uw-klant-betaalt-niet

Article

Uw klant betaalt niet

Reageer op gepaste wijze!

Nieuwsbrief Actualiteiten, mei 2019

Niets zo vervelend als een klant die zijn factuur niet betaalt. Helaas worden heel wat ondernemingen geconfronteerd met wanbetalers. Het komt er dan ook op aan om op gepaste wijze te reageren en uw onderneming zo goed mogelijk hierop voor te bereiden. Een aantal tips & tricks.

Zorg dat u gewapend bent

Het belang van op maat geschreven algemene voorwaarden kan niet genoeg benadrukt worden. Dit zijn immers de spelregels van uw verkoopproces.

Door volgende maatregelen te voorzien, kan u tijd en geld besparen:

  • Zorg dat uw onderneming haar prestaties en leveringen kan opschorten tot op het ogenblik van volledige betaling van de nog openstaande som (inclusief verwijlinteresten en schadevergoeding).
  • Zorg dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn en sluit deze van uw schuldenaar uit.
  • Vermijd de noodzaak van een ingebrekestelling voor het aanrekenen van interesten.
  • Bouw een ‘netting’ clausule in om een automatische compensatie mogelijk te maken tussen de wederzijdse schulden die uw onderneming en de wanbetaler ten aanzien van elkaar hebben.

4-stappenplan tot het bekomen van betaling

1. Telefonisch contact

Als de betalingstermijn is verstreken en u nog geen betaling ontvangen heeft, opteer dan eerst voor de meer persoonlijke aanpak en bel uw klant op om hem te wijzen op de nog openstaande factuur. Hierbij is het zeker aangewezen om de inhoud van het gesprek en de eventuele betalingsafspraken die gemaakt zijn, te bevestigen per mail.

2. Herinnering

Blijft betaling alsnog uit stuur dan een eerste betalingsherinnering per mail (bij voorkeur met ontvangst- en leesbevestiging). Voeg steeds een uiterlijke datum toe waarop de openstaande factuur betaald moet worden.

3. Aanmaning

Wanneer blijkt dat de ‘vriendelijke’ aanpak niet het gewenste effect heeft, doet u er best aan om zo snel mogelijk een schriftelijke aanmaning tot betaling op te maken en deze per post te verzenden. U voorziet hierbij voor de laatste keer een betalingstermijn en wijst de klant erop dat als betaling uitblijft het openstaande saldo verhoogd zal worden met verwijlinteresten en een forfaitaire schadevergoeding.

4. Ingebrekestelling

Stel finaal uw klant schriftelijk in gebreke via een aangetekend schrijven (bij voorkeur met ontvangstbevestiging). Deze stap is essentieel om eventueel over te kunnen gaan tot gerechtelijke invordering. Gezien het belang van dit schrijven is het ten zeerste aangewezen om u bij de opmaak ervan te laten bijstaan door uw juridisch adviseur. Het documenteren van alle doorlopen stappen is noodzakelijk om een sterk juridisch dossier op te bouwen.

Alternatieven voor een dure en lange procedure

Misschien dacht u, wanneer u ondanks voorgaande stappen geen betaling heeft bekomen, dat een beroep doen op een advocaat of een incassobureau de enige oplossing is. Er zijn een aantal alternatieven voorhanden die zorgen voor een snellere, eenvoudigere en vooral goedkopere afwikkeling van uw invorderingsproblemen, zoals bijvoorbeeld de gerechtelijke aanmaning, het Europees betalingsbevel of het bewarend beslag op basis van een onbetwiste factuur.

Wij kunnen u onder andere bijstaan in het screenen en op punt stellen van uw algemene voorwaarden, de opmaak of bijstand van de ingebrekestelling, de screening van uw huidige procedure (inclusief documenten) en de optimalisatie ervan waarbij er gezocht kan worden naar een geschikt alternatief.

Ook een interne workshop om uw personeel in deze complexe materie wegwijs te maken, kan leiden tot een snellere inning van uw vorderingen.

Gepubliceerd op 15/05/2019
Liesl Molinarolli, lmolinarolli@deloitte.com

Did you find this useful?