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Steuerberatung 3.0

Der digitale Fortschritt

Der digitale Fortschritt revolutioniert sämtliche Branchen und führt zu stark veränderten, neuen und meist effizienteren Prozessen. Die Steuerberatung stellt hier keine Ausnahme dar: Bereits seit vielen Jahren hat die Digitalisierung Einzug in einer Branche gehalten, die bis vor nicht allzu langer Zeit noch mit viel Papier, Belegen und Rechnungen assoziiert wurde. Ein Blick auf die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und Klienten im digitalen Zeitalter.

In den vergangenen Jahren war der Fokus überwiegend auf den Einsatz der technischen Möglichkeiten zur effizienteren Be- und Verarbeitung der Buchhaltungsinformationen gerichtet. Umsatzerlöse, Bankdaten und Ausgangsrechnungen aus dem Fakturaprogramm automatisiert in die Buchhaltung zu importieren, ist auch bei kleinen Buchhaltungen längst genauso Standard, wie die Möglichkeit, Zahlungsvorschläge automatisiert aus der Buchhaltung zurück ins Onlinebanking zu übermitteln und quasi per Mausklick zur Überweisung zu bringen. Nun verändert der technische Fortschritt nachhaltig die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern. Heute sind es die Menschen gewohnt, sämtliche Informationen mobil über Smartphones, Tablets oder Laptops abzurufen und auszutauschen. Es gilt, diese selbstverständlichen Kommunikationswege auch in der Beraterpraxis zur Verfügung zu stellen.

Erleichterte Zusammenarbeit beim Belegaustausch
Galt in der Vergangenheit die elektronische Übermittlung der Belege als fortschrittlich, werden heute Belege direkt und strukturiert in Cloud-Systemen gespeichert. Das ermöglicht den beidseitigen Zugriff von Berater und Kunden. Mobile Apps erleichtern das Erfassen und Scannen per Smartphone. Der Berater erfährt automatisch, wenn neue Belege angeliefert wurden, der Kunde wird zeitnah verständigt, wenn die Belege verarbeitet wurden oder weitere Informationen notwendig sind. So können Rechnungsbelege wie Taxirechnungen, Seminarbestätigungen oder Bewirtungskosten einfach von unterwegs gescannt, archiviert und übermittelt werden.
Die elektronische Speicherung erfolgt idealerweise in revisionssicheren Systemen, sodass ein siebenjähriges Aufbewahren der originalen Papierbelege überflüssig wird.

Voller Zugriff von überall
E-Mails auf dem Smartphone von jedem beliebigen Ort zu schreiben, ist für die meisten Unternehmer bereits seit langer Zeit gängige Praxis. Über Cloud-Lösungen lassen sich mittlerweile auch sämtliche Finanzdaten des eigenen Unternehmens per App abrufen und verwalten. In einer vernetzten Welt besteht der Anspruch der Geschäftsführung, auch überall und jederzeit über die aktuellen Monatszahlen, dazugehörige verknüpfte Belege und Verträge verfügen zu können, diese mobil zu verwalten, herunterzuladen oder zu verschicken.

Dienstnehmerakt online
Bei einer Finanzpolizeiprüfung muss nie wieder Unsicherheit in der Anfangsphase herrschen, denn die Kunden haben den voll-ständigen Personalakt in der Cloud gespeichert und abrufbar, vom Steuerberater oder Personalverrechner überprüft und aktuell gehalten.

Zeitnahes, flexibles Reporting
Belege werden nicht mehr einmal nach Monatsende gesammelt übermittelt, sondern laufend erfasst. Sie können nach elektronischer Freigabe durch den Kunden sofort verarbeitet werden. Per App lassen sich zeitnahe flexible Auswertungen abrufen. Zahlenfriedhöfe auf Papier oder im PDF gehören der Vergangenheit an. Grafische und individuell anpassbare Auswertungen geben wesentlich effizienteren Überblick über die aktuellen Geschäftsentwicklungen und unterstützen auch weniger zahlenaffine Unternehmer.
Per Mausklick lassen sich die Jahresbudgets über die aktuellen Zahlen legen, um einen grafischen Soll-Ist-Vergleich zu ermöglichen.

Workflow
Die webbasierte Kooperation erleichtert auch die Zusammenarbeit im Austausch und bei der Freigabe wichtiger Dokumente. Der Kunde stellt Anfragen über die Onlineoberfläche, der Berater sieht diese und kann die Aufgaben zum gewünschten Termin erledigen und über die Kommunikationsplattform Rückmeldung geben. Umgekehrt kann der Berater jederzeit mitteilen, wenn Informationen vom Kunden benötigt werden und diesem somit „Aufgaben“ zuteilen. Der Kunde sieht die Liste mit offenen und noch nicht erledigten Anfragen zur Abarbeitung.
Sind die Steuererklärungen erstellt, müssen diese nicht mehr händisch unterfertigt werden, sondern können per Workflow elektronisch durch den Unternehmer freigegeben werden. Auch dem Bankberater kann direkt Zugriff auf die aktuellen Jahresabschlüsse gewährt werden.

Für kleine und große Unternehmen interessant
Kleinere Unternehmen profitieren davon, dass sie mittels Onlinetools Buchhaltungsdaten bereits selbständig vorerfassen können oder ein eigenes Fakturatool des Steuerberaters nutzen. All das spart Arbeitsaufwand und Kosten, da die Umsätze direkt in die Buchhaltung fließen. Große Unternehmen wiederum haben den Vorteil, möglichst tagaktuell die laufenden Geschäftszahlen abrufbar zu haben oder sich branchenspezifische Auswertungen und Kennzahlen individuell gestalten zu lassen.  

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