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Votre client ne paie pas

Réagissez de manière appropriée!

Actualités, mai 2019

Rien de pire qu’un client qui ne paie pas sa facture. Malheureusement, c’est une situation à laquelle sont confrontées de nombreuses entreprises. Il est donc important de réagir de manière appropriée et d’y préparer au mieux votre entreprise. Quelques tips & tricks.

Assurez-vous de disposer des bons outils

On ne saurait trop insister sur l’importance de disposer de conditions générales sur mesure.

Ce sont en effet les règles du jeu de votre processus de vente. En prévoyant les mesures suivantes, vous pouvez économiser à la fois du temps et de l’argent:

  • Veillez à ce que votre entreprise puisse différer ses prestations et livraisons jusqu’au paiement intégral de la somme due (y compris les intérêts de retard et les indemnités).
  • Assurez-vous que vos conditions générales sont applicables et excluez celles de votre débiteur.
  • Evitez d’avoir besoin d’une lettre de mise en demeure pour permettre l’application des intérêts.
  • Veillez à inclure une clause de netting pour permettre la compensation automatique des dettes mutuelles entre votre entreprise et la partie en défaut de paiement.

Plan d’actions en 4 étapes pour obtenir le paiement

1. Contact téléphonique

Si le délai de paiement a expiré et que vous n’avez pas encore reçu le paiement, optez dans un premier temps pour une approche plus personnalisée et appelez votre client pour l’avertir de sa facture en suspens. Il est toutefois conseillé de confirmer le contenu de la conversation et des éventuelles modalités de paiement par e-mail.

2. Rappel de paiement

Si le paiement n’est toujours pas effectué, envoyez alors un premier rappel de paiement par e-mail (de préférence avec un accusé de réception et de lecture). Précisez toujours la date limite à laquelle la facture impayée doit être payée.

3. Sommation

S’il s’avère que l’approche ‘amicale’ n’a pas l’effet escompté, rédigez une sommation de payer par écrit le plus rapidement possible et envoyez-la par la poste. Prévoyez alors pour la dernière fois un délai de paiement et informez le client que si le paiement n’est pas effectué, le solde en suspens sera augmenté des intérêts moratoires et d’une indemnité forfaitaire.

4. Mise en demeure

Enfin, mettez votre client en demeure par lettre recommandée (de préférence avec accusé de réception), cette étape est essentielle afin de pouvoir procéder au recouvrement judiciaire si nécessaire. Compte tenu de l’importance de cette lettre, il est fortement recommandé de vous faire assister par votre conseiller juridique afin de la rédiger. Il est nécessaire de documenter toutes les mesures prises afin de constituer un dossier juridique solide.

Alternatives à une procédure longue et couteuse

Si vous n’avez pas reçu de paiement malgré les étapes précédentes, vous pensez peut-être que le recours à un avocat ou à une agence de recouvrement est la seule solution. Il existe toutefois un certain nombre d’alternatives qui permettent de régler vos problèmes de recouvrement plus rapidement, plus facilement mais surtout à moindre coût, comme par exemple le rappel judiciaire, l’injonction européenne de payer ou la saisie conservatoire basée sur une facture non contestée.

Nous pouvons entre autres, vous assister dans l’examen et la rédaction de vos conditions générales, la rédaction de votre lettre de mise en demeure, l’examen de votre procédure en cours (y compris les documents) et l’optimisation de votre système de paiement, ce qui permet de rechercher une alternative appropriée. Un workshop interne peut également être envisagé afin de familiariser votre personnel avec ce sujet complexe et de permettre un recouvrement plus rapide de vos créances.

Publié le 15/05/2019
Matthijs Huysentruyt, mhuysentruyt@deloitte.com

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