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Personal im Fokus

Risiko­potenzial und Opti­mierungs­möglich­keiten

Personal ist einer der Hauptkostenfaktoren in Ihrem Unternehmen und birgt sowohl hohes Risikopotential, als auch Optimierungsmöglichkeiten. Um Risiken zu minimieren, ist es wichtig, dass alle arbeits- und abgabenrechtlichen Risikofelder dem Management bekannt sind. Die Optimierung der Personalkosten beginnt schon vor Unterschrift des Dienstvertrages: durch Analyse Ihrer Unternehmensstruktur, dem optimalen „Dienstnehmermix“ und Nutzung von Abgabenoptimierungen können die ersten Schritte gesetzt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte vor.

Transparenter Unternehmensbereich oder Grauzone?

Um Prozessrisiken, arbeits-, sozialversicherungs- und abgabenrechtliche Risiken vermeiden zu können, ist Transparenz für das Management essentiell. Kein Unternehmensbereich ist so steuerungsintensiv und birgt sowohl hohe Risiken als auch große Einsparungspotentiale. Folgende Fragestellungen sollten beachtet werden:

  • Transparenz: Ist ein regelmäßiger Informationstransfer zwischen Personalverantwortlichen und Management sichergestellt? Kennt das Management „Problemfelder“ (zB unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen)? Sind gesetzliche Änderungen bekannt und werden diese termingerecht umgesetzt?
  • Prozesse: Ist in sensiblen Bereichen (zB Überweisungen an Dienstnehmer, Endabrechnungen, Stammdatenänderungen) ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet? Gibt es Backup Lösungen für unerwartete Ausfälle?
  • Technische Lösungen und IT Sicherheit:  Werden alle technischen Möglichkeiten im Ablage- und Freigabebereich ausgenützt? Sind die Daten aus dem Personalbereich durch Zugriffsbeschränkungen geschützt?

Durch einen elektronischen Personalakt kann die Ablage strukturiert erfolgen. Auch Freigaben können durch Workflows abgebildet werden und bieten Sicherheit für das Management. 

Die nächste Prüfung kommt bestimmt…

Gemeinsame Prüfung von lohnabhängigen Abgaben (GPLA) treffen jeden Unternehmer in einer bestimmten Zeitfolge. Durch Schwerpunktsetzungen treffen Prüfer meistens den wunden Punkt und dadurch ist eine Nachzahlung schon vorprogrammiert. Ihnen als Unternehmer müssen Ihre Risikobereiche aus dem Personalbereich bewusst sein, damit Sie darauf reagieren können. Wichtig ist, dass bei der Analyse sowohl sozialversicherungsrechtliche als auch lohnsteuerliche Aspekte zu beachten sind. Untenstehend nur ein paar der häufigsten Risikobereiche:

  • Arbeitszeitaufzeichnungen
  • Entgeltausfallsprinzip
  • Sachbezüge
  • Reisekosten und Fahrtenbücher
  • Korrekte Einstufung im Kollektivvertrag

Risiken können aber auch durch arbeitsrechtliche Bestimmungen entstehen, welche bei Nichtbeachtung eventuell zu Nachzahlungen an den Dienstnehmer führen können.

Minenfeld Arbeitszeiten und Arbeitszeitaufzeichnungen

Tagesruhe, Pausen, Wochenruhe usw. – in allen Branchen gibt es gesetzliche und kollektivvertragliche Regelungen zur Einhaltung von Ruhezeiten. Im Rahmen von Begehungen durch die Finanzpolizei, als auch bei Besuchen des Arbeitsinspektorats müssen Arbeitszeitaufzeichnungen vorgelegt werden. So muss zB den Dienstnehmern eine wöchentliche Ruhezeit von mindestens 36 Stunden gewährt werden. Ist dies aus irgendeinem Grund nicht möglich, hat der Dienstnehmer Anspruch auf Ersatzruhe. Zwischen Dienstende und Dienstantritt muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden, sie kann allerdings bei erhöhtem Personalbedarf auf  10 Stunden verkürzt werden. Der Kollektivvertrag kann abweichende Regelungen vorsehen. Werden die gesetzlichen und kollektivvertraglichen Vorgaben nicht eingehalten, ist mit empfindlichen Strafen zu rechnen.

