Aktuelle Prüfungshighlights – Poolautos und Spezialfahrzeuge

Poolautos

Grundsätzlich gilt, dass bei einer Privatnutzung von dienstgebereigenen
Fahrzeugen durch die Mitarbeiter:innen eine Sachbezugspflicht entsteht.
Wird ein Fahrzeug jedoch ausschließlich betrieblich genutzt
(„Poolfahrzeug“), ist kein Sachbezug anzusetzen. Bei Poolfahrzeugen stellt
die Finanzverwaltung jedoch sehr strenge Anforderungen an den Nachweis
der ausschließlich betrieblichen Nutzung. Dieser Nachweis kann in der
Praxis durch ein lückenlos und zeitnah geführtes Fahrtenbuch erbracht
werden.

Spezialfahrzeuge

Zu einer wichtigen Neuerung kam es im Rahmen des Lohnsteuerrichtlinien-
Wartungserlasses bei den Spezialfahrzeugen. Bei Spezialfahrzeugen handelt
es sich um Fahrzeuge, die aufgrund ihrer besonderen Ausstattung einen
privaten Gebrauch praktisch ausschließen. Beispiele hierfür sind Baustellen bzw. Monteurfahrzeuge mit verblechten Rückfenstern und eingebauter
Werkbank oder auch Pannen- und Einsatzfahrzeuge. Bis dato wurde die
Rechtsansicht vertreten, dass Spezialfahrzeuge keine Sachbezugspflicht
auslösen. Durch den aktuellen Wartungserlass kam es jetzt zu einer
Einschränkung dieser Ansicht und die Rz 175 der Lohnsteuerrichtlinie lässt
nur noch für die Fahrtstrecke Dienstort-Wohnort eine private
Verwendung ohne Sachbezug zu. Für jede andere Privatfahrt mit einem
Spezialfahrzeug wird ab sofort ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis
angenommen. Es ist daher in der Personalverrechnung ein Sachbezug
anzusetzen. Unsere Empfehlung ist es daher, auch für diese Fahrzeuge ab
sofort lückenlose und zeitnah geführte Fahrtenbücher zu führen, um
belegen zu können, dass abgesehen von der Wegstrecke Dienstort-Wohnort
keine private Nutzung erfolgte. Nachdem die Finanzverwaltung auch hier
sehr genaue Aufzeichnungen verlangt, sind vor allem die Fahrtstrecken und
Fahrtziele unter genauer Adressangabe festzuhalten.

Eine Aufzeichnung durch ein Fahrtenbuch kann entfallen, wenn anderweitig
bewiesen wird, dass keine Privatfahrten mit den Poolautos oder
Spezialfahrzeugen durchgeführt wurden. Dies kann etwa durch ein
(schriftliches) Verbot, Privatfahrten mit dem Fahrzeug durchzuführen oder
durch ein nachweisliches Zurückstellen der Fahrzeuge am Betriebsgelände
nach Dienstschluss erfolgen. In diesem Fall ist es insbesondere im Hinblick
auf Spezialfahrzeuge sinnvoll, eine Nutzungsvereinbarung mit den
Mitarbeitern abzuschließen (Achtung: dokumentierte, regelmäßige und
angemessene Überwachung – z.B. durch GPS System erforderlich). Nur wenn
eine private Nutzung gänzlich ausgeschlossen werden kann, entfällt die
Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuches. Handelt es sich bei den
Spezialfahrzeugen um E-Fahrzeuge (mit einem CO2-Ausstoß von 0,00 g/km)
müssen generell keine Aufzeichnungen erstellt werden.

Aufgrund der strengen Prüfungspraxis bei Lohnabgabenprüfungen ist zu
einer sehr sorgfältigen und nachweisbaren Dokumentation zu raten.