aufgaben zu finden. Die Anforderungen im Rechnungswesen erfordern laufende Weiterbildung bei Mitarbeitern sowie die gründliche Auseinandersetzung mit stetig neuen gesetzlichen Regelungen. Konnte dies bei vielen Themenstellungen in der Vergangenheit noch im Rahmen der Jahresabschlusstätigkeiten inhaltlich analysiert werden, so braucht es heutzutage ein zeitnahes und verlässliches Reporting.

Die virtuelle Zusammenarbeit war aufgrund der Lockdowns der vergangenen Jahre erforderlich und hat in vielen Unternehmen zu Arbeitsplätzen im Home Office geführt. Barrieren in der Zusammenarbeit verschwinden im Technischen wie Organisatorischen, beispielsweise durch die Nutzung von Videokonferenzsystemen. So sind virtuelle Besprechungen und Arbeitsmeetings nicht nur innerhalb von Unternehmen, sondern auch zwischen Unternehmen inzwischen üblich und zur Gewohnheit geworden. Diese sichtbaren Fortschritte im Digitalen lassen viele Unternehmer, die einer Auslagerung des Rechnungswesens bisher kritisch gegenübergestanden sind, umdenken. Denn die notwendigen Technologien, um die Buchhaltung vollständig digital abzuwickeln, existieren seit Jahren.

Digitalisierung und COVID-19-Hilfspakete

Gerade die Pandemie hat eindrücklich aufgezeigt, wie schnell sich die Rahmenbedingungen und die Marktsituation verändern können. Die COVID-19-Hilfsprogramme der Bundesregierung werden ständig angepasst und erneuert. Zuletzt wurden viele Maßnahmen über den Jahreswechsel hinaus verlängert. Eine qualitative und fehlerfreie Buchhaltung ist gerade für den korrekten Bezug von Hilfsgeldern wichtiger denn je. Denn bei einer mangelhaften Buchhaltung können staatliche Förderungen wegfallen oder fälschlicherweise in Anspruch genommen werden. Hier hilft eine digitalisierte, zeitgemäße Buchhaltung, um alle Informationen wie Rechnungsfreigaben, Erlösbuchungen, Bankbewegungen, Webshops, Kassa etc., laufend zu verarbeiten und betriebswirtschaftlich zu analysieren.

Unser erklärtes Ziel ist es, die Unternehmen am heimischen Standort gut durch die anhaltende Krise zu begleiten – das gelingt mit umfassender Beratung vor Ort und dem Know-how eines internationalen Netzwerks.

Andreas Kapferer

Freie Zeitressourcen schaffen durch Fokus auf Kernkompetenzen des eigenen Unternehmens

Notwendige unternehmensinterne Prozessveränderung, im Rahmen von internen Change Projekten, sind teils mit erheblichem Aufwand verbunden. Denn die übergreifende Funktion des Rechnungswesens erfordert die Anpassung von Abläufen zu allen Abteilungen. Interne Projekte dieser Art erfolgreich in Angriff zu nehmen, kann neben dem Tagesgeschäft eine Herausforderung sein. Weiters zeigt sich aktuell die Erschwernis, überhaupt geeignetes Personal für die Aufgaben im Rechnungswesen zu finden. Eine Fokussierung auf die Kernkompetenzen des Unternehmens und eine Auslagerung des Rechnungswesens entlastet die Führungsebene. Dies schafft zudem freie Zeitressourcen bei erfahrenen Mitarbeitern, beispielsweise für Marktaktivitäten, Produktentwicklung und Service Offerings.

In Krisenzeiten liefert ein modernes Rechnungswesen die notwendige Basis für weitreichende Unternehmensentscheidungen. Die Digitalisierung des Rechnungswesens, einhergehend mit einer Auslagerung an einen Steuerberater führt insbesondere dann zu großen Vorteilen, wenn Informations- und Datenaustausch weitgehend automatisiert erfolgen können. Dafür werden Schnittstellen aufeinander angepasst und elektronische Workflows zur Verfügung gestellt. Damit das erfolgreich gelingt, ist es erforderlich sich intensiv mit den jeweiligen Vorsystemen des Unternehmens auseinanderzusetzen und braucht es Know-how, um den technologischen Wandel so unkompliziert wie möglich umzusetzen.

Die aktuell herausfordernde Situation am Arbeitsmarkt kann so gesehen auch den Blick schärfen, wo Entlastung möglich ist. Sei es mittels durchgängiger elektronischer Workflows zwischen Abteilungen, der Umsetzung längst fälliger Datenschnittstellen oder die Auslagerung an spezialisierte Outsourcing-Partner. Denn gerade in Krisenzeiten ist das Rechnungswesen gefordert der Geschäftsführung aktuelle Zahlen für weitreichende Unternehmensentscheidungen zur Verfügung zu stellen. Unternehmen bei der steuerlichen Optimierung sowie bei der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen zu begleiten ist das Ziel von Deloitte Tirol.