Zusatzleistungen zu Lohn und Gehalt

Mitarbeiterrabatte

Unter Mitarbeiterrabatten versteht man geldwerte Vorteile aus dem kostenlosen oder verbilligten Bezug von Waren oder Dienstleistungen, die der oder die Arbeitgeber:in im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Ein Mitarbeiterrabatt ist gänzlich steuerfrei, wenn er die 20%-Marke nicht übersteigt. Übersteigt er diese dennoch, steht insgesamt ein jährlicher Freibetrag in Höhe von € 1.000 zu, wobei der oder die Arbeitgeber:in alle übersteigenden, den Mitarbeiter:innen im Kalenderjahr gewährten Rabatte, aufzuzeichnen hat. Voraussetzung für die Befreiung ist, dass der Mitarbeiterrabatt allen oder zumindest bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern:innen gewährt wird.

Werden Angehörigen von Mitarbeiter:innen Rabatte gewährt, so stellen diese einen beim oder bei der Arbeitnehmer:in zu erfassenden Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar. Für Saisonniers kann es sich besonders auszahlen, denn bereits bei einer nur kurzen Beschäftigung in der Wintersaison kann der jährliche Freibetrag in Höhe von € 1.000 nach Bedarf voll ausgeschöpft werden. Erhält zum Beispiel ein oder eine Mitarbeiter:in eines Schiliftunternehmens einen Bruttolohn von € 1.540, eine Saisonkarte im Wert von € 500 und Essensgutscheine für das hauseigene Restaurant in Höhe von € 300, so können ca. 34% des Gesamtbezugs steuerfrei vereinnahmt werden - vorausgesetzt selbstverständlich, dass er für die vereinbarte Arbeitszeit das entsprechende Mindestbruttoentgelt in Geld erhält.

Gehaltsvorschuss/Mitarbeiterdarlehen

Für zinslose Gehaltsvorschüsse bzw. Mitarbeiterdarlehen ist bis zu einem Freibetrag in Höhe von € 7.300 kein Sachbezug zu rechnen. Bei Festlegung der Vorschussraten/Darlehensraten ist zu bedenken, dass dem oder der Mitarbeiter:in pro Lohnzahlungszeitraum grundsätzlich die Hälfte des pfändungsfreien Grundbetrags verbleiben muss (auch dann, wenn gar keine Pfändung anhängig ist). Im Jahr 2024 beträgt dieser absolute Mindestbetrag € 608,50. Achtung, über € 7.300 wird es teurer, fixe und variable Zinsen sind als Sachbezug möglich, letztere liegen bei 4,5 % im Jahr 2024.

Mangels abweichender Vereinbarung wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses der gesamte noch aushaftende Vorschuss fällig. Ein Darlehen läuft mangels gegenteiliger Vereinbarung auch bei Ende des Dienstverhältnisses unverändert weiter. Wichtig ist daher eine Vereinbarung, dass die Darlehensrückzahlung bei Beendigung des Dienstverhältnisses komplett fällig wird. In diesem Fall kann der oder die Arbeitgeber:in sowohl beim Vorschuss als auch beim Darlehen auf das gesamte Existenzminimum greifen, ohne dass den Dienstnehmer:innen ein Mindestgeldbetrag verbleiben muss.

Verköstigung am Arbeitsplatz/Essensbons auch im Homeoffice

Getränke bzw. Obst und Snacks, die zum Verbrauch im Betrieb vom oder von der Arbeitgeber:in unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden, sind steuerfrei. Dasselbe gilt für die Abgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten (Essensbons), die von einer Gaststätte bzw. einem Lieferservice zubereitet oder geliefert werden. Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Betrag von € 8 pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden. Die Steuerbefreiung gilt auch bei Homeoffice. Für einen Arbeitstag darf nur ein Gutschein in Papierform oder auch digital (elektronische Chipkarte, App zum Einreichen des Belegs über die Essenskonsumation) ausgegeben werden. Barzuschüsse, die der oder die Arbeitgeber:in leistet, um seinen Arbeitnehmer:innen die Einnahme von Mahlzeiten zu erleichtern, sind nicht begünstigt. Als Gaststätten gelten jene Betriebe, die an den jeweiligen Arbeitstagen ein Vollmenü (Suppe oder Vorspeise und Hauptspeise) anbieten. Essensgutscheine, die für Lebensmittelgeschäfte, Bäckereien, Würstelstände, etc. abgegeben werden, die ein derartiges Vollmenü nicht anbieten, bleiben nur bis zu einem Betrag von € 2 pro Arbeitstag steuerfrei. Dasselbe gilt für Gutscheine, die auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen. Pro Arbeitnehmer:in und Arbeitstag darf nur ein Gutschein gewährt werden.

