testimonial-limec

Perspectives

Digitalisering als opportuniteit voor Limec Technics

Een interview met bestuurder Nele Hoebers

Nele Hoebers, één van de drie bestuurders binnen Limec Technics, expert op het vlak van elektrische installaties, vertelt in dit interview hoe ze samen met Deloitte de operationele en financiële workflow, stap voor stap digitaliseren om zo nog sneller en efficiënter te werken.

Hallo Nele, kan u zichzelf en uw rol binnen Limec Technics even kort toelichten?

Samen met mijn broer Niels, en goede vriend Bert Meus, hebben we in 2015 het bedrijf overgenomen van mijn vader Marc Hoebers, zijn broer Patrick Hoebers en Martin Creemers, een goede vriend, die 30 jaar geleden samen het bedrijf opstartte. Mijn rol binnen Limec Technics is onder andere de boekhoudkundige en financiële taken opvolgen, alsook het personeelsbeleid. Dat doe ik samen met mijn moeder Josée Caerts, die ook nog steeds actief helpt binnen het bedrijf.
 

Hoe zijn jullie precies in contact gekomen met Deloitte?

Eigenlijk is dat wat toevallig gebeurd. We waren wel al een tijdje op zoek naar een partner die ons kon helpen met het digitaliseren van onze processen. Het is niet dat we nog niets digitaal deden, dus we hinkten niet achterop, maar we bleven eigenlijk wat stilstaan. Vooral op het vlak van ons financieel proces stelden we ons ernstige vragen: naar welk boekhoudsoftware kunnen we veranderen? Welke software past er het beste bij ons bedrijf? Kunnen we ons aankoopproces en de opvolging naar facturen niet verder digitaliseren? Hoe maken we het voor ons personeel eenvoudiger om hun uren in te geven? …

Hoewel we met verschillende partijen aan de tafel hebben gezeten, hadden we ‘verrassend’ de beste babbel met jullie collega Tom Leyssen. Mijn broer en Tom zijn heel informeel via JCI Genk aan de praat geraakt. Hij gaf aan waar Limec Technics mee bezig was en met welke uitdagingen we momenteel worstelden. Toen gaf Tom aan dat hij binnen Deloitte Private bedrijven zoals ons helpt met het digitaliseren van hun operationele en financiële processen.

Wat voor mij de doorslag gaf was het plan van aanpak en de workshops om op onze concrete vragen in te gaan. 

 

Wat waren dan voor jullie de belangrijkste ‘triggers’ om uiteindelijk voor Deloitte te kiezen?

Wel, we zaten echt met concrete vragen zoals: welk programma moeten we nu kiezen? Past dat programma bij onze  manier van werken? Etc. Wat voor mij de doorslag heeft gegeven was het plan van aanpak en de workshops om op die vragen in te gaan. We zijn gestart door eerst onze huidige situatie en manier van werken in kaart te brengen (as-is situatie). Deloitte structureert dit op basis van een vragenlijst waarin onze operationele en financiële processen tot in het kleinste detail beschreven worden.  Daarna zijn we samen gaan dromen naar de situatie waar we naartoe willen evolueren (to-be situatie). Dit droomscenario wordt ten alle tijden doorheen de gesprekken gechallenged met de mogelijkheden die voorhanden zijn op de markt. Op basis van die gesprekken en informatie, werd er ons een volledige analyse bezorgd en ook de mogelijkheden die voor ons passen naar technologie toe. 

Van links naar rechts: Niels Hoebers, Bert Meus, Nele Hoebers, Marc Hoebers, Josée Caerts

Voor meer informatie over deze digitale transformatieoplossingen, contacteer één van onze experten.

Regio Antwerpen, Limburg en Vlaams-Brabant:

Tom Leyssen
tleyssen@deloitte.com
+ 32 11 89 39 37
LinkedIn

Kjell Backeljauw
kbackeljauw@deloitte.com
+ 32 11 89 38 45
LinkedIn

Regio Oost- en West-Vlaanderen:

Melanie De Crits
mdecrits@deloitte.com
+ 32 9 393 75 91
LinkedIn

Wat ik persoonlijk sterk vond, is dat ik als bestuurder op deze manier ook een objectief beeld kreeg van hoe we binnen Limec Technics werkten. Daar sta je soms niet genoeg bij stil als je dagdagelijks in je werkroutine zit en je eigen systemen hebt. Er kwamen uit de analyse verschillende punten naar voren die mijn ogen wel openden. Het zette me aan het denken en daardoor kijk ik nu ook kritischer naar onze programma's, processen en manier van werken.
 

Er kwamen uit de analyse verschillende punten naar voren die mijn ogen wel openden. Het zette me aan het denken en daardoor kijk ik nu ook kritischer naar onze programma's, processen en manier van werken.

 

Kan u dit duiden met een voorbeeld?

