Neuerungen in der Personalverrechnung und im Arbeitsrecht

Essensgutscheine

Seit 1.7.2020 sind Gutscheine für Mahlzeiten bis zu einem Betrag von 8,00 € pro tatsächlich geleistetem Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden können. Als Gaststätten gelten jene Betriebe, die an den Arbeitstagen ein Vollmenü anbieten. Gutscheine dürfen in Papierform oder digital (elektronische Chipkarte, App) ausgegeben werden. Auch Homeoffice-Tage gelten als Arbeitstage für welche ein Gutschein gebührt. Die Gutscheine können auch kumuliert ohne wertmäßiges Tageslimit an jedem Wochentag (auch an Wochenenden) eingelöst werden. Barzuschüsse, die der Arbeitgeber leistet, sind lohnsteuerpflichtig.

Essensgutscheine, die für Lebensmittelgeschäfte, Bäckereien, Würstelstände, etc. abgegeben werden, welche kein Vollmenü anbieten, bleiben nur bis zu einem Betrag von nunmehr 2,00 € pro Arbeitstag steuerfrei. Dasselbe gilt für Gutscheine, die auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen. Pro Arbeitnehmer und Arbeitstag darf nur ein Gutschein gewährt werden.

Auch Homeoffice-Tage gelten als Arbeitstage für welche ein Gutschein gebührt. Zum Jahreswechsel wurde daher nunmehr beschlossen, dass Essensgutscheine während Homeoffice-Zeiten in 2020/2021 auch zur Bezahlung bei Essensabholungen oder -lieferungen verwendet werden können.

Jobticket

Um den Umstieg auf öffentliche Verkehrsmittel zu unterstützen, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Ticket für die Nutzung von Massenbeförderungsmitteln unabhängig von der Ticketart (zB Netz- oder Streckenkarte) zur Verfügung zu stellen. Dies gilt jedenfalls für Tickets, die zu Fahrten auf der Strecke Wohnung-Arbeitsplatz gelten. Die Begünstigung setzt jedoch voraus, dass die Tickets für Fahrten innerhalb eines längeren Zeitraumes gelten. Einzelfahrscheine oder Tageskarten sind daher nicht von der Begünstigung erfasst.

Die Zurverfügungstellung kann ab 1.7.2021 auch durch gänzliche oder teilweise Kostenübernahme erfolgen. Kauft also der Arbeitnehmer das Ticket selbst und erhält es vom Arbeitgeber gänzlich oder teilweise ersetzt, so ist dies abgabenfrei möglich. Eine Bezugsumwandlung ist aber weiterhin ausgeschlossen. Der abgabenfreie Ticketersatz gegen Arbeitnehmerverzicht auf Teile des Gehalts, Lohns oder anderer lohnsteuerpflichtiger Bezüge führt somit zu einer Abgabenpflicht.

Pendlerpauschale

Durch COVID-19 bedingte Homeoffice-Tage bzw. Dienstverhinderungen (wie etwa Quarantänezeiten) haben derzeit keine Auswirkung auf die Weitergewährung des Pendlerpauschales. Diese Regelung ist vorerst bis zum 31.3.2021 befristet. Für 2021 ist zudem eine Klarstellung beim Pendlerpauschale geplant. Die Regelung, wonach keine Pendlerpauschale gebührt, wenn dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Kfz für Privatfahrten (einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zur Verfügung gestellt wird, gilt nicht bei Nutzung arbeitgebereigener Fahrräder oder Elektrofahrräder. In diesem Fall ist weder ein Sachbezug anzusetzen, noch geht das Pendlerpauschale verloren.

Familienbonus Plus

Es besteht nunmehr die Möglichkeit, den Antrag auf Familienbonus Plus formlos zurückzuziehen, um dem anderen Elternteil einen höheren bzw den gesamten Anteil an der Steuerbegünstigung zu verschaffen. Dieser „Verzicht“ kann bis zu 5 Jahre nach dem Eintreten der Rechtskraft des Veranlagungsbescheides bekannt gegeben werden. Diese Möglichkeit spielt vor allem dann eine Rolle, wenn sich der beantragte Familienbonus Plus bei einem Antragsteller steuerlich nicht auswirkt, aber sich beim zweiten Antragsberechtigten steuerlich zur Gänze auswirken würde.