Diensthandy und -laptop

Solange das Gerät offiziell dem oder der Arbeitgeber:in gehört und der oder die Mitarbeiter:in dieses Gerät auch nachweislich für berufliche Zwecke benötigt, ist die fallweise Nutzung für private Zwecke steuerfrei.

Öffi-Ticket/Klimaticket

Der oder die Arbeitgeber:in kann dem oder der Arbeitnehmer:in eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte steuerfrei zur Verfügung stellen bzw. die entsprechenden Kosten ganz oder auch nur teilweise steuerfrei ersetzen. Das Ticket muss dabei zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig sein. Wird das Öffi-Ticket anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder einer üblichen Lohnerhöhung geleistet, so stellt es steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Übernimmt der oder die Arbeitgeber:in die Kosten für ein vom oder von der Arbeitnehmer:in selbst gekauftes Ticket, muss sich der oder die Arbeitgeber:in die Rechnung (oder eine Kopie davon) aushändigen lassen. Grundsätzlich darf die vom oder von der Arbeitnehmer:in erworbene Karte auch übertragbar sein. Wenn dafür allerdings Zusatzkosten anfallen, sind nur jene Kosten begünstigt, die für eine nicht übertragbare Karte zu leisten sind. Am Jahreslohnzettel (L16) und auf dem Lohnkonto ist anzugeben, ob ein Ticket gewährt wurde, in welcher Höhe und für welche Dauer Kosten dafür übernommen wurden (Anzahl der Kalendermonate). Für das Öffi-Ticket fallen keine Lohnnebenkosten an.

Seit 2023 gilt: das Pendlerpauschale kann neben dem Öffi-Ticket berücksichtigt werden, allerdings nur in Höhe des Differenzbetrags (= Reduktion der Pendlerpauschale um den Wert des Öffi-Tickets). Der Pendlereuro steht ungekürzt zu.

Dienstauto

Nützt der oder die Arbeitnehmer:in das firmeneigene Kfz für Privatfahrten, so ist ab 500 km pro Monat ein monatlicher Sachbezug anzusetzen (darunter lediglich der halbe Sachbezug). Dieser beträgt je nach CO2-Emmissionswert entweder 2% der tatsächlichen Anschaffungskosten (einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe), maximal aber € 960 oder 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten (einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe), maximal € 720. Kostenbeiträge des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert. Bei Elektroautos (Achtung: nicht Hybrid-Autos) entfällt der Sachbezug gänzlich.

Achtung: Der derzeit noch gültige Neue Europäische Fahrzyklus (NEFZ) mit dem die Normverbrauchs-Messung bislang durchgeführt wurde, ist mit 1.4.2020 durch den WLTP (Worldwide Harmonized Light-Duty Vehicle Test Procedure) ersetzt. Für nach dem 31.3.2020 angeschaffte Fahrzeuge gilt ein mit WLTP gemessener CO2-Emissionswert von 141 g/km. Dieser Wert sinkt jährlich um 3 Gramm und beträgt für im Jahr 2024 erstzugelassene Fahrzeuge 129g/Km. Der Sachbezug von Fahrzeugen unterhalb der jeweils geltenden CO2-Emmissionsgrenze ist anhand der 1,5% zu berechnen, jener von Fahrzeugen darüber mit 2%.

Wird das Firmen-KFZ nur selten für Privatfahrten verwendet, so kann ein Sachbezug auf Basis der privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Ergibt sich daraus ein geringerer Wert als die Hälfte des halben Sachbezugs, so kann dieser angesetzt werden. Als Nachweis der privat gefahrenen Kilometer dient ein lückenloses Fahrtenbuch.

