uitvoering-contracten-betalingen-schorsen-stopzetten-mag-niet-contracten-heronderhandelen-aanpassen-moet

News

Uitvoering van uw contracten en betalingen schorsen of stopzetten? Dat mag niet! Contracten heronderhandelen en aanpassen? Dat moet!

COVID-19 

Het Covid19-virus zorgt wereldwijd voor situaties die we tot voor kort nooit hadden kunnen bedenken. Bovendien verandert de situatie van dag tot dag, onder meer door de maatregelen van de overheid. Heel deze situatie heeft een grote impact op de uitvoering van uw contracten.

Gepubliceerd op 6/04/2020

Harde tijden zijn niet altijd overmacht

Het is te begrijpen dat vele ondernemingen zich vandaag op overmacht wensen te beroepen om niet meer te leveren, niet meer af te nemen en/of niet meer te betalen. Dit is echter niet altijd een evidentie.

De partij die (tijdelijk) stopt met het contract na te leven, moet namelijk kunnen bewijzen dat dit te wijten is aan overmacht.

Juridisch is er echter maar sprake van overmacht indien de uitvoering van de verbintenis onmogelijk geworden is.

Wanneer de overheidsmaatregelen vandaag u verbieden om uw contract na te komen is er (meestal) sprake van overmacht.  Bijvoorbeeld wanneer u een event niet mag laten doorgaan of wanneer uw productie verplicht gesloten moet worden omdat social distancing niet mogelijk is. 

Wanneer u onder het contract de partij bent die verplicht is te betalen, zal overmacht u echter géén excuus geven om dat niet te doen. Geld betalen is door de crisis en de overheidsmaatregelen immers niet onmogelijk.  Dat geldt ook indien u door de crisis in ernstige cashflowproblemen komt of zal komen.

Ongewenste gevolgen

Bovendien heeft overmacht meestal het opschorten van de verbintenissen of bij wederkerige contracten zelfs de beëindiging ervan tot gevolg. Dit is niet altijd een wenselijke uitkomst voor de partijen, omdat ze er belang bij hebben om hun commerciële relaties te behouden.

Het hoeft dus geen verdere uitleg dat overmacht vaak geen perfecte oplossing biedt.

Wat dan wel doen in harde tijden?

Wanneer de uitvoering van uw contractuele verplichtingen door de crisis niet onmogelijk, maar wel disproportioneel zwaar is geworden, spreken we juridisch over een situatie van “hardship”.

Hardship is een rechtsfiguur die in België (in tegenstelling tot overmacht) niet in de wet is opgenomen. Rechtbanken hebben in andere crisissen (zoals de staalcrisis van 2002) dit concept echter wel al toegepast.

In geval van hardship heeft u het recht om met uw contractspartij bepaalde contractvoorwaarden te heronderhandelen zodat het economisch evenwicht zoals dat bestond op moment van de contractsluiting, hersteld kan worden. Zodoende kan het contract verder uitgevoerd worden en blijft de commerciële relatie intact. Alle contractspartijen hebben namelijk baat bij goede afspraken, vandaag en naar de toekomst toe.

De rechtspraak heeft in het verleden beslist dat uw tegenpartij zelfs verplicht is om te goeder trouw met u mee te onderhandelen.  Doet ze dat niet, dan kan de rechter haar daarvoor sanctioneren en/of zelf andere contractvoorwaarden opleggen.

Hoe pak ik dat nu aan?

Brengt de crisis u zelf in moeilijke omstandigheden om uw contracten nog na te komen? Dit is uw stappenplan:

  1. Contacteer in de eerste plaats de andere partij.  Leg uit wat de impact van de crisis is op jullie contract en nodig de andere partij uit om het contract te heronderhandelen.
  2. Wimpelt de andere partij u af?  Dan kan een juridisch onderbouwde, maar toch commerciële brief uw tegenpartij duidelijk maken dat ze verplicht is om met u het gesprek aan te gaan.
  3. Bereid het gesprek goed voor.  Failing to prepare is preparing to fail! Wat is voor u belangrijk op korte én lange termijn?  Wat is waarschijnlijk voor de andere partij belangrijk?  Plaats u in haar schoenen!
  4. Bedenk in uw voorbereiding zo veel mogelijk opties: dingen die jullie zouden kunnen doen om samen een win-win te bereiken ondanks de moeilijke omstandigheden.  Ga er daarbij niet te snel van uit dat de andere partij een bepaald voorstel wellicht van tafel zal vegen of dat een optie niet realistisch is.  Vaak blijkt dat u samen met de andere partij veel meer kan afspreken dan u zou denken!
  5. Start een open gesprek waarbij u in de eerste plaats actief luistert naar de andere partij.
  6. Heeft u goed begrepen wat de andere partij belangrijk vindt?  Leg dan zo veel mogelijk opties op tafel en moedig de andere partij aan om dat ook te doen.
  7. Geef elke optie een eerlijke kans.  Ook als ze op het eerste zicht onrealistisch of nadelig lijkt.  Vaak leidt zelfs een schijnbaar slecht idee tot de perfecte oplossing.
  8. Filter samen met de andere partij die opties er uit die jullie gezamenlijke belangen het beste dienen.  Maak pakketjes en alternatieven.
  9. Een echte win-win gevonden?  Fantastisch!  Giet die afspraken dan in een geschreven en ondertekend akkoord.  Zo weten jullie beiden dat er geen discussie meer kan ontstaan.