Mittlerweile sind korrekte und vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen ein Hauptfokus bei gemeinsamen Prüfungen von lohnabhängigen Abgaben (GPLA). Schätzungen und Strafen können die Folge sein, wenn Arbeitszeitaufzeichnungen bei Prüfungen nicht vorgelegt werden können. Die Verpflichtung der Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen obliegt dem Dienstgeber. Achten Sie darauf, dass Zeitaufzeichnungen Ihrer Dienstnehmer vollständig geführt werden und den gesetzlichen Formalanforderungen entsprechen.

 

Lohn- und Sozialdumpingbekämpfungsgesetz – alles beachtet?

 

Das Lohn- und Sozialdumpingbekämpfungsgesetz wurde mit 1.1.2015 verschärft und die Lohnkontrollen auf sämtliche Entgeltbestandteile die kraft Gesetz, Verordnung oder Kollektivvertrag unter Berücksichtigung der entsprechenden kollektivvertraglichen Einstufung zustehen, ausgedehnt. Damit sind auch die Sonderzahlungen, Entgeltausfälle (zB Krankenentgelt) und Zulagen erfasst. Liegt eine Unterentlohnung vor, so ist bei Kontrollen und Prüfungen mit empfindlichen Geldstrafen zu rechnen.

Für die Praxis empfehlen sich insbesondere folgende Punkte „im Auge“ zu behalten:

  • Korrekte kollektivvertragliche Einstufung aller Dienstnehmer
  • Korrekte Bezahlung von Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration
  • Korrekte Berücksichtigung des Entgeltausfallsprinzips (Fortzahlung des Entgelts unter Berücksichtigung des „Schnittes“ der Überstunden, Provisionen etc. der letzten 13 Wochen im Krankenstand und Urlaub etc.)
  • Berücksichtigung Überstundengrundlöhne und –zuschläge sowie Mehrarbeitsgrundlöhne und -zuschläge
  • Korrekte Durchführung von KV-Erhöhungen und Biennal Sprüngen

Kostenoptimierungen – alle Möglichkeiten ausgeschöpft?

Personal ist nicht zuletzt aufgrund der hohen Lohnnebenkosten in Österreich ein entscheidender Kostenfaktor für Ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es einerseits alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorteile zu nutzen und anderseits unternehmens- und branchenbezogene Aspekte zu berücksichtigen.

Folgende Fragestellungen dienen als Grundzugang für die Optimierung:

  • Welcher „Dienstnehmermix“ ist aus Kostensicht optimal?
  • Werden alle steuerlichen Begünstigungen (zB Zulagen, freiwillige Mitarbeiterzuwendungen, Prämienmodelle usw.) genützt?
  • Sollen Mehr- und Überstunden ausbezahlt  oder konsumiert werden? Wie geht man mit Sonn- und Feiertagsarbeit um?
  • Mit welchem Personal werden Spitzenzeiten abgedeckt?

Die Optimierung beginnt schon mit der Gestaltung des Dienstvertrages. Aber auch bei bestehendem Personal können zB mit Durchrechnungsvereinbarungen Lösungen gefunden werden. Und nicht zuletzt können durch optimierte interne Prozessabläufe Verwaltungskosten gesenkt werden.

Der Weg zum Erfolg – handeln, steuern, Risiken vermeiden

Ohne Ihr Personal notwendigerweise zu reduzieren, lassen sich Personalkosten spürbar senken, wenn arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Möglichkeiten optimal genutzt werden. Andererseits können Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften im Personalbereich aufgrund extrem hoher drohender Strafen sogar bestandsgefährdend sein. Das Management muss sich dieser Risiken bewusst sein und entsprechende Kontrollen vorsehen.

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