Die E- Mobilität: E-Dienstwagen und Elektrofahrrad

Die Privatnutzung eines E-Dienstwagens (bzw. dienstebereigenen Elektrofahrrads) ist allein schon aufgrund des Sachbezugswerts von Null für Arbeitnehmer interessant. Diese Abgabenbefreiung gilt für sämtliche Lohnabgaben einschließlich der Lohnnebenkosten.

In der Praxis kommt es immer häufiger vor, dass Arbeitgeber:innen ihren Arbeitnehmern:innen ein E-Auto auch für den privaten Gebrauch im Austausch für eine Entgeltkürzung (sogenannte Bezugsumwandlung) anbieten. Durch den Tausch von abgabenpflichtigem Geldbezug gegen einen abgabenfreien Sachbezug soll erreicht werden, dass durch die Gehaltsreduktion Lohnsteuer, Sozialversicherungsabgaben und Lohnnebenkosten gespart werden. Eine Bezugsumwandlung führt jedoch nur dann zur Reduktion der Bemessungsgrundlagen für die Lohnabgaben, wenn aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung die laufenden Bruttobezüge reduziert werden. Auch die Sozialversicherungsbeiträge richten sich - anders als früher - grundsätzlich nach dem reduzierten Bruttoentgelt (Achtung: auch die Geldleistungen aus der Sozialversicherung werden von der reduzierten Beitragsgrundlage bemessen). Zu beachten ist zudem, dass eine Unterschreitung des Mindestbezugs nach Kollektivvertrag dabei nicht zulässig ist.

Übernimmt der oder die Arbeitgeber:in die Kosten für das Aufladen eines arbeitgebereigenen E-Dienstwagens (mit Privatnutzung), handelt es sich um einen abgabenfreien Kostenersatz. Entscheidend ist, dass die Kosten des Aufladens an einer öffentlichen Ladestation mittels Fremdbeleg (Rechnung) nachgewiesen werden, oder die verwendete Ladeeinrichtung die Zuordnung der Lademenge zum jeweiligen Elektrofahrzeug sicherstellt und die Höhe anhand des vom BMF veröffentlichten Strompreises (2024: 33,182 Cent/kWh) berechnet wird.

Kann die Lademenge nicht nachgewiesen oder dem KFZ zugeordnet werden, so gilt in den Kalenderjahren 2024 und 2025, dass der oder die Arbeitgeber:in dem oder der Arbeitnehmer:in einen pauschalen Ladekostenersatz von max. € 30/Monat abgabenfrei ersetzen kann.

Achtung: Kostenersätze der Arbeitgeber:innen für das Aufladen eines arbeitnehmereigenen (privaten) Elektrofahrzeuges stellen keinen Auslagenersatz dar. Es liegt somit ein steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Wird das dienstnehmereigene KFZ (mit Emmissionswert 0 Gramm/Km) aber beim oder bei der Arbeitgeber:in unentgeltlich geladen, so ist kein Sachbezug anzusetzen.

Werden Ladeeinrichtungen für ein arbeitgebereigenes Elektrofahrzeug vom oder von der Arbeitgeber:in für Arbeitnehmer:innen angeschafft oder ganz/teilweise Kosten der Anschaffung übernommen, ist lediglich der € 2.000 übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil anzusetzen und somit als beitragspflichtiger Sachbezug abzurechnen.

Achtung: Arbeitnehmer:innen, welchen ein E-Auto auch zur Privatnutzung vom oder von der Arbeitgeber:in zur Verfügung gestellt wird, kann kein Pendlerpauschale bzw. Pendlereuro für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ansetzen. Lediglich für Elektro-Fahrräder ist eine Ausnahme von dieser Bestimmung vorgesehen.

Soziales - Vorsorgeleistungen, Kinderbetreuungszuschuss

Vorsorgeleistungen (z. B. Lebens-, Unfall-, und Krankenversicherungen) sind bis zu € 300 pro Jahr und Mitarbeiter:in steuerfrei und voll betrieblich absetzbar.

