Immer nur steigende Kosten? Neue Optimierungsmöglichkeiten bei Personalkosten in Bezug auf E-Mobilität in der Personalverrechnung

Die Überlassung von E-Fahrzeugen und E-Krafträdern durch den Dienstgeber zur Privatnutzung, zusätzlich zu den bisherigen Geld- und Sachbezügen des Dienstnehmers ist aus steuerrechtlicher Sicht unproblematisch und löst beim Dienstnehmer keinen Ansatz eines Sachbezugswertes aus. Dass keine zusätzlichen Lohnnebenkosten anfallen erhöht die Attraktivität für Dienstgeber.

Neben der (Steuer-)Ersparnis - nämlich der Privatnutzung ohne Berücksichtigung eines Sachbezuges -lassen sich weitere Vorteile für E-Krafträder nennen: So stehen Mitarbeiter:innen weniger im Stau, tun etwas für ihre Gesundheit während sie Fahrrad fahren und für den Umweltschutz. Aus Sicht des Unternehmens werden weniger Parkplätze für Kraftfahrzeuge benötigt, es entstehen geringere Unterhaltskosten als bei Firmenfahrzeugen, man kann Mitarbeiter:innen für bestimmte Leistungen belohnen, motivieren und an das Unternehmen binden.

Selbstverständlich sind Kostenbeteiligungen der Dienstnehmer möglich, dazu unterscheidet man folgende Varianten:

1. Kostenbeitrag des Dienstnehmers

Kostenbeiträge des Dienstnehmers an den Dienstgeber mindern grundsätzlich den Sachbezugswert für die Privatnutzung des arbeitgebereigenen E- Fahrzeugs, dieser ist jedoch bereits mit EUR 0 anzusetzen und kann nicht negativ werden. Bei einer vorliegenden Vereinbarung darf dieser Kostenbeitrag aus verwaltungsökonomischen Gründen in der Personalverrechnung vom versteuerten Nettobetrag einbehalten werden.

2. Bezugsumwandlung

Auch hier gilt: Je nach Sachverhalt und Vereinbarungstypus sind unterschiedliche Auswirkungen zu beachten. Wird das Bruttoentgelt der Mitarbeiter:innen im Rahmen in einer schriftlichen Vereinbarung für einen befristeten Zeitraum gekürzt, um im Gegenzug dafür ein E-Fahrzeug oder E-Kraftrad vom Dienstgeber zur beruflichen und privaten Nutzung zu erhalten, muss überlegt werden, ob es sich um eine Bezugsumwandlung „ohne Verzicht“ oder „mit Verzicht“ handelt.

Im Fall einer Bezugsumwandlung mit Verzicht regelt eine für den Dienstnehmer unwiderrufliche Verschlechterungsvereinbarung, dass der Bezug um einen gewissen Betrag reduziert wird. Trotz Bezugsverminderung darf der kollektivvertragliche Mindestbezug mit folgenden Konsequenzen nicht unterschritten werden: Alle arbeitsrechtlichen Ansprüche (Kollektivvertrags-Erhöhungen, Sonderzahlungen, Urlaubsersatzleistung, ggf. Abfertigung) werden sodann auf Basis des reduzierten Entgelts berechnet. Das gleiche gilt auch für die Bemessungsgrundlage zur Sozialversicherung, Lohnsteuer sowie der Lohnnebenkosten.

In der Praxis sind solche Gestaltungen mit Verzicht allerdings eher die Ausnahme und es werden in erster Linie Bezugsumwandlungen ohne Verzicht abgeschlossen, da zumeist ein Wiederaufleben des vollen Geldbezugs nach Rückgabe eines Firmenfahrzeugs bzw. Fahrrad gewünscht wird.

Bei einer Bezugsumwandlung ohne Verzicht sind arbeitsrechtliche Ansprüche (KV-Erhöhungen, Sonderzahlungen, Urlaubsersatzleistung, ggf Abfertigung) sowie die Beiträge für die Sozialversicherung auf Basis des ursprünglichen Entgelts zu berechnen. Die derzeitige Rechtslage normiert für Pkws oder Krafträder mit einem CO2-Emissionswert von 0 Gramm einen steuerlichen Sachbezug von Euro 0,00. Die Lohnsteuer und Lohnnebenkosten dürfen laut Auffassung der Finanzverwaltung deshalb vom verminderten Entgelt abgeführt werden.

Abschließend wollen wir noch darauf hinweisen, dass die Rechtsansicht der Finanzverwaltung bei der Bezugsumwandlung ohne Verzicht vorteilhafter ist, da sich für Mitarbeiter:innen die Lohnsteuer reduziert und gleichzeitig weiterhin die ursprüngliche Sozialversicherungsbeitragsgrundlage bzw die daraus entstehenden Geldleistungsansprüche (zB Krankengeld, Wochengeld, Arbeitslosengeld, Pension) erhalten bleiben. Dienstgeberseitig werden Lohnnebenkosten reduziert.

