Posted: 23 Jun. 2021 2 min. read

Is uw archief aan een opruimbeurt toe?

De zomerperiode is de ideale gelegenheid om uw archief onder handen te nemen. Maar welke documenten moet u als onderneming bewaren, hoelang, en onder welk format? Hierna vindt u alvast enkele basisregels.

De boekhouding

Het spreekt voor zich dat boekhoudingen die digitaal worden gevoerd ook digitaal bewaard kunnen worden en er geen afdruk op papier meer nodig is. Hou er wel rekening mee dat de leesbaarheid van de elektronische bestanden gedurende de volledige bewaringsperiode moet gegarandeerd worden. U moet m.a.w. over de software blijven beschikken om de bestanden te kunnen lezen, ook wanneer u verandert van boekhoudprogramma.

Termijn

De boekhoudwetgeving voorziet in een minimum bewaartermijn van zeven jaar na afsluiting van het boekjaar. Het staat u uiteraard vrij om documenten langer te bewaren. Dit kan bijv. nuttig zijn bij lopende rechtszaken. Interne documenten, die niet als bewijs tegenover derden dienen, moeten minstens drie jaar bewaard worden. Op fiscaal vlak wordt eenzelfde basistermijn van 7 jaar gehanteerd. Het btw-wetboek voorziet wel in specifieke uitzonderingen voor de boeken en facturen voor ‘bedrijfsmiddelen’ (lees: nieuw gebouwde onroerende goederen). Deze moet u gedurende 15 of 25 jaar bewaren. In het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen daarentegen is enkel opgenomen dat ‘boeken en bescheiden’ (waaronder bijv. notulen en aandelenregister) tot vijf jaar na de publicatie van de sluiting van de vereffening moeten bewaard worden.

Verantwoordingsstukken

Wanneer u de aankoop­facturen die u papier ontvangt via scanning digitaliseert, hoeft u nadien de originelen niet langer te bewaren. Omgekeerd moet u kopijen van uitgaande facturen die u digitaal beschikbaar heeft in uw boekhoudsoftware uiteraard niet meer afdrukken; op papier opgemaakte verkoopfacturen mag u eveneens digitaliseren via scanning. Denk er aan dat ook alle specifieke documenten eigen aan uw activiteit, zoals kassa­tickets, offertes, bestel- en leveringsbonnen, analytische boekhouding … onder de bewaringsplicht vallen.

Tot slot adviseren wij u om op papier ondertekende overeenkomsten, notulen, … in originele vorm te bewaren. Indien deze echter met een digitale handtekening zijn ondertekend, kan u ze ook in elektronisch formaat opslaan.

Actualiteiten, juni 2021

In deze editie: Flexible verlonen | Enkele nuttige weetjes voor uw aangifte in de personenbelasting | Top 24 alternatieve verloningsvormen | Is uw archief aan een opruimbeurt toe? | Waarom een privé-clausule opnemen in uw schenking of testament? 

More about the subject matter expert

Pascal Verschueren

Pascal Verschueren

Director, Accountancy