Posted: 23 Jun. 2021 2 min. read

Vos archives sont-elles prêtes pour le grand nettoyage?

La période estivale constitue l’occasion idéale pour prendre soin de vos archives. Mais quels documents devez-vous conserver en tant que société, pendant combien de temps et sous quel format? Vous trouverez ci-après quelques règles de base.

La comptabilité

Il est évident qu’une comptabilité tenue numériquement peut également être archivée numériquement et qu’aucune impression papier n’est plus nécessaire. Gardez à l’esprit que la lisibilité des fichiers électroniques doit être garantie pendant toute la durée de conservation; en d’autres termes, vous devez continuer à avoir accès à votre logiciel ou tout autre moyen pour pouvoir lire vos fichiers, même lorsque vous changez de programme comptable.

Terme

La législation comptable prévoit une durée de conservation minimale de sept ans après la clôture de l’exercice. Il reste bien entendu loisible de conserver les documents plus longtemps; cela peut être utile, par exemple pour les litiges en cours. Les documents internes, qui ne font pas foi contre les tiers, doivent eux être conservés pendant au moins trois ans. Le même terme de base de sept ans est utilisé à des fins fiscales. Le Code de la TVA prévoit des exceptions spécifiques pour les livres et factures relatifs aux ‘biens d’investissement’ (lire e.a. les  immeubles nouvellement construits); il faut les garder 15 ou 25 ans! En revanche, le Code des sociétés et des associations précise seulement que ‘les livres et documents’ (y compris, par exemple, les procès-verbaux et le registre des actions) doivent être conservés pendant cinq ans après la publication de la clôture de la liquidation.

Documents comptables

Lorsque vous numérisez les factures d’achat reçues sous format papier, vous n’avez plus besoin de conserver les originaux par la suite. à l’inverse, vous ne devez bien entendu plus imprimer les copies des factures sortantes qui sont numériquement disponibles au départ de votre logiciel comptable. Vous pouvez également numériser les factures de vente établies initialement sur papier.

Gardez à l’esprit que tous les documents spécifiques à votre activité, tels que les bons de caisse, les devis, les bons de commande et de livraison, la comptabilité analytique … sont également soumis à la même obligation de conservation.

Enfin, nous vous conseillons de conserver les contrats, procès-verbaux, etc. signés sur papier sous leur forme originale; cependant, s’ils sont signés avec une signature numérique, vous pouvez également les conserver sous format numérique.

Actualités, juin 2021

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Luc Absil

Luc Absil

Director, Deloitte Accountancy

Luc Absil is director of the Deloitte Fiduciaire regional office in Liège. He has been an assistant professor in economics and social sciences, specialised in accountancy and fiscal matters. For more than 20 years, Luc has been an expert in guiding and advising SMEs.