Zuschüsse, die für die Betreuung in Kinderbetreuungseinrichtungen oder durch qualifizierte Betreuungspersonen geleistet werden, sind bis zu € 2.000 pro Kind bis zum 14. Lebensjahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Ab dem Kalenderjahr 2024 können die Kosten einer den gesetzlichen Voraussetzungen entsprechenden Kinderbetreuung durch Arbeitnehmer:innen selbst verausgabt und diese in Folge (zumindest teilweise) durch Arbeitgeber:innen ersetzt werden. Der oder die Arbeitnehmer:in hat dafür das Formular L35 sowie eine Rechnung der Kinderbetreuungseinrichtung vorzulegen, welche in Folge zum Lohnkonto zu nehmen sind. Die (alte) Variante der direkten Zahlung des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin an die Kinderbetreuungseinrichtung ist weiterhin möglich.

Mitarbeiterprämie (2024), ehemals Teuerungsprämie

Auch im Jahr 2024 soll es wieder möglich sein, Zulagen und Bonuszahlungen bis zu € 3.000 abgabenfrei zu gewähren. Diese Mitarbeiterprämie muss jedoch auf einer lohngestaltenden Vorschrift beruhen und kann daher nur abgabenfrei ausbezahlt werden, wenn der jeweilige Kollektivvertrag eine solche Möglichkeit vorsieht. Gleich geblieben ist der abgabenfreie Maximalbetrag (€ 3.000) als gemeinsamer Höchstdeckel für Mitarbeiterprämie und Gewinnbeteiligungen gemäß § 3 Abs. 1 Z. 35 EStG. Weiterhin muss es sich um zusätzliche Zahlungen handeln, die bisher nicht gewährt wurden, wobei aber Teuerungsprämien, die 2022 oder 2023 ausbezahlt wurden, kein Problem darstellen. Die Abgabenfreiheit bezieht sich auf alle Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, betriebliche Vorsorge, DB, DZ, Kommunalsteuer).

Wichtig: Eine abgabenfreie Mitarbeiterprämie schadet der Geringfügigkeitsgrenze nicht und gefährdet daher weder das Arbeitslosengeld noch die vorzeitige Alterspension. Auch für andere Zuverdienstgrenzen (z.B. Kinderbetreuungsgeld) ist sie unschädlich.

Mitarbeiterbeteiligungen

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Kapitalanteilen am Arbeitgeberunternehmen stellt einen besonderen Leistungsanreiz dar. Diese sind bis zu einem Betrag von € 3.000 steuerfrei. Die Behaltefrist beträgt 5 Jahre und beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Beteiligung erworben wurde, zu laufen. Sie muss jährlich durch Depot-Auszüge nachgewiesen werden. Zusätzlich gibt es eine Steuer- und Beitragsbefreiung für die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Aktien am Arbeitgeberunternehmen im Ausmaß von bis zu € 4.500, wobei hierfür gewisse Bedingungen (z. B. treuhändige Verwahrung und Verwaltung durch Mitarbeiterstiftung, etc.) erfüllt sein müssen.

Die Neuregelung für Start-Up-Mitarbeiterbeteiligungen sieht zusätzlich vor, dass der geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen Abgabe von Kapitalanteilen (Beteiligungen) - abweichend von den allgemeinen Regeln - nicht im Zeitpunkt der Abgabe der Anteile als zugeflossen gilt, sondern erfolgt erst dann, wenn es zur Veräußerung der Beteiligung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommt. Hier gilt es nach dem Gesetzestext einige Voraussetzungen zu beachten.