Legen Sie bei diesen Vereinbarungen besonderen Wert auf entsprechende Vertragsgestaltung, um ein Restrisiko für die nächste GPLB auszuschließen.

Der Gesetzgeber möchte es Arbeitgebern ebenso ermöglichen, bestimmte Aufwendungen im Rahmen der E-Mobilität steuerfrei zu vergüten:

Ladestationen

Können Mitarbeiter:innen beim Dienstgeber ihr arbeitnehmereigenes E-Fahrzeug oder E-Kraftrad unentgeltlich aufladen, liegt kein Sachbezug vor, wenn in diesem Fall der übliche Endpreis am Abgabeort null ist. Dies trifft zum Beispiel dann zu, wenn die Ladestation beim Dienstgeber auch für andere E-Autofahrer oder für Kunden kostenlos verfügbar ist oder wenn es in unmittelbarer Nähe eine kostenlose Ladestation gibt. Ersetzt hingegen der Dienstgeber dem Dienstnehmer die Stromkosten für ein arbeitnehmereigenes E-Fahrzeug bzw. E-Kraftrad, handelt es sich nicht um einen abgabenfreien Auslagenersatz und es liegt somit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Sollte der Dienstnehmer eine nicht öffentliche Wallbox auf dem Privatgrundstück errichten und sich der Dienstgeber an den Kosten daran beteiligen, handelt es sich sowohl bei den Errichtungskosten als auch den laufenden Stromkosten um einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis, da die Ladestation nicht im überwiegenden Interesse des Dienstgebers auf dem Grundstück des Dienstnehmers errichtet wird.

BLICK IN DIE ZUKUNFT

Anschaffung einer Ladestation

Im derzeit vorliegenden Entwurf der Sachbezugswerteverordnung wird bereits folgende Änderung angeführt:

Ersetzt der Dienstgeber seinen Mitarbeiter:innen ganz oder teilweise Kosten für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung für ein E-Kraftfahrzeug oder schafft er für den Dienstnehmer eine Ladeeinrichtung für dieses Kraftfahrzeug an, ist nur der EUR 2.000,00 übersteigende Wert als Einnahme bzw. geldwerter Vorteil anzusetzen. Das Inkrafttreten der geänderten Verordnung bleibt abzuwarten.

E-Car-Sharing

Der neu geschaffene § 3 Abs. 1 Z 16d EStG 1988 regelt ab 01.01.2023 die Möglichkeit, dass der Dienstgeber einem Dienstnehmer jährlich bis zu EUR 200,00 einen steuerfreien Zuschuss für E-Car-Sharing bei „nicht beruflich veranlassten Fahrten“ gewähren kann. Es geht dabei nicht nur um Autos, sondern auch um Motorräder, Krafträder und Fahrräder, sofern sie einen Emissionswert von NULL aufweisen.

E-Car-Sharing liegt in der steuerlich begünstigten Form vor, wenn Kraftfahrzeuge, Fahrräder oder Krafträder genützt werden, die einer unbestimmten Anzahl von Fahrern auf der Grundlage einer Rahmenvereinbarung und einem die Energiekosten miteinschließenden Zeit- oder Kilometertarif oder Mischformen solcher Tarife angeboten und vom Dienstnehmer selbständig reserviert werden können.

Das Kriterium der selbständigen Reservierung und Nutzung soll dabei auch dann erfüllt sein, wenn keine physische Interaktion des Dienstnehmers mit dem Anbieter des Fahrzeuges notwendig ist, um das Fahrzeug zu nutzen. Da heutzutage typischerweise derartige Fahrzeuge oder Krafträder über eine Online-Plattform gebucht werden.

Einerseits kann der Zuschuss von Dienstgeberseite zugunsten des Dienstnehmers direkt an den Fahrzeugbetreiber geleistet werden, andererseits kann dem Dienstnehmer durch den Dienstgeber ein Gutschein des Fahrzeugbetreibers ausgehändigt werden. In beiden Fällen muss sichergestellt sein, dass mit dem Zuschuss ausschließlich Fahrzeuge mit einem CO2-Emissionswert von 0 genutzt werden können.

Mit unserem Produkt Health Check Personalverrechnung können Lösungsansätze für eine sicher funktionierende und steueroptimierte Personalverrechnung aufgezeigt werden.

Wir unterstützen Sie gerne bei der

• Identifizierung von abgabenrechtlichen Optimierungspotenzialen
• Steigerung der Effizienz der Ablauforganisation in der Personalverrechnung. Dabei hinterfragen wir einzelne Prozesse kritisch und dokumentieren bei Bedarf den laufenden Personalverrechnungsprozess. Diese Dokumentation kann auch als Basis für etwaige Ausfallszenarien (z.B. längerer Krankenstand/Karenz des/der Personalverrechners:in im Betrieb) dienen.
• bei der Nutzung von Förderungsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Unternehmende.
• Vermeidung von arbeits- und abgabenrechtlichen Risiken im Unternehmen.