Verpflichtende „Jahressechstelaufrollung“

Bereits seit Anfang 2020 besteht die Verpflichtung zur Jahressechstelaufrollung, welche im Dezember bzw. Austrittsmonat zu einer Lohnsteuernachzahlung führen kann. In Ausnahmefällen – wie bei Elternkarenz, Papamonat oder Mutterschutz – muss das Jahressechstel aber nicht neu berechnet werden.
Für das Jahr 2021 wurden nun zusätzliche Ausnahmetatbestände geschaffen (z.B. Bezug von Krankengeld, Altersteilzeitgeld; bei Pflegekarenz oder Pflegeteilzeit, nicht jedoch bei Bildungskarenz oder –teilzeit).

Ab 1.1.2021 ist die „Kontrollsechstelrollung“ nun auch in die andere Richtung möglich: Im Rahmen einer Kontrollrechnung im Dezember bzw bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist auch die Berücksichtigung eines nicht ausgeschöpften Jahressechstels in Form einer Gutschrift vorgesehen.

Für Arbeitnehmer in Kurzarbeit gilt weiterhin zudem ein um 15% pauschal erhöhtes Jahressechstel.

Kurzarbeit Phase III

Seit dem 1.10.2020 können Arbeitnehmer mittels neuer Sozialpartnervereinbarung (Version 8.0) zur Kurzarbeit Phase III angemeldet werden. Die Phase III gilt noch bis zum 31.3.2021. Anträge sind grundsätzlich noch vor Beginn der Kurzarbeit über das eAMS-Konto einzubringen. Die Begehrensstellung für Unternehmen, die die Kurzarbeit im Jänner begonnen haben, endet am 20.02.2021.

Eine wesentliche Neuerung stellt das zusätzliche Erfordernis der wirtschaftlichen Begründung dar. Wird die Kurzarbeit für mehr als fünf Arbeitnehmer beantragt, so ist zwingend eine Bestätigung der Angaben in der wirtschaftlichen Begründung durch einen Steuerberater/Wirtschaftsprüfer oder Bilanzbuchhalter vorgesehen. In der Phase III muss die Arbeitszeit grundsätzlich 30% bis 80% betragen, Abweichungen davon sind gesondert zu begründen (Ausnahmen der obenstehenden Voraussetzungen gibt es für die Zeit des Lockdowns bzw. davon direkt betroffene Unternehmen – Entfall der Steuerberater/Wirtschaftsprüfer-Bestätigung der wirtschaftlichen Begründung sowie Arbeitszeitausfall von über 90% möglich).

Für die während der Kurzarbeit ausgefallene Arbeitszeit besteht in Phase III eine Weiterbildungsverpflichtung seitens der Arbeitnehmer, sofern eine solche vom Arbeitgeber gewünscht ist. Dazu kann vor Beginn der Weiterbildungsmaßnahme über das eAMS-Konto ein Antrag auf Schulungskostenbeihilfe gestellt werden. Falls Lehrlinge in die Kurzarbeit miteinbezogen werden, muss mindestens 50% der ausgefallenen Arbeitszeit (über den gesamten Kurzarbeitszeitraum gesehen) für ausbildungs- bzw. berufsrelevante Maßnahme genutzt werden (Unterstützung vom AMS für die Ausbildungskosten). Während Lockdown-Zeiten entfällt diese Weiterbildungsverpflichtung für Lehrlinge.

Die Abrechnung für die Kurzarbeitsbeihilfe ist bis zum 28. des Folgemonats über das eAMS-Konto einzubringen. Nach Ablauf der Behaltefrist ist zudem ein Durchführungsbericht via eAMS-Konto zu übermitteln.

Vergütung für den Verdienstentgang gemäß Epidemiegesetz (Quarantäne)

Natürliche und juristische Personen sowie Personengesellschaften haben Anspruch auf Vergütung für den Verdienstentgang für die Zeit einer COVID-19-bedingten Absonderung der Mitarbeiter. Die Zeit der behördlichen Absonderung stellt einen sonstigen Dienstverhinderungsgrund nach dem Epidemiegesetz dar. Dementsprechend besteht kein krankenstandsbedingter Entgeltfortzahlungsanspruch. Wird ein Mitarbeiter abgesondert, gebührt diesem aber Entgelt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz.

