home-work

Article

100% digitaal en van thuis uit werken. Hoe beleven we dit in tijden van corona?

Tom Leyssen deelt zijn ervaring

Tom Leyssen is al 10 jaar actief bij Deloitte Accountancy en helpt vandaag familiale kmo’s bij het digitaliseren en automatiseren van hun financiële processen op basis van de laatste beschikbare technologie. Toen midden maart de coronamaatregelen van kracht gingen, werd Tom, net als de meeste onder ons, verplicht om volledig van thuis het werk verder te zetten. Hoe hij dit tot op vandaag ervaart, deelt hij graag met jullie. In zijn redenering vraagt hij zich af: loopt dit even vlot bij andere bedrijven?

Gepubliceerd op 30/04/2020

Voor 13 maart had ik nooit gedacht dat abrupt overschakelen naar een ‘home office’ zo vlot en efficiënt kon verlopen.

Tom Leyssen startte in 2010 bij Deloitte als junior accountant. Toen nog een tijdperk waar boekhoudkundige transacties op papier werden verwerkt, maar al snel kwamen de eerste scanningstools op de markt die toelieten om facturen digitaal te verwerken. Toen nog via een systeem van handmatig aan te brengen barcodes. Op vandaag biedt Tom multidisciplinair advies aan familiale kmo’s gestuurd op data verrijkt uit een aaneenkoppeling van geïntegreerde (cloud)applicaties.

Accountancy is anno 2020 geëvolueerd naar een 100% digital proces. Sinds een paar jaar, werken we met een digitaal en geïntegreerd ecosysteem waar klanten samen met onze accountants hun financiële administratie kunnen automatiseren, gegevens ingelezen en verwerkt worden op ons Digital Accountant platform, en op maat gemaakte rapporteringen hieruit voortvloeien.

Zelf kan ik me niet inbeelden dat je vandaag nog fysiek je boekhoudstukken moet gaan binnen brengen bij je accountant, maar spijtig genoeg is dit vaak nog het geval. Met mijn klanten gebeurt nu alles virtueel en vanop afstand. Sinds midden maart, heb ik al verschillende videobesprekingen achter de rug rond tussentijdse cijfers en cashplanningen. We hebben zelfs al een aantal workshops opgezet om klanten te helpen bij het digitaliseren van hun interne financiële administratie. En dit loopt verrassend vlot, ook met klanten die nog niet digitaal met ons samen werkten. Deze worden nu volledig aangesloten op ons Digital Accountant platform. 

 

Ga niet lukraak digitaliseren, maar maak eerst een goede analyse van technologieën die afgestemd zijn op de eigen specifieke werkwijze, noden en behoeften van je bedrijf.

Als digital native moest ik zelf niet meer overtuigd worden van het digitaal voordeel. Ik hoop dat we klanten nu wel hebben kunnen aantonen dat digitaliseren opportuun is. Of je nu een groot familiaal bedrijf bent of lokale handelaar. It’s not only for big businesses! Echter: in de wereld van cloud-ecosystemen zijn er dan ook voor elk probleem veel oplossingen, maar ook veel verkeerde oplossingen. Mijn advies? Ga niet lukraak digitaliseren, maar maak eerst een goede analyse om juiste technologie te kiezen die maximaal afgestemd is op de eigen specifieke werkwijze, noden en behoeften van je bedrijf.

Die analyse doen we samen met onze klanten. Door de automatisatie van het accounting proces heb ik veel meer tijd om me bezig te houden met het begeleiden van de klanten en het analyseren van de cijfers en de rapportage. Op die manier kunnen we een toegevoegde waarde creëren voor klanten.

De flexibiliteit van hoe klanten met ons samenwerken vind ik ons sterkste punt.

Laat me dit kort kaderen. Onze (boekhoud)motor is Exact Online. Op basis van hoe de klant werkt, kiezen we de specifieke software en programma’s die we hieraan kunnen koppelen. Zo worden inkomende facturen digitaal opgeladen op ons Digital Accountant platform waar ze verwerkt worden met scan en herkensoftware van Lyanthe.  Werk je met Teamleader voor de opmaak van je uitgaande facturen? We maken een 1-op1 koppeling met Exact Online en dit systeem stuurt overnacht verkooptransacties door. Bankbestanden (CODA) halen we automatisch binnen via een Isabel volmacht. Ook hier geen papieren tussenkomst. In Silverfin staan onze rapporteringen. Via de Digital Accountant app kan de klant zo op elk moment zijn bijgewerkte cijfers consulteren. Hierbij kan hij van een one-page rapportering doordrillen tot op het fysiek gedigitaliseerd document (verkoop of aankoopfactuur, financieel uittreksel). Vergelijkingen tussen periodes en opgemaakte budgetten is kinderspel door de technologie die hierachter zit.

Het zijn maar enkele voorbeelden van de mogelijkheden van digitaal stroomlijnen van financiële processen. Persoonlijk vind ik de flexibiliteit van hoe klanten met ons samenwerken ons sterkste punt. Ontzorgen van de volledige boekhouding van A tot Z of ons louter ontfermen over de rapportage en de closing, die keuze ligt bij de klant.
 

Begrijp me niet verkeerd, mijn voorkeur gaat nog altijd uit naar een fysieke meeting, maar de ‘Zoom’-meetings hebben ook zo hun voordelen.

In eerste instantie had ik wel wat schrik om geconnecteerd te blijven met mijn klanten en om bepaalde gesprekken virtueel te laten doorgaan, maar dat was voor niets nodig. In een grote bespreking vorige week gaf de klant zelf aan dat we dit meer zouden moeten doen. Begrijp me niet verkeerd, mijn voorkeur gaat nog altijd uit naar een fysieke meeting, maar de ‘Zoom’-meetings hebben ook zo hun voordelen. Het kan efficiënt gebracht worden, met de camera’s aan, en je moet je niet verplaatsen. De virtuele apero’s met de collega’s zijn daarnaast wel leuk, maar dat doe ik toch liever in real life en op café.

Hoe pak jij deze coronacrisis aan? Hulp nodig bij het digitaliseren van uw financiële processen op maat van uw onderneming? Zet me jouw vragen op mail!

Tom Leyssen
tleyssen@deloitte.com
+ 32 11 89 39 37

Did you find this useful?