Het is zo dat na de analyse, we als eerste prioriteit ons boekhoudproces wensten te digitaliseren. Maar na deze digitalisering, en door de begeleiding van Deloitte, zien we dat we veel meer kunnen digitaliseren dan enkel ons boekhoudproces. Zo was het ook cruciaal om de papierwerk overheen de onderneming te herleiden naar een absoluut minimum door gebruik te maken van een digitaal goedkeursproces. Projectleiders kunnen op die manier via een intuïtieve app facturen digitaal goedkeuren. Zo denken we om ook op termijn ons ERP-pakket aan te passen naar iets dat meer bij onze manier van werken past. Ook de uren van onze personeelsleden gebeuren nu ook nog op papier. Deze multidisciplinaire aanpak en samenwerking zat initieel niet in onze verwachting.

Wat ik ook zeker meeneem naar toekomstige beslissingen en geleerd heb uit deze aanpak is dat we bij keuze van nieuwe technologieën steeds een reflectie moeten maken of deze geïntegreerd kunnen worden in ons huidig ecosysteem. In het verleden, hadden we al enkele programma's, maar los van elkaar, zonder dat deze aan elkaar gelinkt waren. Zo werkten we vroeger onze verkoopfacturatie af in het ERP-pakket waarbij we opnieuw dezelfde handelingen herhaalden voor de verwerking in het boekhoudpakket. Dit zijn manuele en dubbele handelingen die nu uitgespaard worden. De efficiëntie van die koppelingen is voor ons nu super belangrijk en zullen de basis uitmaken voor de verdere digitalisering.
 

Dus jullie visie naar technologie is ook kritischer geworden door deze aanpak?

Ja zeker, we hebben geleerd om de vraag te stellen: wat is digitaal voor ons? Zo hebben we ook gemerkt dat niet alle programma's of pakketten voor ons even interessant zijn of niet zozeer passen bij onze manier van werken. Nu we ons boekhoudproces gedigitaliseerd hebben, stellen we ook andere pakketten en processen in vraag. Is dit ‘futureproof’ voor ons bedrijf? Aan de hand van de workshops die we samen met Deloitte gedaan hebben, hebben we een aantal ‘quick wins’, ‘small wins’ en ‘big wins’ gedefinieerd.

Zo zagen we ook dat het digitaliseren van ons boekhoudpakket en de goedkeuringsflow van de facturen echt wel op korte termijn al resultaten toont. Het heeft een kleine invloed op onze werking binnen het bedrijf, maar een groot invloed op het resultaat dat je daarmee boekt. Op lange termijn ben ik zeker dat dit nog meer gaat lonen.
 

 

De efficiëntie van een digitaal ecosysteem en de juiste koppelingen is voor ons nu super belangrijk en zullen de basis uitmaken voor de verdere digitalisering.

 

Welke verschillen merkte u na de transitie naar een digitaal ecosysteem?

We waren al een jaar bezig met facturen te digitaliseren, maar zonder echt een systeem te hebben, wat het heel omslachtig maakte. Om het plastisch te zeggen was het heen en weer slepen van het ene naar het andere mapje. De goedkeuringsflow gebeurt nu via een gestroomlijnd proces, waarbij er op basis van een "thums up/thumps down" systeem, facturen digitaal goedgekeurd kunnen worden. Op die manier besparen we serieus wat tijd.
 

Hoe hebben jullie de digitale transformatie ervaren?

Nadat we onze beslissing hadden gemaakt om over te schakelen naar andere technologieën, heeft Deloitte ons ook geholpen met de implementatie. Deze is vlot en tijdig verlopen binnen de aangegeven timing. Het zijn echter de periodieke trainingen die voor ons het verschil maakten. Onze ad hoc vragen werden steeds snel beantwoord, wat voor ons een meerwaarde betekende in de overgang naar een nieuw systeem. Veranderingen zijn altijd moeilijk, maar door een korte communicatie is dit soepel verlopen. 

Deze manier van samenwerken heeft ervoor gezorgd dat we de juiste vragen stellen naar de toekomst.

Kmo’s en familiebedrijven zullen zich moeten identificeren met de game changers die het afgelopen half jaar boven water zijn gekomen. “Dit wordt overigens ook van de hedendaagse accountant verwacht”, zegt Tom. “Als nieuwe technologie als een opportuniteit wordt beschouwd in plaats van als een bedreiging, ben ik ervan overtuigd dat we samen met onze klanten een belangrijke stap richting duurzaam ondernemen kunnen zetten”.

"Als organisatie begrijpen wij dat veranderingen niet altijd even makkelijk zijn" geeft collega Kjell aan. "Daarom zetten we maximaal in op de begeleiding en implementatie van deze digitale oplossingen en zoeken we ook naar de programma's die het beste werken voor de klant. De menselijke factor in deze change transformation is van cruciaal belang voor een succesvolle integratie op maat van het bedrijf."

Did you find this useful?