Mit Auszahlung des Entgelts geht der Anspruch auf Vergütung gegenüber dem Staat auf den Arbeitgeber über. Der Antrag auf Vergütung ist innerhalb von drei Monaten ab der Aufhebung der Quarantäne bei der den Bescheid erlassenden Bezirksverwaltungsbehörde zu stellen.

Sonderbetreuungszeit 4.0 und Entgeltrückerstattungsanträge

Für Arbeitnehmer besteht nunmehr ein Rechtsanspruch auf Sonderbetreuungszeit, wenn die nachstehenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Notwendige Betreuung eines Kindes unter 14 Jahren, wenn die Betreuungseinrichtung aufgrund behördlicher Maßnahmen ganz oder teilweise geschlossen ist.
• Betreuung behinderter Angehöriger, wenn die persönliche Assistenz nicht mehr sichergestellt ist.
• Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen, wenn die Betreuungskraft ausgefallen ist.
• Betreuungspflicht für ein Kind unter 14 Jahren, welches behördlich unter Quarantäne gestellt wurde, weil Ansteckungs- bzw. Infektionsverdacht besteht (Achtung: Erfolgt die Absonderung wegen Erkrankung an COVID-19, so besteht der Anspruch auf Sonderbetreuungszeit nur dann, wenn zuvor die gesetzliche Pflegefreistellung ausgeschöpft wurde).

Der Dienstverhinderungsgrund muss dem Arbeitgeber unverzüglich mitgeteilt werden. Zusätzlich darf es keine anderen zumutbaren Maßnahmen geben, um die Dienst-verhinderung abzuwenden (dh es darf keine Betreuungsmöglichkeit in Schule oder Kindergarten geben und auch keine andere Betreuungsperson verfügbar sein).

Es besteht jedoch die Möglichkeit Sonderbetreuungszeit mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, wenn mangels Erfüllung der Voraussetzungen kein Rechtsanspruch gegeben ist. In diesem Fall sind zuvor allerdings andere arbeitsrechtliche Ansprüche zur Betreuung (nach dem AngG, ABGB oder UrlG) auszuschöpfen.
Das Kontingent wurde von drei auf vier Wochen je Arbeitnehmer erhöht. Die Sonderbetreuungszeit trat rückwirkend mit 1.11.2020 in Kraft und dauert bis einschließlich 9.7.2021.

Die Höhe der Rückerstattung des während der Sonderbetreuungszeit fortgezahlten Entgelts beträgt nun 100% (davon nicht umfasst sind jedoch Arbeitgeberbeiträge und Lohn-nebenkosten). Der Rückerstattungsanspruch ist spätestens sechs Wochen nach Ende der Sonderbetreuungszeit, somit bis längstens 20.8.2021, über das USP-Portal bei der Buchhaltungsagentur des Bundes einzubringen, wobei – außer in begründeten Ausnahmefällen – pro Arbeitnehmer grundsätzlich nur ein Antrag für den gesamten Zeitraum der Phase 4 zulässig ist.

Angleichung Kündigungsfristen Arbeiter

Die ursprünglich für 1.1.2021 geplante Angleichung der Kündigungsfristen von Arbeitern an Angestellte wurde auf 1.7.2021 verschoben. Die längeren Kündigungsfristen für Arbeiter werden daher erst auf Beendigungen anzuwenden sein, die nach dem 30.6.2021 ausgesprochen werden. Der Gesetzgeber hat jedoch vorgesehen, dass für Saisonbranchen (wie Tourismus oder Bauwirtschaft) im Kollektivvertrag davon abweichende (kürzere) Kündigungsfristen bzw abweichende Kündigungstermine vereinbart werden können.

