digitale-facturen

News

Ook kmo’s hebben belang bij digitale facturen 

KMO-update

Kmo's besteden veel tijd en kosten aan boekhoudkundige processen die manueel gebeuren. Dit kan worden opgelost door het automatiseren van de verwerkingsprocessen. Hoe pakt u dit het beste aan?

Als u weet dat één boekhouder die full time werkt gemiddeld 9 facturen per uur inboekt bij een manuele verwerking en dat dit aantal kan stijgen tot gemiddeld 60 facturen per uur bij een volledige automatische verwerking, dan beseft u het belang van 'digital finance'. In de praktijk zijn de onkostenflow, de aankoop- en verkoopflow de meest tijdrovende boekhoudprocessen. De financiële afdeling van een onderneming steekt daar zoveel tijd in dat er geen of te weinig tijd overblijft voor het opmaken en bespreken van inzichtelijke rapporten en analyses. Een automatisering van de transacties kan dit oplossen.

Waarom automatiseren?

Een e-facturatie heeft diverse voordelen. Eerst en vooral worden de manuele handelingen drastisch ingekort omdat facturen automatisch verstuurd en ontvangen worden. Als verzender moet u niet langer facturen printen en op de post doen terwijl u als ontvanger de facturen automatisch kan inlezen in uw boekhoudpakket. Ook de goedkeuringsflow kan digitaal verlopen.

De kostenbesparing is navenant: niet alleen gaat u meer facturen verwerken en/of versturen in minder tijd, u kan ook genieten van betalingskortingen door tijdig uw leveranciers te betalen én u krijgt zelf uw openstaande vorderingen sneller betaald.

Hoe ver staat u?

Nemen we het voorbeeld van de verwerking van uw aankoopfacturen. Als u niet positief kan antwoorden op volgende vragen, dan zijn er zeker opportuniteiten om uw proces te automatiseren.

  • Worden manueel ontvangen aankoopfacturen via scanning ingelezen in uw boekhoudsysteem?
  • Ondersteunt uw organisatie het elektronisch ontvangen van aankoopfacturen?
  • Worden aankoopfacturen digitaal goedgekeurd (laptop/tablet/ smartphone) voor betaling?
  • Worden PO's/bestellingen digitaal aangemaakt en verstuurd?

Hoe werkt een e-factuur?

Een leverancier verstuurt automatisch een verkoopfactuur vanuit zijn boekhoudpakket via e-mail naar een klant. Deze e-mail bevat in bijlage een pdf van de factuur, maar automatisch wordt ook een tweede, digitale bijlage meegestuurd.

Dit is een e-FFF of UBL bestand dat virtueel uit een tweehonderdtal genormeerde velden bestaat. De leverancier moet zijn facturen dus niet langer printen, mailen en/of posten. De klant krijgt op zijn beurt de factuur binnen via een app die het e-FFF of UBL bestand kan lezen.

Deze app is gekoppeld aan het boekhoudpakket en leest de details automatisch in. De klant moet de post/mail dus niet langer openen, facturen sorteren en inboeken. Een e-factuur levert dus voordelen op voor beide partijen, zowel voor de leverancier als zijn klant.

Verandering

De toekomst is aan de e-facturatie. Technisch gezien is alles aanwezig om de digitale factuur eenvoudig aan te bieden aan kmoondernemingen. Dat mag dus geen struikelblok zijn. De grootste uitdaging is de verandering van de houding van de financiële afdeling van een kmo ten aanzien van 'digital finance'. CFO's, boekhouders en andere financiële medewerkers van een kmo moeten overtuigd worden van de tijd- en kostenbesparende voordelen door de invoering van e-facturatie.

Deloitte kan u begeleiden in dit proces van overschakeling. Ook kmo's hebben belang bij digitale facturen:

Ons team van Finance transformation maakt een evaluatie op van uw huidige administratieve/boekhoudkundige processen en systemen en identificeert de opportuniteiten waar digitalisering kan leiden tot tijd- en kostenbesparingen. Daarna begeleiden ze u bij het selecteren van de softwarepartners die deze opportuniteiten op de juiste manier invullen en bieden ze ondersteuning bij de uitrol van deze veranderingstrajecten.

Ulrike Debels, udebels@deloitte.com
Source: Actualiteiten, mei 2017

Did you find this useful?