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Registrier­kassen­pflicht

Leid und Freud‘ der Hoteliers II

Steuerreform 2015/16

In unserem zweiten Teil unserer Artikelserie beleuchten wir die Registrierkassenpflicht und sehen daraus, dass eventuell bereits eine Registrierkasse im Einsatz ist (ohne dass Sie es gewusst haben). Eng verwandt mit der Registrierkassenpflicht sind die Einzelaufzeichnungs- und die Belegerteilungspflicht, die wir ebenfalls näher betrachten.

Drei (neue) Pflichten:

Einzelaufzeichnungen, Registrierkasse und Belegerteilung. Bisher bestand eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Barein- und -ausgänge erst ab einem Jahresumsatz von EUR 150.000. Ab 2016 müssen jedoch alle (Beherbergungs)Betriebe größenunabhängig jeden Barumsatz einzeln aufzeichnen. Ein Einzelumsatz ist jeder Barzahlungseingang, also beispielsweise eine Zimmerrechnung oder eine Tischabrechnung im Restaurant. Es reicht daher nicht aus, die gesamte Tageslosung in der Restaurantkassa zu erfassen, es muss möglich sein, die einzelnen Tischabrechnungen nachzuweisen (zB mittels Tischbons). Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht bestehen in der Beherbergungsbranche nicht!

Registrierkassenpflicht.

Ab EUR 15.000 Jahresumsatz sind alle gewerblichen Beherbergungsbetriebe, die mehr als EUR 7.500 ihrer Umsätze bar einnehmen, verpflichtet ihre Bareinnahmen mittels elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen. Barumsätze sind neben Bargeld auch Umsätze durch Kredit- und Bankomatkarten oder mittels vergleichbarer elektronischer Zahlungsformen getätigte Umsätze, sowie Umsätze durch den Erhalt von Barschecks, und vom Unternehmer ausgegebenerund von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Sehr kleine gewerbliche Vermieter (bis zu einem Jahresumsatz von unter EUR 15.000) sind auch dann von der Registrierkassenpflicht ausgenommen, wenn der gesamte Jahresumsatz bar eingenommen wird. Privatzimmervermieter (Einkunftsart Vermietung und Verpachtung) sind nun – entgegen der im Nationalrat beschlossenen Gesetzesvorlage – komplett von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.

Hotelprogramm?

Sie haben ja schon eine Registrierkasse! Vielfach wurde die mediale Darstellung der Registrierkassenpflicht so verstanden, dass nun eine physische Kasse anzuschaffen ist, die beispielsweise eine Kassarolle aus Papier bedruckt. Dies ist jedoch nicht erforderlich! Eine Registrierkasse im Sinne der Bundesabgabenordnung hat elektronisch zu sein. In der Hotellerie wird das somit meist ein Front Office Programm sein, also eine Software, die auf jedem Computer installiert werden kann. Sehr viele Hotelbetriebe verwenden bereits Hotelprogramme für die Zimmerverwaltung, zur Erfassung der Zahlungseingänge und zum Rechnungsdruck. Es ist davon auszugehen, dass gängige Front Office Programme durch die Softwareanbieter umprogrammiert werden, sodass den gesetzlichen Anforderungen (manipulationssicher) auch ab nächstem Jahr genüge getan wird. Ab 2017 müssen die Kassensysteme außerdem kryptographische Signaturen vergeben, die dann auch auf den Gästebelegen aufscheinen müssen. Die genauen technischen Anforderungen ab 2017 werden noch mittels Verordnung festgelegt.

Steuerliche Anreize.

Sollte jedoch momentan noch kein elektronisches Aufzeichnungssystem (wie dies auch ein Hotelprogramm ist) in Verwendung sein, ist eine Neuanschaffung erforderlich. Diese Aufwendungen genauso wie Aufwendungen in Zusammenhang mit der Umrüstung eines bestehenden Aufzeichnungssystems können in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Zusätzlich steht eine Prämie von EUR 200 pro neuem oder umgerüstetem Kassensystem zu.

Belegerteilungspflicht.

Ab 2016 muss jeder barzahlende Gast (somit jeder Gast, der nicht überweist, siehe oben) einen Beleg erhalten. Der Gast ist verpflichtet den Beleg entgegenzunehmen. Sollte sich der Gast weigern, hat das für ihn jedoch keine Konsequenzen. Für den Hotelier kann es jedoch unangenehm werden, sollte der Gast nach Abreise vor der Hoteltüre von der Finanzpolizei angehalten werden und keinen Beleg vorweisen können.

Fazit.

Alle gewerblichen Beherbergungsdienstleister haben ausnahmslos ab 2016 Barumsätze einzeln zu erfassen (Privatzimmervermieter sind von dieser Pflicht ausgenommen). Ab einem Jahresumsatz von EUR 15.000 unddavon mehr als EUR 7.500 bar eingenommen (gegenüber unbaren Einnahmen wie Banküberweisungen) sind diese außerdem über ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu erfassen. Ein Hotelprogramm wird hierfür ausreichend sein (Voraussetzung: Manipulationsschutz und noch weitere durch das BMF zu präzisierende technische Anforderungen ab 2017). Die Umrüstung oder Neuanschaffung kann zu 100% gewinnmindernd geltend gemacht werden, darüber hinaus wird eine Prämie gewährt.  Zu den Bareinnahmen zählen auch Kredit- und Bankomatkartenumsätze sowie Gutscheine. Jeder Gast hat ab 2016 einen Beleg über den bar gezahlten Rechnungsbetrag zu bekommen.

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