Posted: 20 Dec. 2021 1 min. read

Zin of onzin van een ruling voor forfaitaire kostenvergoedingen toegekend aan werknemers

Kan u “zonder meer” een forfaitaire kostenvergoeding toekennen?

In principe moet een onkostennota worden opgesteld voor elke terugbetaling aan werknemers van kosten die eigen zijn aan de werkgever: verplaatsingen met eigen wagen, restaurant- en representatiekosten, parkingkosten, ... Om administratieve rompslomp te vermijden, bestaat de mogelijkheid om bepaalde kosten forfaitair te vergoeden. Welk type kosten en voor welke bedragen de vergoeding forfaitair kan toegekend worden, is vaak voer voor discussie bij een fiscale / sociale controle.

Risico verlagen dankzij rulingaanvraag

Een voorafgaande beslissing voor de toekenning van een forfaitaire vergoeding kan op fiscaal vlak aangevraagd worden bij de Rulingcommissie. Een dergelijk akkoord is echter beperkt geldig, in principe voor een termijn van 5 jaar. Indien geen voorafgaande beslissing aangevraagd en verkregen wordt, kan de Fiscale Administratie de forfaitaire onkostenvergoedingen betwisten omdat zij deze onredelijk of onvoldoende verantwoord vindt. Dit kan leiden tot een gehele of gedeeltelijke herkwalificatie in loon.

Op sociaal vlak is een dergelijke ruling niet mogelijk. De RSZ publiceert op haar website wel maximumbedragen voor bepaalde types kosten. Indien er een fiscale ruling werd afgeleverd, zal de RSZ bij een sociale inspectie zich aligneren naar wat fiscaal werd overeengekomen.

Actualiteiten, december 2021

In deze editie: Fiscaliteit 2022: groen, fair en transparant | Aandeelhouderschap en bestuur: strategische vragen | Wijziging btw-vrijstelling voor (para)-medische diensten | Zin of onzin van een ruling voor forfaitaire kostenvergoedingen toegekend aan werknemers | Wallonië ontmoedigt niet geregistreerde schenkingen

More about the subject matter expert

Sofie Matthys

Sofie Matthys

Director, Accountancy