Verplicht telewerk

Telewerk is al minstens tot 1 april 2021 de norm, als maatregel in de strijd tegen het coronavirus. Echter bleef een wettelijk kader tot voor kort uit. De nationale arbeidsraad heeft eind januari dan toch een cao uitgevaardigd die het nodige kader creëert voor deze specifieke vorm van telewerk. Wat legt deze regelgeving op en waarmee moet u na deze periode van verplicht telewerk nog rekening houden?

Vóór de coronacrisis bestonden er twee systemen van thuiswerk: enerzijds het ‘structureel telewerk’, met een eigen wettelijk kader via de cao nr. 85 en anderzijds het ‘occasioneel telewerk’, gereglementeerd via de Wet werkbaar en wendbaar werk. Het grote verschil tussen beide systemen bestaat er logischerwijs in dat structureel telewerk in tegenstelling tot de occasionele variant op regelmatige basis wordt toegepast en dus niet slaat op telewerk omwille van een overmachtssituatie of persoonlijke reden.

Beide systemen steunen op het principe van vrijwilligheid, hetgeen betekent dat noch de werkgever, noch de werknemer verplicht kunnen worden om telewerk toe te passen.

Nu komt daar het ‘verplichte telewerk’ bij, geregeld via de cao nr. 149. Opgelet: deze cao is enkel van toepassing op ondernemingen die op datum van 1 januari 2021 nog geen regeling voor structureel en/of occasioneel telewerk hadden uitgewerkt. Bestond dergelijk beleid al binnen uw onderneming, dan blijven de reeds gemaakte afspraken integraal van toepassing. Bovendien heeft de cao een tijdelijke werking tot uiterlijk 31 december 2021.

Cao nr. 149 biedt een referentiekader omtrent de concrete afspraken die gemaakt moeten worden in functie van het verplichte telewerk. Algemeen uitgangspunt is dat een telewerker dezelfde rechten en plichten heeft op het vlak van arbeidsvoorwaarden als wanneer hij/zij op de bedrijfslocatie aan het werk was. Evenwel kunnen er afwijkende afspraken gemaakt worden over het toepasselijke uurrooster. Verder moeten de bereikbaarheid/beschikbaarheid van de telewerker en de wijze van controle en toezicht door de werkgever gestipuleerd worden, net als de welzijnsmaatregelen die ten aanzien van de thuiswerker genomen worden.

Tot slot verplicht de cao u tot het maken van afspraken over het ter beschikking stellen van de nodige apparatuur en over de technische ondersteuning die u zal bieden. Let wel, de verplichting heeft enkel betrekking op het maken van de afspraken en impliceert niet dat u als werkgever verplicht bent de kosten te dragen.

Deze en eventuele bijkomende afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd in een ondernemings-cao, het arbeidsreglement, een individueel akkoord of een telewerkpolicy.

Werknemers die nu verplicht thuiswerken, kijken reikhalzend uit naar de positie die hun werkgever zal innemen over het toestaan van telewerk eens de verplichting om thuis te werken wordt opgegeven.
U doet er bijgevolg goed aan ook binnen uw onderneming nu reeds proactief na te denken over welk beleid u wil hanteren inzake telewerk: voor welke functies wilt/kunt u dit toestaan, welke kosten wilt/moet u vergoeden, moet/wilt u bijkomende apparatuur ter beschikking stellen (vb. extra schermen, een bureaustoel, ...), wat met werkroosters, hoe volgt u uw medewerkers en hun prestaties op, enz.?

Bij structureel telewerk voorziet cao nr. 85 uitdrukkelijk dat u als werkgever verantwoordelijk bent voor het beschikbaar stellen, installeren en onderhouden van de benodigde apparatuur en dat u daarnaast verplicht de kosten van de verbindingen en communicatie die verband houden met het telewerk moet vergoeden of betalen. In tegenstelling tot bij het ‘verplicht’ telewerk kan u van deze wettelijke verplichting dus niet afwijken tussen partijen.

U kan op forfaitaire basis tussenkomen in de kosten van het gebruik van een eigen PC of het internetabonnement van de werknemer, alsook in ruimere zin voorzien in een bureelvergoeding. Echter hanteren de RSZ en de fiscus niet steeds dezelfde spelregels en verschillen de mogelijkheden ook per vorm van telewerk.

Een omvattend telewerkbeleid met respect voor de toepasselijke reglementering is key in dit verhaal. Een sterk beleid staat of valt immers met een goede interactie tussen alle actoren. Luister dus naar wat leeft op de werkvloer, maak gerichte analyses inzake telewerkbaarheid, betrek IT en laat u juridisch ondersteunen.