Dienstwohnung

Stellt der oder die Arbeitgeber:in den Arbeitnehmer:innen Wohnraum kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, ist als monatlicher Sachbezugswert der jeweils geltende Richtwert pro Quadratmeter (unterschiedlich nach Bundesländern) anzusetzen. Die Richtwertmietzinsen wurden in der Regel lediglich alle 2 Jahre an die Änderung des VPI angepasst, die Inflation führt derzeit jedoch zu häufigeren Anpassungen. Mit BGBl II 2023/81 wurden die Richtwerte nach dem Richtwertgesetz zum 1. 4. 2023 erhöht, was zu einer Erhöhung der Sachbezugswerte für Dienstwohnungen in der Lohnverrechnung ab 1. 1. 2024 auf folgende Werte führt (Burgenland 6,09 €, Kärnten 7,81 €, NÖ 6,85 €, OÖ 7,23 €, Salzburg 9,22 €, Steiermark 9,21 €, Tirol 8,14 €, Vorarlberg 10,25 €, Wien 6,67). Der Quadratmeterwert stellt den Bruttopreis inklusive Betriebskosten und Umsatzsteuer dar. Kostenbeiträge der Arbeitnehmer:innen vermindern den Sachbezugswert (z.B. Abschlag von 25% bei Übernahme der Betriebskosten durch Arbeitnehmer:innen). Trägt der oder die Arbeitgeber:in zusätzlich die Heizkosten, so ist der Sachbezugswert um die auf die Wohnung entfallenden tatsächlichen Heizkosten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin zu erhöhen. Können die tatsächlichen Kosten nicht ermittelt werden, ist ganzjährig ein Heizkostenzuschlag von € 0,58 /m2 anzusetzen. Bei einer von Arbeitgeber:innen angemieteten Wohnung sind die pauschalen Quadratmeterwerte der um 25 % gekürzten Bruttomiete (inklusive Betriebskosten, exklusive Heizkosten) gegenüberzustellen. Der höhere Wert bildet den maßgeblichen Sachbezug.

Ist die Unterkunft arbeitsplatznah und stellt nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen dar, so ist für Dienstwohnungen bis 30 m2 kein Sachbezug anzusetzen. Für eine Dienstwohnung von mehr als 30m2, aber nicht mehr als 40m2, gilt ein um 35% verminderter Sachbezugswert, wenn diese durchgehend höchstens zwölf Monate vom oder von der selben Arbeitgeber:in zur Verfügung gestellt wird (z. B. für Saisonniers).

Homeoffice

Eine der Arbeitsformen der Zukunft ist jedenfalls Homeoffice. Zur Abgeltung der im Arbeitszimmer zuhause entstandenen Kosten, wie etwa die anteilige Miete, Strom, Heizung oder auch digitale Arbeitsmittel (Internet, Telefon, Computer, etc.) kann der oder die Arbeitgeber:in bis zu € 3 pro Tag und höchstens 100 Homeoffice-Tage steuerfrei in der monatlichen Personalverrechnung berücksichtigen. Bezahlt der oder die Arbeitgeber:in mehr, so ist dieser übersteigende Betrag steuerpflichtig zu behandeln. Wird der steuerfreie Höchstbetrag von € 3 pro Tag nicht ausgeschöpft oder gewährt der oder die Arbeitgeber:in gar kein Pauschale, kann der oder die Arbeitnehmer:in Differenzwerbungskosten geltend machen.

Gesundheitsförderung

Steuerfrei ist die Benutzung von arbeitgebereigenen Einrichtungen und Anlagen (z. B. Yoga-Raum/Sportanlage) bzw. von angemieteten Anlagen (z. B. Fitnesscenter, das längerfristig zu bestimmten Zeiten exklusiv für Mitarbeiter:innen gemietet wird). Nicht steuerfrei sind hingegen Beiträge der Arbeitgeber:innen für Fitnessabonnements. Präventive Maßnahmen im Bereich Ernährung und Bewegung sind ebenso steuer- und beitragsfrei soweit sie vom Leistungsangebot der gesetzlichen Krankenversicherung erfasst sind.

Weiterbildung

Learning Programme, Zertifizierungen und insgesamt die Förderung von Weiterbildung durch den oder die Arbeitgeber:in ist jedenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei.

Für steuerfreie Extras gilt folgende Grundregel:
Treat them equally: Alle Mitarbeiter:innen sind bei der Vergabe geldwerter Vorteile gleich zu behandeln. Ausnahmen sind jene Fringe Benefits, die nur eine bestimmte Mitarbeiter:innengruppe betreffen (z. B. Kinderbetreuungskostenzuschüsse).

TIPP: Vereinbaren Sie Zusatzleistungen gesondert, so dass etwaige Änderungen oder Widerrufe den ursprünglichen Arbeitsvertrag nicht berühren.