Dat klinkt moeilijk. Wie kan mij helpen?

Een goede contracts(her)onderhandeling in tijden van crisis en conflict vraagt zowel hard als soft skills.

Uw eigen business kent u uiteraard zelf het best.  Uw accountant en juridisch adviseur kunnen helpen om zo veel mogelijk opties in kaart te brengen die zowel financieel als juridisch haalbaar zijn.  Een frisse blik van buitenaf ziet immers vaak meer mogelijkheden wanneer u zelf het licht aan het eind van de tunnel niet meer ziet.

Goede communicatie en slim onderhandelen onder grote (financiële) stress blijkt vaak heel moeilijk.  Om u daarin te helpen zijn er twee mogelijkheden.

Ofwel laat u zich begeleiden door een adviseur die geschoold en ervaren is in communicatietechnieken en win-win onderhandelingen.  Deze adviseur kan u helpen wanneer de discussie aan de (virtuele) tafel dreigt te ontsporen of u het bos door de bomen niet meer ziet.

U en de tegenpartij kunnen samen ook een Erkend Bemiddelaar aanstellen.  Deze Bemiddelaars zijn erkend door de overheid op basis van strenge vereisten van opleiding en ervaring. De bemiddelingen die ze met u doen zijn bovendien heel netjes geregeld in de wet.  De Bemiddelaar zal met veel ervaring en wetenschappelijk onderbouwde communicatietechnieken jullie helpen om samen tot een oplossing te komen.

Wanneer de Erkend Bemiddelaar jullie akkoord dan ook mee tekent, krijgt dat door de wet dezelfde waarde als een finaal vonnis van de rechtbank.  Houdt de andere partij zich niet aan de afspraken, dan moet u niet gaan procederen, maar kan u rechtstreeks naar de deurwaarder.

Nu de rechtbanken hun deuren gesloten hebben of alles naar de rol verwijzen, is dat een resultaat waar u in de rechtbank nog zeer lang op zou moeten wachten…

De praktijk bewijst dat bemiddeling ook perfect via videoconference kan.

Lukt de bemiddeling toch niet? Geen probleem. Dan kan niets van wat u in de bemiddeling gezegd of voorgesteld heeft in de rechtbank tegen u gebruikt worden.  Wat u in de bemiddeling zegt en schrijft is bij wet strikt vertrouwelijk.

Wat hebben we geleerd vandaag?

Zullen dit soort situaties zich in de toekomst nog voordoen? Ongetwijfeld!

Zullen de omstandigheden dan toch weer helemaal anders zijn dan we ons vandaag kunnen voorstellen? Wellicht!

Een contract heeft als doel om in te spelen op die onvoorziene omstandigheden. Ze worden meestal afgesloten op momenten waarop het vertrouwen tussen de partijen het hoogst is en alle omstandigheden goed zitten. Dit is ook meestal het moment waarop er niet gedacht wordt aan mogelijke rampscenario’s.

Zoals vandaag blijkt, kunnen onverwachte problemen steeds de kop opsteken en omstandigheden kunnen zeer snel wijzigen. De waarde van goeie contractvoorwaarden beseft men dan ook pas op het moment dat problemen zich voordoen. De gevolgen voor ondernemingen kunnen op financieel vlak desastreus zijn.

Op momenten als deze moet een contract een houvast bieden om bepaalde gevolgen om onvoorziene omstandigheden op een billijke wijze te regelen.

Het spreekt dan ook voor zich dat in alle contracten die u vanaf vandaag sluit, de clausule over overmacht veel meer moet zijn dan een copy-paste uit één of ander modelletje.  Ook een clausule specifiek over hardship is absoluut een must.

Wij staan voor u klaar

De financiële en juridische adviseurs van Deloitte zijn zeer ervaren en getraind in alle hard en soft skills die u vandaag nodig heeft om het gesprek met uw contractspartijen aan te gaan én het akkoord op papier te zetten.

Bovendien staat een team van 6 ervaren Erkend Bemiddelaars voor u klaar.

En voor de toekomst? Onze juristen denken graag met u mee over op maat gemaakte overmacht- en hardship clausules.

Hoe kunnen wij u helpen?

Wenst u meer informatie op maat van uw bedrijf? Gelieve dan contact op te nemen met:

Kristof Cox
krcox@deloitte.com                                                 

Anaïs De Boulle
adeboulle@deloitte.com

Did you find this useful?