Sonderfreistellung für werdende Mütter

Im Dezember 2020 wurde vom Gesetzgeber eine Sonderfreistellung für schwangere Arbeitnehmerinnen ab der 14. Schwangerschaftswoche beschlossen. Die neue Regelung gilt vorerst bis 31.3.2021. Im ersten Quartal wird die COVID-Lage erneut evaluiert. Der Anspruch auf Sonderfreistellung besteht, wenn die Arbeit einen direkten Körperkontakt erfordert und Homeoffice oder eine Änderung der Arbeitsbedingungen nicht möglich sind. Ist keine dieser Optionen gegeben, sind Schwangere unter voller Entgeltfortzahlung freizustellen. Im Freistellungsfall hat der Arbeitgeber Anspruch auf Rückersatz des Entgelts sowie der Arbeitgeber-Beiträge und Lohnnebenkosten. Der Antrag ist binnen sechs Wochen nach dem Ende der Freistellung unter Vorlage entsprechender Nachweise (ärztliche Bestätigung über die Schwangerschaft und voraussichtlicher Entbindungstermin) bei der ÖGK zu stellen (über WEBEKU oder PDF-Formular).

ÖGK Stundungen/Ratenzahlungen

Für Arbeitgeber, die mit COVID-19-bedingten Liquiditätsproblemen konfrontiert sind bzw waren, erfolgte eine verzugszinsenfreie Stundung der Beiträge durch die ÖGK. Beiträge im Zeitraum Februar bis April 2020 wurden bei Zahlungsschwierigkeiten verzugszinsenfrei gestundet. Sie sind bis spätestens 31.3.2021 zu entrichten. Beiträge aus dem Zeitraum Mai bis Dezember 2020, für die bereits Ratenvereinbarungen oder Stundungen bestehen, können bis spätestens 31.3.2021 einbezahlt werden. Mit Jahresende 2020 wurde dem § 733 ASVG der Absatz 15 angefügt, wonach auch diese Beiträge nunmehr verzugszinsenfrei zu stunden sind. Für den Beitragszeitraum Jänner und Februar 2021 können die Beiträge ebenfalls bis 31.3.2021 gestundet werden. Ab dem Beitragszeitraum März 2021 sind wieder die bisherigen Fälligkeiten und Zahlungsfristen (15. des Folgemonats) einzuhalten.

Bei Weiterbestehen von Liquiditätsproblemen am 31.3.2021 können in Phase 1 Ratenzahlungen bis längstens 30.6.2022 vereinbart werden. Hierfür sind coronabedingte Liquiditätsprobleme glaubhaft zu machen. Für Ratenvereinbarungen der Phase 1 gilt ein um 2% verringerter Verzugszinsensatz (derzeit 1,38%). Antragstellung ist ab März 2021 möglich.

In Phase 2 können für zum 30.6.2022 verbleibende Beitragsrückstände aus den Zeiträumen Februar 2020 bis Februar 2021 Ratenzahlungen vereinbart werden. Hierfür steht ein zeitlicher Rahmen bis längstens 31.3.2024 zur Verfügung. Um die Ratenvereinbarungen der Phase 2 in Anspruch nehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• während der Phase 1 wurden mindestens 40% des Beitragsrückstandes beglichen
• kein Terminverlust bis 30.6.2022
• keine Neuverbindlichkeiten (Beiträge ab März 2021)
• Beitragsrückstand kann zusätzlich zu laufend anfallenden Beiträgen entrichtet werden (Glaubhaftmachung)

Der Antrag ist bis spätestens 30.6.2022 einzubringen.
Für die Ratenvereinbarungen ist zu beachten, dass deren Bearbeitung ohne monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) nicht möglich ist. Es gilt weiters festzuhalten, dass sich trotz Stundung/Ratenzahlung nichts an der gesetzlichen Fälligkeit der Beiträge ändert. Auch die sonstigen Meldeverpflichtungen sind unverändert einzuhalten.

Vorsicht bei Kurzarbeit: Beiträge für Mitarbeiter in Kurzarbeit sind von den Stundungen bzw Ratenvereinbarungen ausgenommen. Diese sind nach der gesetzlichen Regelung weiterhin bis zum 15. des auf die Beihilfenauszahlung zweitfolgenden Kalendermonates an die ÖGK zu entrichten.

Erhöhung der Zuverdienstgrenze bei Bezug von Familienbeihilfe und Studienbeihilfe

Weiters gilt rückwirkend ab dem Kalenderjahr 2020 eine neue Zuverdienstgrenze bei Bezug von Familienbeihilfe bzw Studienbeihilfe. Die Zuverdienstgrenze beträgt nunmehr 15.000 € (anstatt bisher 10.000 €).